Yritysratkaisu, joka kasvaa Coopin mukana

Coop käytti aiemmin Project Onlinea, mutta alkoi etsiä uutta ratkaisua.

Project Online oli ollut hankala käyttää, ja sen monimutkainen projektirakenne vaati käyttäjiltä paljon osaamista. Käyttäjien sitoutumista oli vaikea varmistaa, eikä järjestelmän toiminta ollut aina sujuvaa. Uuden ratkaisun tuli siis ratkaista nämä ongelmat: sen tuli olla helppokäyttöinen ja suorituskykyinen.

Lisäksi Coop halusi ratkaisun, joka skaalautuisi organisaation mukana, aloittaen olennaisen tärkeistä ominaisuuksista ja kehittyen sitten uusien vaatimusten tai käyttäjien tarpeiden mukaan.

Context& toimitti

• Coopin prosesseihin räätälöity PPM-ratkaisu

• Intuitiivinen käyttökokemus

• Kehittynyt työajanseurantajärjestelmä, joka yksinkertaistaa työajan kirjaamista ja raportointia

• Joustava data-alusta

• Uudet kehitystyöt ja ominaisuudet, jotka päivitetään neljännesvuosittain osana ratkaisua

”Koska Projectum xPM (ent. Power PPM) on hyvin ylläpidetty ratkaisu, se vaatii vähemmän tukea, mikä tekee Projectum xPM:stä (ent. Power PPM) meille edullisemman ratkaisun.”

Mutta se, mikä todella vaikutti mielipiteeseen, oli Context& Hackathon, jossa organisaatio vietti päivän testaamalla Projectumia. Tämä osoitti, että ratkaisun konfigurointi oli varsin helppoa; ratkaisu pystyi tekemään kaiken, mitä projektipäälliköt keksivät.

”Lopulta juuri projektipäälliköt suosittelivat Projectum xPM:ää (ent. Power PPM). He näkivät sen käytön arvon – ja se oli paljon helpompaa kuin Project Online.”

Lopulta Coop investoi Time Trackingiin (aiemmin Time for Teams), Projectum xPM:ään (aiemmin Power PPM) sekä Data & Analyticsiin (aiemmin Power Hub).

Täysin skaalautuva PPM-ratkaisu syöttö- ja tulostustarpeisiin

Coopin tuotteiden ja prosessien monimutkaisuuden vuoksi oli elintärkeää löytää järjestelmä, joka pystyi käsittelemään näitä monimutkaisuuksia ja tekemään siitä mahdollisimman yksinkertaisen esittämällä oikeat tiedot oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Siksi käyttöönoton aikana kysyttiin jatkuvasti: mikä on vähimmäisvaatimukset täyttävä ratkaisu?

Coopille sisäisen talouden hallinta oli tärkein tekijä. Tuntien kirjaaminen ja kirjanpidon hallinta olivat kaikkien muiden toimintojen perusta.

Kun tämä oli hoidettu, Gantt-kaavio oli välttämätön aikataulujen hallinnalle sekä resurssien hallinnoinnille.

Tämä yksinkertainen kokoonpano oli kaikki, mitä alkuperäiseen käyttöönottoon sisältyi. Kaikki myöhemmät ominaisuudet olivat käyttäjälähtöisiä. Järjestelmän käytön myötä oli mahdollista tunnistaa, missä prosessin vaiheessa työkalu voisi tukea tarvittavia toimintoja ja tarjota oivalluksia.

Projectum xPM (aiemmin Power PPM) tukee käyttäjiä

Coopille Projectum xPM:n (aiemmin Power PPM) suurin etu on se, että se on rakennettu Microsoft-alustalle. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät voivat työskennellä missä haluavat, ja Projectum xPM (aiemmin Power PPM) sekä Data & Analytics (aiemmin Power Hub) pitävät kirjaa tiedoista.

”Projectum xPM:n (aiemmin Power PPM) avulla tila, eteneminen ja projektitiedot ovat paljon ajantasaisempia – joten projektipäällikkömme voivat todella hallinnoida projekteja eivätkä tuhlaa aikaa projektien hallinnointiin.”

Projectum xPM:ää (aiemmin Power PPM) käyttävät ihmiset kokevat, että käyttöliittymä on intuitiivisempi ja tarjoaa oikeat tiedot vakaalla suorituskyvyllä.

