Fra manuelle rutiner til et moderne, automatiseret ERP-fundament

HK Electric repræsenterer omkring 25 europæiske producenter og fungerer som distributør og importør af elektrotekniske produkter til grossister. Internt var virksomheden udfordret af omfattende papirarbejde, mislykkede delimplementeringer og et Unit4-system, der ikke længere understøttede forretningen.

“Vi havde arbejdet med Unit4 siden 2001, men i de senere år var systemet gledet væk fra vores forretning - vi var nærmest ved at drukne,” siger Jorgen Blom, Direktør.

Jorgen Blom & Edwin van den Akker, Kommerciel Direktør, fortæller videre: “Vi ønskede at optimere og automatisere vores processer yderligere, og her gav det nye system — særligt i vores serviceafdeling - en stor gevinst. Vi fandt løsningen gennem vores netværk og valgte at samarbejde med Context&’s søsterselskab GAC, som har stor erfaring med Trade365. Ud over deres branchekendskab og generelle ekspertise oplevede vi et klart kulturelt match. Man leder trods alt efter en partner med samme DNA,”

På anbefaling fra GAC valgte HK Electric Business Central SaaS, kombineret med Trade365 og Power BI. Det gav virksomheden en fleksibel og standardiseret platform, der stadig kan tilpasses deres forretningsprocesser.

“Vi valgte Business Central SaaS, og det stod hurtigt klart, at det var den rette løsning for H.K. Electric - ikke mindst på grund af fleksibiliteten. Systemet tilbyder en række standardfunktioner, som vi kan tilpasse til vores egne processer, og samtidig giver det plads til virksomhedsspecifik funktionalitet i et standardiseret format, blandt andet gennem Power Platform. Løsningen gav os også helt nye muligheder for at automatisere vores serviceproces, som tidligere var meget gammeldags,” siger Edwin van den Akker.

The implementation

Implementeringen var omfattende og krævede både tekniske ændringer og organisatorisk involvering. Tidsplanen blev udskudt for at sikre kvalitet og styring i processen.

Edwin van den Akker forklarer: “Implementeringen var en krævende opgave. Cloud-versionen var helt ny, og vi kunne mærke, at GAC stadig balancerede mellem on-premise og cloud. Det krævede en betydelig investering af tid. Den oprindelige tidsplan var ambitiøs, så på vores initiativ blev den udskudt tre måneder, og det gav den nødvendige ro,”

Efter den tekniske opsætning tog HK Electric selv et stort ejerskab: de frigjorde medarbejdere, berigede data og oplærte organisationen frem mod go-live den 1. juni 2020.

The biggest challenge

For HK Electric var den største udfordring at frigøre ressourcer tidligt i projektet og sikre bred involvering på tværs af organisationen.

Edwin van den Akker siger: “Det var uden tvivl en udfordring at frigøre nok folk tidligt til at gennemføre dette projekt og opbygge støtte. Fordi vi er en relativt lille organisation med 19 medarbejdere, var vi styregruppe og projektgruppe samlet i én. Dette gjorde det muligt for os at træffe beslutninger og skifte gear hurtigt. Viden er overalt, og det skal man absolut indarbejde i et projekt som dette.”

Always up to date

Overgangen fra on-premise til cloud gav HK Electric en stabil og løbende opdateret løsning uden tunge opgraderingsprojekter.

Jorgen Blom siger: “Cloud-løsninger er blevet endnu mere relevante siden coronapandemien. Tidligere, da vi arbejdede on-premise, gik der ofte lang tid mellem opdateringerne. Nu følger vi automatisk med og er altid på den nyeste version. Man kan mærke, at systemet løbende bliver lidt bedre. Og i de seks måneder, vi har været live, har vi oplevet meget få problemer,”

HK Electric har i dag en moderne og automatiseret ERP-platform, der reducerer manuelle processer, øger datakvaliteten og giver en mere stabil drift. Digital import af forsendelser og leveringstider sparer tid og mindsker fejl, mens cloud-fundamentet sikrer løbende forbedringer uden driftsforstyrrelser.

Det stærke interne ejerskab har været afgørende. Virksomheden kan nu selv videreudvikle processer, tilpasse løsningen og skalere i takt med behovet.

Denne løsning er udviklet i samarbejde med vores søsterselskab i The Digital Neighborhood, GAC.