Kuinka globaali tutkimus- ja kehitysosasto onnistui työajan kirjaamisessa

Hempelin tutkimus- ja kehitysyksikkö on yli 350 hengen organisaatio, jossa suuri joukko työntekijöitä työskentelee tutkimus- ja kehitystehtävissä eri projekteissa ja eri aloilla. Toiminta ulottuu tuotekehityksestä asiakastukeen, nykyisen tuotevalikoiman ylläpitoon, kustannusprofiilin hallintaan, tehtaiden tukemiseen ja moneen muuhun. Hempelin tutkimus- ja kehitystoiminnan monimutkaisuus on siten huomattavasti laajempi kuin pelkästään uusien tuotteiden kehittäminen.

Tämän seurauksena johdolle on ollut vaikeaa tarkastella koko konsernia ja saada selkeää käsitystä siitä, mihin aikaa käytetään sekä projektien että toimintojen osalta. Aiemmin Hempel oli yrittänyt tehdä kyselyitä ja kysyä työntekijöiltään tiettyinä ajankohtina, mihin he käyttävät aikansa. Vaikka tulokset olivat hyödyllisiä, ne antoivat parhaimmillaan vain tilannekuvan tietyllä hetkellä, eivätkä ne siten olleet riittävän tyydyttäviä.

Tämä lisäsi tarvetta ja kiinnostusta resurssien hallinnan parantamiseen – mikä lopulta mahdollistaisi paremmat resurssien kohdentamispäätökset. Useat toimipisteet olivat jo kokeilleet ajankäytön kirjaamista, joten Hempel R&D tarttui tilaisuuteen ja ryhtyi tähän projektiin. Tavoitteena oli tarjota työntekijöille yhtenäisempi ja parempi kokemus sekä antaa johtajille enemmän tietoa ja parempaa näkyvyyttä resurssien kohdentamiseen.

Hempel R&D:n uuden työajanseurantatyökalun käyttöönoton kannalta oli tärkeää viestittää selkeästi syyt käyttöönottoon ja ehkä vieläkin tärkeämpää: mitkä syyt eivät olleet kyseessä. Työkalun ei ollut tarkoitus toimia suorituskyvyn hallinta-alustana, eikä sitä aiottu käyttää minkäänlaisena valvontatyökaluna. Sen sijaan sen oli tarkoitus parantaa resurssien kohdentamista ja lopulta auttaa työntekijöitä käyttämään aikaansa tehokkaammin ja laadukkaammin.

Toinen tärkeä tekijä, erityisesti johdon sitouttamiseksi, oli tehdä järjestelmästä mahdollisimman helppokäyttöinen kaikille käyttäjille ja yritykselle yleensä.

Kolmas osa laajuutta oli lopulta tehdä kaikille selväksi, mikä oli käyttöönoton todellinen tavoite. Näin ollen raportointi ja liiketoimintatiedon hallinta lisättiin varsinaisen käytön päälle. Kuten Andrew pohtii:

"Ajan kirjaaminen sinänsä ei tuo lisäarvoa, mutta siitä johtuvat päätökset tuovat lopulta lisäarvoa."

Kun laajuus oli selkeästi määritelty, Hempel R&D:lle esiteltiin Time Tracking (aiemmin Time for Teams), eikä Hempel R&D:n tarvinnut miettiä kauan ennen kuin se päätti ottaa aikakirjausvälineen käyttöön, sillä se täytti kaikki Hempelin tarpeet ja odotukset.

Aikakirjauksen käyttöönotto Hempel R&D:ssä

Hempel A/S aloitti käyttäjähaastatteluilla ja hahmotteli käyttökokemusta yhdessä Projectumin kanssa. Lähestymistapa oli hyvin suunnittelukeskeinen ja ketterä: pyrittiin ymmärtämään käyttäjien tarpeita, ideoimaan ja hahmottelemaan ratkaisua sekä testaamaan sitä jatkuvasti joillakin Hempelin sisäisillä työntekijöillä.

Kun ”beta”-versio oli valmis, Hempel järjesti pienen 30 hengen pilottikokeilun eri alueilla testatakseen järjestelmää ja saadakseen sille kannatusta. Kehityksen kannalta oli tärkeää saada palautetta varhaisessa vaiheessa, ja näin toimimalla Hempel ja Projectum onnistuivat esittelemään uuden ajanseurantatyökalun noin 15 prosentille tutkimus- ja kehitystiimistä, mikä varmisti sujuvamman ja paljon tyydyttävämmän käyttöönoton. Koko käyttöönotto kesti noin kuukauden.

Hempel piti myös erittäin hyödyllisenä sitä, että Time Tracking (aiemmin Time for Teams) voitiin räätälöidä heidän erityistarpeisiinsa. Time Tracking (aiemmin Time for Teams) toimii valmiina ohjelmistona, mutta Projectum tarjoaa lisäksi mahdollisuuden räätälöintiin, mikä auttoi Hempel R&D:tä onnistumaan aikakirjausprojektissaan paljon vahvemmalla pohjalla.

Kun järjestelmä otettiin käyttöön, Hempel R&D sai nopeasti kaikki työntekijät ja esimiehet mukaan toimintaan. Koska käyttöönottovaihe helpotti ihmisten aktiivista ja henkistä sopeutumista tulevaan muutokseen, he sopeutuivat siihen myös nopeasti. Projektitiimi huolehti avoimesta ja läpinäkyvästä viestinnästä uuden työkalun suhteen, minkä ansiosta ihmiset olivat valmistautuneita.

Uuden työkalun aktiivinen käyttö on ensiarvoisen tärkeää, jotta dataa voidaan todella analysoida. Hempelin tapauksessa tämä ei ollut lainkaan ongelma.

Hempel A/S käyttää Power BI:tä hallinnoidakseen Time Tracking -sovelluksesta (ent. Time for Teams) tulevaa dataa, ja kaikki tutkimus- ja kehitysyksikön johtajat pääsevät siihen käsiksi. Tämä tarkoittaa, että johtajat voivat analysoida Time Tracking -sovelluksen (ent. Time for Teams) kautta kirjattua dataa Power BI:n avulla.

Näiden raporttien avulla johtajat saavat paremman käsityksen siitä, mihin aikaa käytetään. Raportteja syventämällä he voivat eritellä lukuja ymmärtääkseen, miten aikaa käytetään esimerkiksi eri liiketoimintasegmenteissä, osastoilla, toimipaikoissa, ajanjaksoina ja niin edelleen. Yksityiskohtaisuus auttaa Hempel R&D:tä todella ymmärtämään liiketoimintaansa ja käynnissä olevia toimintoja. Ja mahdollisuus raportoida koko konsernin laajuisesti on vertaansa vailla oleva etu, joka on mahdollistanut resurssien investointien optimoinnin.