En Enterprise PPM-løsning, der vokser med Coop

Coop benyttede tidligere Project Online, men begyndte at søge efter en ny løsning.

Project Online var tungt at bruge og krævede højt kompetenceniveau hos brugerne pga. komplekse projektstrukturer. Brugeradoption var vanskelig, og ydeevnen ustabil.

Den nye løsning skulle derfor være brugervenlig og levere høj performance – og kunne skalere med organisationens behov, med mulighed for løbende udbygning.

Context& leverede

• En PPM-løsning skræddersyet til Coops processer

• En intuitiv brugeroplevelse

• Et sofistikeret tidsregistreringssystem, der forenkler registrering og rapportering

• En fleksibel dataplatform

• Løbende udvikling og opdateringer hvert kvartal

”Fordi Projectum xPM er en vedligeholdt løsning, kræver det mindre support – og det gør den billigere for os.”

Det, der for alvor overbeviste Coop, var en Context& Hackathon, hvor de udfordrede løsningen. Det viste sig, at man let kunne konfigurere systemet – alt hvad projektlederne ønskede, kunne systemet imødekomme.

”I sidste ende var det faktisk projektlederne selv, der pegede på Projectum xPM. De kunne se værdien – og det var langt lettere end Project Online.”

Til sidst valgte Coop at investere i Time Tracking, Projectum xPM og Data & Analytics.

En fuldt skalerbar PPM-løsning – for input og output

Coops produkter og processer er komplekse, og det var afgørende at finde et system, der kunne håndtere det – og samtidig gøre det enkelt ved at præsentere den rette information til de rette personer på det rette tidspunkt.

Under implementeringen blev spørgsmålet derfor konstant: Hvad er den minimale levedygtige løsning?

For Coop var intern økonomi altafgørende. Evnen til at registrere timer og følge økonomien var fundamentet.

Med det på plads var Gantt-diagrammer vigtigt for tidsplaner, og behovet for at administrere ressourcer afgørende.

Alt andet blev implementeret senere – baseret på brugerbehov. Efterhånden som systemet blev brugt, kunne man se, hvor værktøjer kunne understøtte processer og give indsigt.

Projectum xPM understøtter brugerne

For Coop er en vigtig fordel, at Projectum xPM er bygget på Microsoft-platformen. Brugerne kan arbejde, hvor de vil, mens Projectum xPM og Data & Analytics holder styr på data.

”Med Projectum xPM er status, fremdrift og projektinfo langt mere opdateret – så vores projektledere kan fokusere på ledelse frem for administration.”

Brugerne oplever grænsefladen som intuitiv og ydeevnen som stabil:

”Projectum xPM er meget mere intuitivt, hvilket gør det nemt at introducere – og brugerne ved, hvordan de skal bruge det! Det er langt enklere og performer langt bedre end Project Online.”

Udviklingen af funktioner i Projectum xPM er drevet af brugernes behov, hvilket øger ejerskabet og engagementet i løsningen.

Roadmaps er vejen frem

Roadmaps er en nøglefunktion for Coop og erstatter til dels tunge rapporter. De giver fuldt overblik over projekter og status – live.

Før brugte Coop måske en uge på at samle, rense og visualisere data.

Nu bruges Roadmaps direkte i møder til at understøtte beslutninger. Al info er der, opdateret og i det rette format.

Fuld datakontrol med Data & Analytics

Sammen med Projectum xPM anskaffede Coop sig Data & Analytics for at få styr på data.

De ønskede at reducere manuel opdatering af ressourcedata, som var fejlbehæftet.

Med Data & Analytics opdateres alle kerneoplysninger og ændringer automatisk på tværs af ressourcer. Det minimerer fejl og sparer dage af arbejde.

Derudover har Coop fuldt ejerskab over deres data – især økonomiafdelingen drager nytte af adgang via SQL-forespørgsler.

De fleste bruger Power BI, men platformen er bygget til skalering og tilbyder historik og trendanalyse.

Sikkerheden er også på plads, da adgang kræver en aktiv AD-konto.

”Med Data & Analytics har vi fuld kontrol over vores data, og vi kan trække præcis det, vi har brug for – i det format vi ønsker.”

Coop og Context& har samarbejdet i næsten 20 år og inspirerer hinanden til at skabe stærkere løsninger inden for strategisk porteføljestyring.

“Projectum xPM er fuldt skalerbar, og vi ønsker fremover at bruge det til interne projekter. Det giver mening, fordi funktionerne virker på flere niveauer og kan integreres, så vi får endnu mere indsigt.”

Coop arbejder også på at modne deres datastrategi og få mere ud af historiske data via Data & Analytics og AI.

”Vi er glade for samarbejdet med Projectum. Der er en god dialog, og de bidrager med indsigt, mens vi arbejder på at balancere governance og brugervenlighed. Det handler om at finde den rigtige løsning – for os og vores medarbejdere – og det forstår Projectum.”