Manuaalisista rutiineista kohti modernia, automatisoitua ERP-järjestelmää
”Voimme selvästi havaita, että prosessimme sujuvat nyt huomattavasti jouhevammin. Matkan varrella koimme tietenkin myös takaiskuja – se kuuluu jokaiseen suureen käyttöönottoon – mutta ratkaisimme ne aina yhdessä. Ja juuri näin kumppanuuden pitäisi toimia,”
Tärkeimmät johtopäätökset
Myynnin, huollon ja logistiikan keskeisten työnkulkujen automatisointi – manuaalisten tehtävien vähentäminen ja virheiden minimointi.
Aiemmin manuaalisesti hoidettujen toimittajien lähetysten ja toimitusaikojen muutosten digitaalinen käsittely.
Joustava pilvipalveluratkaisu, joka tarjoaa HK Electricille tulevaisuudenkestävän perustan jatkuvalle optimoinnille ja kasvulle.
Haaste
HK Electric edustaa noin 25:tä eurooppalaista valmistajaa ja toimii sähköteknisten tuotteiden jakelijana ja maahantuojana tukkukauppiaille. Organisaation sisällä oli valtava paperityötaakka, keskeneräisiä käyttöönottoyrityksiä ja Unit4-järjestelmä, joka ei enää vastannut liiketoiminnan tarpeita.
”Olimme käyttäneet Unit4-järjestelmää vuodesta 2001 lähtien, mutta viime vuosina järjestelmä oli ajautunut kauas liiketoiminnastamme – olimme käytännössä hukkuvat”, sanoo toimitusjohtaja Jorgen Blom.
Jorgen Blom ja kaupallinen johtaja Edwin van den Akker lisäävät: ”Halusimme optimoida ja automatisoida prosessejamme entisestään, ja uusi järjestelmä – erityisesti palveluosastollamme – toi merkittäviä etuja. Löysimme ratkaisun verkostomme kautta ja päätimme tehdä yhteistyötä Context&:n sisaryhtiön Bravxin kanssa, jolla on laaja kokemus Trade365:stä. Alan asiantuntemuksen lisäksi koimme, että kulttuurimme sopivat hyvin yhteen. Loppujen lopuksi etsit kumppania, jolla on sama DNA.”
Tutustu Trade365:n tarjoamiin vaihtoehtoihin
Ratkaisu
Bravxin suosituksesta HK Electric valitsi Business Central SaaS -ratkaisun yhdistettynä Trade365- ja Power BI -ohjelmistoihin. Näin saatiin joustava ja standardoitu alusta, joka oli silti mukautettavissa yrityksen liiketoimintaprosesseihin.
”Valitsimme Business Central SaaS -ratkaisun, ja pian kävi selväksi, että se oli oikea ratkaisu HK Electricille – pääasiassa sen joustavuuden ansiosta. Järjestelmä tarjoaa laajan valikoiman vakiotoimintoja, joita voimme räätälöidä omiin prosesseihimme, samalla kun se jättää tilaa liiketoimintakohtaisille toiminnoille standardoidun kehyksen sisällä, muun muassa Power Platformin kautta. Ratkaisu avasi myös täysin uusia mahdollisuuksia automatisoida palveluprosessimme, jotka olivat aiemmin hyvin vanhentuneita”, sanoo Edwin van den Akker.
Käyttöönotto
Käyttöönotto oli laaja ja vaati sekä teknisiä muutoksia että merkittävää organisaation osallistumista. Aikataulua pidennettiin laadun ja asianmukaisen hallinnon varmistamiseksi koko prosessin ajan.
Edwin van den Akker selittää
:”Käyttöönotto oli vaativa tehtävä. Pilviversio oli täysin uusi, ja aistimme, että Bravx tasapainoili vielä paikallisen järjestelmän ja pilvipalvelun välillä. Se vaati huomattavaa ajallista panostusta. Alkuperäinen aikataulu oli kunnianhimoinen, joten otimme aloitteen ja pidensimme sitä kolmella kuukaudella, mikä toi tarvittavaa vakautta.”
