Johdanto
Raportointi on tärkeä tekijä organisaation oivallusten ja päätösten taustalla. Selkeän kokonaiskuvan saaminen sadoista ideoista ja projekteista, jotka ovat hajallaan epäyhtenäisissä Excel-taulukoissa, joissa on yksilöllisiä määritelmiä ja logiikkaa, voi kuitenkin olla vaikeaa.
Siksi tarve parempaan raportointiin ja tehokkaampaan yleiskuvaan johtaa usein tarpeeseen parempaan dataan.
"Vinkki! Avoimuus luo luottamusta. Avoimuus tarkoittaa sitä, mitä syötämme järjestelmään ja miten se näkyy raporteissa. Luottamusta rakennettaessa kannattaa aloittaa yksinkertaisella raportoinnilla, joka perustuu käyttäjille tuttuun asiaan, jotta voimme nähdä vaikutuksen suoraan ja saada luottamusta raportointityöskentelyyn."
Hyvä raportointi tuo mukanaan muutosta
Siirtyminen Excelistä kohti keskitetympää ratkaisua ja entistä tietopohjaisempaa toimintaa on haastava prosessi. Excel on hyvä työkalu projektipäälliköille. Se on joustava ja tarjoaa runsaasti vaihtoehtoja. Järjestelmä rakentuu yleensä parhaiden käytäntöjen tai jonkinlaisen yhteisen nimittäjän pohjalta, joka määrittelee, miten tehtävä hoidetaan parhaiten.
Joillekin käyttäjille tämä tarkoittaa siirtymistä kuukausittaisten tilanneraporttien avainlukujen toimittamisesta reaaliaikaiseen järjestelmään, jossa raportit päivitetään usein; muutaman tunnin kuluttua järjestelmään tehdystä muutoksesta se näkyy raportissa.
Näitä raportteja voidaan sitten käyttää päätöksenteon tukena. Siirtyminen Excelistä keskitetympään ratkaisuun tarkoittaa siis enemmän vastuuta lukujen toimittajalle.
Tämä vaatii muutoksenhallintaa. Se on uusi työskentelytapa, johon totuttelu vie aikaa ja vaatii harkintaa. Hyöty on suurempi arvo tiedoistasi. Aiemmin henkilökohtaisessa Excel-taulukossa saavuttamattomina olleista tiedoista on nyt hyötyä useammalle ihmiselle, ja ne voivat tarjota uusia oivalluksia ja oppeja.
Uusi tietopohja tarkoittaa, että on välttämätöntä tunnistaa roolit, joihin tämä muutos vaikuttaa. Tämä kulkee käsi kädessä uusien raportointivaatimusten tunnistamisen kanssa. Huolellisuus tässä vaiheessa voi säästää paljon vaivaa tulevaisuudessa.
Sinun tulisi tietää
Eri prosessien roolit
Mitä tietoja näiden roolien tulisi olla käytettävissä, jotta he voivat tehdä hyviä päätöksiä
Mitä tietoja raporttien tulisi sisältää
Miten raporttien tulisi esittää tiedot
Tiedot tulisi jäsentää tavalla, joka ottaa kaiken tämän huomioon; jotta tarvittavat tiedot ovat paitsi helposti löydettävissä myös helposti ymmärrettäviä.
Mistä raportoinnissa kannattaa aloittaa
Meillä Context&:llä on käytössä joukko vakiomuotoisia raportteja. Yksi raportti, josta aloitamme aina, on salkun yleiskatsaus. Sen avulla voit tarkastella salkussasi olevia kaikkia hankkeita tai projekteja yhdessä tärkeimpien tilannetunnuslukujen, kuten KPI-mittareiden tai budjettien, sekä projektivastaavien ja keskeisten välitavoitteiden kanssa.
Pidän myös projektin tilanneraportista, joka yhdistää KPI:t ja kuvailevan tekstin antaen kattavan kuvan projektin etenemisestä.
Nämä raportit voidaan yhdistää yksityiskohtaisempiin raportteihin, kuten riskiraporttiin tai talousraporttiin.
Työskentele datan kanssa, jotta voit luottaa siihen
Perusraportoinnista aloittaminen on tärkeä askel raportointiprosessissasi. Vaikka monimutkaisten ja syvällisiä oivalluksia tarjoavien raporttien luominen voi tuntua houkuttelevalta, sinun kannattaa aloittaa yksinkertaisesti. Tärkeimmät oivallukset datastasi syntyvät kahdesta asiasta: datan luottamuksesta ja datan parissa työskentelystä.
Luottamus siihen, että raporttisi sisältämät tiedot ovat laadukkaita ja että voit käyttää niitä päätöksenteon perustana, syntyy käytännön kautta. Voit saavuttaa tämän luottamuksen vain työskentelemällä tietojesi parissa, esittämällä kysymyksiä, seuraamalla ja tarkkailemalla jatkuvasti muutoksia, kun päätöksesi vaikuttavat projekteihin ja prosesseihin ja muuttavat niitä.
Läpinäkyvyys rakentaa luottamusta
Läpinäkyvyys tarkoittaa sitä, mitä syötämme järjestelmään ja miten se näkyy raporteissa. Luottamuksen rakentamisessa kannattaa aloittaa yksinkertaisista raporteista, jotka sisältävät käyttäjille tuttuja asioita, jotta voimme nähdä vaikutukset suoraan ja luoda luottamusta raporttien käyttöön.
Tietojen käsittely tarkoittaa myös valppautta erilaisiin mahdollisuuksiin tai tarvittaviin muutoksiin. Tarvitsetko uusia kenttiä tai haluatko seurata erilaisia asioita raporteissasi? Kyky työskennellä tietomallin kanssa raporttien ajantasaisuuden varmistamiseksi on tärkein tekijä, joka vie sinut pelkästä raportoinnista kohti todellista datavetoista toimintaa.
Se on prosessi. Uuteen tapaan työskennellä datan kanssa totuttelu vie aikaa – ja vie aikaa, ennen kuin organisaatio omaksuu tämän uuden tavan tehdä päätöksiä ja näkee sen edut.
Se vaatii luottamusta – sinun on voitava luottaa raportteihin ja dataan. Joten, ota aikaa tämän luottamuksen rakentamiseen. Hyödyt ovat sen arvoisia. Kun rakennat luottamusta, se auttaa siirtymään hajanaisista Excel-taulukoista keskitettyyn järjestelmään.
Olemme havainneet, että kun järjestelmä on vakiintunut ja siitä on tullut luonnollinen osa organisaation toimintaa, syntyy uusi nälkä lisää raportteja ja dataa kohtaan.
Se on aivan luonnollista. Se on seuraava askel.
Jeppe Salmonsen, Johtava konsultti, BI & Analytics
Jeppe on Power Hubin kehittäjä ja yksi BI‑ ja data‑analytiikan johtavista asiantuntijoista. Yli 18 vuoden kokemuksellaan hän auttaa organisaatioita vapauttamaan datansa täyden potentiaalin yhdistämällä analytiikan, koneoppimisen ja tekoälyn käytännön liiketoimintahyödyiksi.
