Sådan byggede Roskilde Festival Group et datadrevet PMO fra bunden

Roskilde Festival Gruppen arbejdede ud fra en faseopdelt beslutningsmodel for at balancere deres fire bundlinjer: kunstnerisk, social, miljømæssig og økonomisk bæredygtighed. Alle fire parametre er vigtige. Deres daværende projektsystem var ved at blive udfaset, hvilket førte til en grundig analyse af, hvordan et nyt fælles system kunne skabe stærkere projektdefinitioner, processer og governance.

Målet var større konsistens på tværs af systemer og et mere centralt overblik.

Som led i arbejdet med at finde den rette digitale løsning gennemførte Roskilde Festival Gruppen et proof of concept for at identificere de vigtigste data og principper. Herefter blev systemkravene defineret gennem interviews og demoer. Deres primære udfordring var at modernisere governance- og datastrukturer samtidig med, at de eksisterende systemer blev integreret for at muliggøre strategisk og transparent porteføljestyring.

Roskilde Festival Gruppen valgte Projectum xPM med tilhørende Data Management Add-on. Løsningen blev holdt enkel – med fokus på, hvor værdien skabes. Systemet indeholder en projektoversigt, hvor projektansvarlige er tilknyttet og selv kan administrere og opdatere projektstatus. Derudover er der et rapporteringsdashboard, der fokuserer på projektets sundhed og fremhæver kritiske problemer eller projekter, der kræver opmærksomhed. Der er oprettet en særskilt rapport til at følge projekter på tværs af de fire bundlinjer: social, kunstnerisk, miljømæssig og økonomisk bæredygtighed.

Projectum xPM-løsningen understøtter det arbejde, Roskilde Festival Gruppen har gjort for at styrke deres governance, og porteføljeprocessen er nu integreret i teknologien. Dette sikrer, at alle forstår organisationens rytmer og ansvarsområder, fra projektejere til styregrupper. Det fælles sprog og den fælles struktur har skabt et grundlag for bedre diskussioner om projektudvælgelse, som nu er af højere kvalitet og mere klart definerede, så det ved årets afslutning er nemt at redegøre for rapportering og effekt.

Med data har de nu et grundlag for analyse og identifikation af mønstre. De udnytter også forskellige rapporteringsvisninger afhængigt af modtageren, uanset om det er projektledere eller bestyrelsen. Alt i alt har denne transformation styrket det fælles ejerskab og indsigt, forbedret samarbejdet og forbedret ikke kun den strategiske projektudvælgelse, men også porteføljeudførelsen.