”Projectum xPM (aiemmin Power PPM) on paljon intuitiivisempi, mikä helpottaa sen esittelyä käyttäjille – jotka sitten osaavat käyttää sitä! Se on paljon yksinkertaisempi – ja suorituskyky on paljon parempi [kuin Microsoft Project Onlinessa]”

Kaikki Projectum xPM:n (ent. Power PPM) ominaisuuksien ja toimintojen kehittäminen on käyttäjälähtöistä ja perustuu organisaation todellisiin tarpeisiin. Tämä tarkoittaa, että työntekijät kokevat voivansa vaikuttaa järjestelmään, mikä lisää heidän sitoutumistaan.

Tiekartat ovat oikea ratkaisu

Tiekartat ovat yksi Coopin keskeisistä ominaisuuksista. Ne korvaavat lähes kokonaan joitakin monimutkaisempia raportteja. Tiekartat antavat kattavan yleiskuvan projekteista ja niiden tilasta – ja ne päivittyvät reaaliaikaisesti.

Aikaisemmin Coop käytti ehkä viikon kaikkien olennaisten tietojen keräämiseen, puhdistamiseen ja visualisointiin.

Nyt he käyttävät vain Projectum xPM:n (ent. Power PPM) roadmap-karttoja suoraan kokouksissa keskustelujen ja päätösten pohjana. Kaikki tiedot ovat siellä, päivitettyinä ja oikeassa muodossa.

Täysi hallinta tiedoista Data & Analyticsin (ent. Power Hub) avulla

Projectum xPM:n (ent. Power PPM) lisäksi Coop hankki myös Data & Analyticsin (ent. Power Hub) tietojen seurantaa varten.

Coop halusi vähentää manuaalisesti päivitettävien resurssitietojen määrää, koska se sisälsi inhimillisten virheiden riskin.

Data & Analyticsin (ent. Power Hub) avulla kaikki ydintiedot ja muutokset päivitetään kaikkiin resursseihin. Se ei ainoastaan vähennä virheitä, vaan säästää myös useita työpäiviä.

Data & Analyticsin (ent. Power Hub) avulla Coopilla on myös täysi omistusoikeus omiin tietoihinsa. Erityisesti talousosasto hyötyy siitä, että se voi hakea tarvitsemiaan tietoja suoraan SQL-kyselyillä.

Yleisin käyttötapa on Power BI:n kautta, mutta Data & Analyticsin (aiemmin Power Hub) tiedot ovat helposti saatavilla ja rakennettu skaalautuvuutta silmällä pitäen, ja analysointia varten on saatavilla historiatietoja ja trendiviivoja.

Coop arvostaa myös Data & Analyticsin (aiemmin Power Hub) sisäänrakennettua tietoturvaa, jossa pääsy on mahdollista vain aktiivisella AD-tilillä, mikä helpottaa pääsyn hallintaa.

”Data & Analyticsin (ent. Power Hub) avulla meillä on täysi hallinta omista tiedoistamme, ja saamme tarvitsemamme tiedot haluamassamme muodossa.”

Coopilla ja Context&:llä on ollut vahva yhteistyösuhde jo lähes 20 vuoden ajan, ja ne ovat inspiroineet ja kannustaneet toisiaan kehittämään parempia ratkaisuja organisaatioiden strategiseen salkunhallintaan.

”Projectum xPM (aiemmin Power PPM) on täysin skaalautuva, joten tulevaisuudessa haluaisimme ottaa sen käyttöön myös sisäisissä projekteissa. Se on järkevää, koska toiminnot toimivat monella tasolla ja ne voidaan integroida, jolloin saamme enemmän tietoa.”

Coop on myös kehittämässä datastrategiaansa ja pyrkii saamaan enemmän tietoa historiallisista tiedoista Data & Analyticsin (aiemmin Power Hub) ja tekoälyn avulla.

”Työskentelemme todella mielellämme Projectumin kanssa. Vuoropuhelu on hyvää, ja he antavat arvokasta tietoa, kun pyrimme löytämään optimaalisen tasapainon hallinnon ja käyttäjäystävällisen kokemuksen välillä. Kyse on siitä, että selvitämme, mikä on oikea ratkaisu meille ja organisaation ihmisille, ja Projectum todella ymmärtää tämän.”