Øget produktivitet med AI i SharePoint – et workshopforløb, der omsætter teknologi til konkrete gevinster
Introduktion
Kunstig intelligens er blevet en integreret del af SharePoint, men for at udnytte potentialet kræver det grundig planlægning. AI‑assistance er ikke blot et teknisk tillæg – den kan reelt transformere organisationers daglige arbejde, forudsat at implementeringen er kontrolleret og drevet af forretningsmæssige behov.
Hvilke fordele giver velplanlagt AI‑assistance i SharePoint?
Mere effektiv indholdsproduktion og kommunikation: Intelligente agenter og Copilot‑funktioner gør det hurtigere at oprette sider og tekster og reducerer manuelt arbejde. Det frigør tid til vigtigere opgaver og muliggør produktion af indhold i højere kvalitet.
Forbedret informationshåndtering og bedre søgbarhed: Automatisk berigelse af metadata og klassificering gør det lettere at finde og administrere information. Brugerne finder hurtigere det, de har brug for, hvilket styrker organisationens samlede effektivitet.
Kontrolleret og sikker implementering: AI‑løsninger designes med fokus på databeskyttelse og lovgivning (fx GDPR og AI Act). Det sikrer, at AI understøtter processer uden at skabe risici for informationshåndtering eller kommunikationens pålidelighed.
Omkostningseffektivitet og licensoptimering: Når AI‑use cases og gevinster er tydeligt defineret for forskellige brugergrupper, kan licenser og ressourcer fordeles mere hensigtsmæssigt.
Forbedret brugeroplevelse og produktivitet: Gennemtænkt AI understøtter medarbejdernes daglige arbejde, reducerer unødvendige irritationer og gør arbejdet mere meningsfuldt.
Strategisk fundament for AI‑udvikling: En fælles forståelse af AI’s rolle i SharePoint understøtter langsigtet udvikling og forebygger fragmenterede løsninger.
Hvordan sikres disse fordele i praksis?
Implementeringen af AI‑assistance i SharePoint bør tage udgangspunkt i et workshopforløb, der dækker både tekniske og funktionelle perspektiver. Her planlægges konkrete use cases, databeskyttelse og compliance adresseres, og deltagerne afprøver AI i realistiske situationer. Resultatet er en fælles vision og konkrete retningslinjer, som sikrer, at AI‑assistance understøtter organisationens mål – ikke kun teknisk, men ved at skabe reel værdi.
Workshopforløbet kombinerer forberedende arbejde med praktiske øvelser under selve workshopperne. Forarbejdet hjælper deltagerne med at reflektere over egne roller og organisationens behov og identificere områder, hvor AI i SharePoint kan skabe værdi. Dermed møder alle velforberedte, og dialogen bliver målrettet fra begyndelsen.
De praktiske workshopøvelser giver deltagerne mulighed for at anvende AI‑funktioner i praksis – fx til indholdsoprettelse, metadata‑berigelse af dokumenter eller styring af rettigheder via AI‑agenter – og hurtigt omsætte ny viden til handling. Begge elementer er afgørende: forarbejdet skaber fælles forståelse, og øvelserne forankrer de nye arbejdsgange i hverdagen.
Samtidig øges deltagernes forståelse for både muligheder og begrænsninger ved AI betydeligt. Gennem hands‑on øvelser kan de eksperimentere med AI‑understøttede funktioner i trygge rammer.
Ideelt set kan løsninger udviklet under workshopperne implementeres direkte i det eksisterende SharePoint‑miljø, hvilket muliggør hurtig anvendelse og understøtter organisationens mål.
Workshopforløb – sådan gennemføres processen
Workshopforløbet består af fem faser, hvor deltagerne både planlægger og afprøver AI‑assisterede løsninger i SharePoint:
Introduktion (2 timer)
Overblik for alle deltagere over AI’s muligheder og begrænsninger i SharePoint.AI til indholdsproduktion (2 timer)
Intranetansvarlige og indholdsejere lærer at bruge AI til indholdsoprettelse og forbedret søgbarhed.AI til dokumenthåndtering (2 timer)
Ansvarlige for dokumenthåndtering og bibliotekadministratorer udforsker AI’s potentiale inden for informationsstyring.AI & SharePoint – governanceværktøjer (1 time)
Tekniske administratorer og nøglebrugere får værktøjer til styring af AI‑løsninger og sikring af databeskyttelse.Opsamling og næste skridt (1 time)
Alle deltagere samler op på læringen og aftaler næste skridt.
Efter workshopforløbet modtager kunden et samlet opsamlingsdokument, der indeholder beslutninger, retningslinjer og idéer til videre udvikling. Dokumentet omfatter identificerede use cases, overvejelser om databeskyttelse og compliance samt aftalte næste skridt for anvendelsen af AI‑assistance i SharePoint. Det fungerer som en fælles reference og roadmap for organisationens videre AI‑udvikling i SharePoint‑miljøet.
