Sådan lykkedes en global R&D-afdeling med tidsregistrering

Hempels R&D-afdeling består af over 350 personer, som arbejder på tværs af mange projekter og discipliner – lige fra produktudvikling til kundesupport, vedligeholdelse af porteføljen, cost management og support til fabrikker. Kompleksiteten er derfor langt større end blot ny produktudvikling.

Det var derfor svært for ledelsen at skabe overblik over, hvor tid blev brugt – både på aktiviteter og projekter. Tidligere forsøgte Hempel med spørgeskemaer og stikprøver, men disse gav kun øjebliksbilleder og var utilstrækkelige.

Dette skabte et stigende behov for at kunne styre ressourceforbrug bedre og træffe mere informerede beslutninger. Flere sites testede allerede tidsregistrering, og R&D greb muligheden for at skabe en samlet, bedre løsning – både for medarbejderoplevelsen og for ledelsens indsigt.

Et vigtigt element i implementeringen af den nye tidsregistreringsløsning var at kommunikere tydeligt, hvorfor værktøjet blev indført – og måske endnu vigtigere, hvad formålet ikke var. Det skulle ikke bruges til performance management eller kontrol, men til at forbedre ressourceallokering og hjælpe medarbejderne med at bruge deres tid mere effektivt og meningsfuldt.

Et andet vigtigt aspekt – især for ledelsen – var, at værktøjet skulle være så brugervenligt og let tilgængeligt som muligt.

Tredje del af scope var at gøre det klart, hvad det egentlige mål med implementeringen var: at understøtte rapportering og BI ovenpå selve anvendelsen. Som Andrew bemærker:

“Tidsregistrering i sig selv skaber ikke værdi – det er de beslutninger, der følger af dataen, som skaber værdien.”

Med et klart scope implementerede Hempel R&D Time Tracking (tidl. Time for Teams), da løsningen levede op til alle behov og forventninger.

Implementering af tidsregistrering i Hempel R&D

Processen begyndte med brugerinterviews, hvor Hempel og Projectum i fællesskab designede brugeroplevelsen. Tilgangen var designcentreret og agil med løbende test på interne brugere.

Efter en betaversion blev et pilotprojekt med 30 brugere rullet ud globalt for at få tidlig feedback og sikre buy-in. Ca. 15 % af R&D blev involveret, hvilket skabte en glidende og tilfredsstillende implementering over ca. en måned.

En stor fordel for Hempel var, at Time Tracking kunne tilpasses deres specifikke behov. Løsningen fungerer out-of-the-box, men kan konfigureres yderligere, hvilket styrkede grundlaget for succes.

Efter implementeringen kom både medarbejdere og ledere hurtigt ombord. Gennem åben kommunikation og god forberedelse blev overgangsfasen nemmere og værktøjet hurtigt taget i brug.

Aktiv brug er essentiel for at skabe datagrundlag, og det var ikke en udfordring hos Hempel. De anvender Power BI til at håndtere data fra Time Tracking, og alle ledere i R&D har adgang.

Rapporterne giver indsigt i, hvordan tid bruges på tværs af afdelinger, lokationer, perioder mv. Detaljeringsgraden giver Hempel R&D en enestående forståelse af forretningen og har muliggjort optimering af ressourceforbrug.