Global effektivisering hos SBM Offshore med Projectum xPM

SBM er en stor organisation med mange interne procedurer. De brugte meget tid og penge på forskellige processer og informationsindsamling.

Som led i et effektiviseringsinitiativ implementerede de en ny stage-gate-model – og de havde brug for et værktøj til at understøtte det. De havde tidligere fire forskellige værktøjer fordelt på afdelinger, men besluttede at samle det hele i ét værktøj for at maksimere effektiviteten og minimere tidsforbrug og fejl.

Organisationen havde mange afdelinger med hver deres metoder og procedurer til at styre projekter, hvilket gjorde det svært at få overblik over status og fordele.

Der var behov for at strømline alle processer. Den nye stage-gate-model blev rullet ud til alle afdelinger for alle interne projekter.

SBM Offshore valgte Projectum xPM fra en shortlist på fire løsninger. De valgte Projectum xPM, fordi det opfyldte deres krav: simpelt, brugervenligt og baseret på Microsoft Power Platform, hvilket gjorde det let at integrere i deres eksisterende setup.

SBM Offshore fokuserede på en hurtig opstart. De tog Projectum xPM næsten direkte ud-af-boksen med få tilpasninger og var i gang efter tre uger.

Efter et seks måneders pilotprojekt, hvor Projectum xPM kørte på Projectums Azure-miljø, blev løsningen finjusteret og derefter flyttet til deres eget Azure-miljø.

"Projectum xPM standardiserede alle de interne projekter, rapportering og arbejdsgange."

Efterhånden som processerne blev mere strømlinede, fik de bedre indsigt og kunne forbedre deres governance-struktur – fx med godkendelsesprocedurer i gates, så projekter kun gik videre med det rette beslutningsgrundlag.

"I Projectum xPM har du alle dine oplysninger ét sted – og du skal kun indtaste dem én gang."

De modnede deres tilgang og udvidede deres stage-gate-model fra fire til seks faser.

SBM Offshore arbejder løbende sammen med Projectum for at udvide Projectum xPM baseret på interne behov og muligheder.

I første omgang blev Projectum xPM implementeret for at skabe én samlet arbejdsgang for portefølje- og projektledere. Dette forbedrede den samlede rapportering.

Med introduktionen af muligheden for at generere obligatoriske gatedokumenter direkte fra data i Projectum xPM via Present-it, fik projektlederne et ekstra løft. Ved at indtaste data i Projectum xPM kunne de nemt generere nødvendige dokumenter.

"Vi bruger Present-it rigtig meget. Du indtaster data én gang, og med ét klik genererer du dokumentationen med de rigtige oplysninger."

Kraften i AI

SBM Offshore er pionerer i brugen af AI.

De bruger AI til risikogenerering, SWOT-analyse og "lessons learned" i Projectum xPM.

AI arbejder på tværs af alle projektdata og bruges som fundament til at identificere risici, udføre analyser og hente læring. Der er dog altid et menneske, som vurderer indholdet. AI fungerer som udgangspunkt.

"Tryk på knappen, så genererer AI i Projectum xPM mulige risici. Vi vurderer dem – og oftest giver de mening, og så bruger vi dem."

Samme tilgang bruges til lessons learned – data i Projectum xPM bruges til at generere forslag til læring fra lignende projekter som udgangspunkt for nye projekter.

Den læring, der registreres i løbet af projektets livscyklus, gemmes i Projectum xPM-databasen og overføres automatisk til en SharePoint-liste, så det også kan bruges af personer uden adgang til Projectum xPM.

"AI gør tingene enklere."

SBM har arbejdet målrettet med at identificere, hvor AI giver mening. Det er stadig vigtigt at engagere sig aktivt i sine projekter og data.

"AI kan give os et resumé af alle projekter i en portefølje. Det sparer os for meget arbejde og giver stadig de nødvendige indsigter."

SBM sætter pris på Projectums fremadskuende tilgang. Der kommer løbende nye funktioner – og hvis de giver værdi, bliver de nemt implementeret.

SBM Offshore er i gang med at implementere Power Hub og What If, så de kan lave trendanalyser på porteføljer og projekter. De planlægger at bruge What If til at simulere effekten af nye initiativer på økonomi og ressourcer.

Derudover indeholder Power Hub en række standardrapporter, der skaber værdi for SBM Offshore.

"Power Hub giver os standardrapporter, som giver rigtig god mening for os."

SBM Offshore undersøger også mulighederne i AI til at generere samlede fremdriftsrapporter på porteføljeniveau baseret på de underliggende projektrapporter. De ønsker også at integrere Projectum xPM med deres økonomisystem for at få de faktiske økonomiske data ind i løsningen.

"Vi er en global organisation. Alt foregår online. Projectum xPM hjælper os med at holde overblikket."