Teknisen asennuksen jälkeen HK Electric otti vahvan sisäisen vastuun: he osoittivat henkilöstöä, rikastivat dataa ja kouluttivat organisaatiota ennen käyttöönottoa 1. kesäkuuta 2020.
Suurin haaste
HK Electricille suurin haaste oli resurssien osoittaminen projektin alkuvaiheessa ja koko organisaation laajan osallistumisen varmistaminen.
”Oli epäilemättä haaste vapauttaa riittävästi henkilöstöä jo varhaisessa vaiheessa projektin toteuttamista ja tuen rakentamista varten. Koska olemme suhteellisen pieni organisaatio, jossa on 19 työntekijää, ohjauskomiteamme ja projektitiimimme olivat käytännössä sama ryhmä. Tämä mahdollisti nopean päätöksenteon ja suunnanmuutokset. Tietoa on kaikkialla – ja se on ehdottomasti sisällytettävä tällaisiin projekteihin”, sanoo Edwin van den Akker.
Aina ajan tasalla
Siirtyminen paikallisesta järjestelmästä pilvipalveluun antoi HK Electricille vakaan ratkaisun, jota päivitetään jatkuvasti – ilman raskaita päivitysprojekteja.
”Pilviratkaisut ovat tulleet entistä merkityksellisemmiksi COVID-19-pandemian jälkeen. Aiemmin, kun työskentelimme paikallisesti, päivitykset olivat harvassa. Nyt seuraamme niitä automaattisesti ja olemme aina uusimmalla versiolla. Huomaa, että järjestelmä paranee koko ajan. Ja kuuden kuukauden aikana, jonka olemme olleet käytössä, olemme kohdanneet hyvin vähän ongelmia”, sanoo Jorgen Blom.
”On ratkaisevan tärkeää kartuttaa järjestelmätuntemusta ja ymmärtää ratkaisua sen sisäpuolelta. Erityisesti alkuvaiheessa. Se panostus kannattaa – sekä käyttöönoton yhteydessä että sen jälkeen,”
Organisaatiosta
HK Electric on noin 25 eurooppalaisen valmistajan sähköteknisten komponenttien maahantuoja ja jakelija. Yritys toimittaa tuotteita sähkötekniikan tukkukauppiaille ja panostaa laatuun, luotettavuuteen ja tehokkaaseen logistiikkaan.
Tulos
HK Electric toimii nyt modernilla ja automatisoidulla ERP-alustalla, joka vähentää manuaalisia prosesseja, parantaa tietojen laatua ja takaa vakaamman toiminnan. Lähetysten ja toimitusaikojen päivitysten digitaalinen tuonti säästää aikaa ja vähentää virheitä, kun taas pilvipohjainen ratkaisu mahdollistaa jatkuvan kehittämisen ilman toiminnan keskeytyksiä.
Vahva sisäinen omistajuus on ollut olennaisen tärkeää. Yritys voi nyt kehittää prosesseja edelleen, mukauttaa ratkaisua ja laajentaa sitä tulevaisuuden tarpeiden mukaisesti.
Tämä ratkaisu kehitettiin yhteistyössä sisaryhtiömme The Digital Neighborhoodin, Bravx:n, kanssa.
Sinun kontekstisi. Meidän lähtökohtamme.
Me Context&:llä perehdymme tilanteeseesi ennen kuin ryhdymme rakentamaan ratkaisua. Olipa sinulla kysymyksiä tai tarvitsetko vain uutta näkökulmaa, olemme täällä kuuntelemassa – ja auttamassa.
Ota yhteyttä. Olemme valmiina, kun sinä olet.
Tutustu toimintaamme
Tekoäly
Business Continuity ja Advisory palvelut
CRM-markkinointi
CRM-myynti
Asiakaspalvelu ja tuki
Data & Insights
ERP
Moderni työ
Projectum xPM
Web ja verkkokauppa
Pilvi-infrastruktuuri ja ratkaisut
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Microsoft lisenssit
