Tillid er nøglen: Sådan bliver du datadrevet

Rapportering er en vigtig drivkraft for indsigt og beslutninger i organisationen. Men det kan være svært at få overblik over hundredvis af idéer og projekter, når data er spredt ud i uensartede Excel-ark med personlige definitioner og logik.

Derfor er behovet for bedre rapportering og mere effektive overblik ofte dét, der driver behovet for bedre data.

At blive mere datadrevet ved at bevæge sig væk fra Excel og over i en mere centraliseret løsning er en stor proces.

Excel er et godt værktøj for projektledere – det er fleksibelt og giver mange muligheder. Men systemer er som regel bygget op omkring best practices eller fælles standarder for, hvordan opgaver bedst udføres.

For nogle betyder det et skift fra at levere nøgletal én gang om måneden til at arbejde i et live system med hyppigt opdaterede rapporter – hvor ændringer i systemet kan ses i rapporten inden for få timer.

Disse rapporter kan nu bruges til at træffe beslutninger.

Så overgangen fra Excel til en central løsning betyder også mere ansvar for den, der leverer tallene.

Det kræver forandringsledelse. Det er en ny måde at arbejde på, som kræver tid og en god forklaring at vænne sig til.

Fordelen er, at dine data skaber mere værdi. Fra at være låst i et personligt Excel-ark bliver data nu delt og kan skabe nye indsigter og læring.

Et nyt datafundament gør det vigtigt at identificere de roller, der bliver påvirket. Det hænger tæt sammen med at forstå, hvad rapporterne skal kunne. At være grundig her kan spare dig for mange problemer senere.

Du bør kende:

• Hvilke roller der findes i de forskellige processer

• Hvilke data der er nødvendige for at træffe gode beslutninger

• Hvilket indhold rapporterne skal have

• Hvordan rapporterne skal præsentere data

Informationen skal struktureres, så det både er nemt at finde og nemt at forstå.

Hos Context& har vi et sæt standardrapporter. En af dem, vi altid starter med, er porteføljeoverblikket.

Det giver dig et samlet overblik over dine initiativer eller projekter med de vigtigste indikatorer – fx KPI’er, budgetter, projektansvarlige og milepæle.

Jeg er også stor fan af projektstatusrapporten, som kombinerer KPI’er og beskrivende tekst for at give et mere nuanceret billede af fremdriften.

Disse rapporter kan suppleres med mere detaljerede rapporter, som fx risikorapporter eller finansielle rapporter.

At starte med grundlæggende rapportering er et vigtigt skridt i rejsen.

Selvom det kan være fristende at bygge komplicerede rapporter, så start simpelt. De største indsigter kommer fra to ting:

At arbejde med dine data og at stole på dine data.

Tilliden til, at dine rapporter viser korrekte og brugbare data, opstår gennem brug. Du får den ved at arbejde aktivt med dine data – stille spørgsmål, følge op og overvåge ændringer over tid.

Gennemsigtighed skaber tillid

Gennemsigtighed handler om, hvad vi lægger ind i systemet – og hvordan det vises i rapporteringen.

Start med enkle rapporter, som brugerne kender, så de tydeligt kan se effekten – og få tillid til processen.

At arbejde med dine data betyder også at være åben for nye muligheder eller nødvendige ændringer.

Har du brug for nye felter? Skal du måle på noget andet?

Din evne til at justere datamodellen er det, der løfter dig fra rapportering til at blive ægte datadrevet.

Det er en proces.

Det tager tid at vænne sig til en ny måde at arbejde med data på – og det tager tid at få hele organisationen med.

Det kræver tillid – tillid til rapporterne og tillid til data.

Så tag dig tid til at opbygge den tillid. Fordelene er det hele værd.

Når tilliden er der, bliver det langt nemmere at bevæge sig fra spredte Excel-ark til et samlet, stærkt system.

Vi ser det igen og igen: Når det bliver en naturlig del af hverdagen, opstår der hurtigt en sult efter flere rapporter og mere data.

Det er det næste skridt.