Kuinka Roskilde Festival Group rakensi datalähtöisen projektinhallintotoimiston alusta asti

Roskilde Festival Group hyödynsi yksinkertaista vaiheporttimallia tasapainottaakseen neljää keskeistä tavoitettaan: taiteellista kestävyyttä, sosiaalista kestävyyttä, ympäristökestävyyttä ja taloudellista kestävyyttä. Kaikilla neljällä tekijällä on merkitystä.

Heidän nykyinen projektijärjestelmänsä oli jäämässä pois käytöstä, mikä johti perusteelliseen analyysiin siitä, miten luoda uusi yhteinen järjestelmä tukemaan vahvempia projektimääritelmiä, prosesseja ja hallintoa. Tavoitteena oli parantaa järjestelmien välistä johdonmukaisuutta ja saada keskitetympi yleiskuva.

Selvittääkseen, mikä digitaalinen ratkaisu voisi tukea heidän tarpeitaan, Roskilde Festival Group käynnisti proof of concept -hankkeen tunnistaakseen olennaiset tiedot ja periaatteet, minkä jälkeen se määritteli järjestelmävaatimukset haastattelujen ja esittelyjen avulla. Heidän suurin haasteensa oli hallinnon ja tietorakenteiden modernisointi sekä integrointi olemassa oleviin järjestelmiin strategisen ja läpinäkyvän salkunhallinnan mahdollistamiseksi.

Roskilde Festival Group valitsi Projectum xPM:n ja sen tietohallinnan lisäosan. Ratkaisu pidettiin yksinkertaisena, ja painopiste oli siinä, mistä arvo syntyi. Järjestelmässä on projektien yleiskatsaus, jossa projektivastaavat on nimetty ja jossa he voivat hallinnoida ja päivittää projektien tilannetietoja. Lisäksi järjestelmässä on raportointipaneeli, joka keskittyy projektien tilaan ja tuo esiin kriittiset ongelmat tai huomiota vaativat projektit.

On luotu erityinen raportti, jolla seurataan projekteja neljän tuloksen perusteella: sosiaalinen, taiteellinen, ympäristöllinen ja taloudellinen kestävyys.

Projectum xPM -ratkaisu tukee Roskilde Festival Groupin työtä hallinnon vahvistamiseksi, ja projektisalkun hallintaprosessi on nyt integroitu teknologiaan. Tämä varmistaa, että kaikki ymmärtävät organisaation toimintarytmit ja vastuualueet projektivastaavista ohjauskomiteoihin. Yhteinen kieli ja rakenne ovat luoneet pohjan paremmille keskusteluille projektien valinnasta; keskustelut ovat nyt laadukkaampia ja selkeämmin määriteltyjä, joten vuoden lopussa raportointi ja vaikutukset ovat helposti selvitettävissä.

Tietojen avulla heillä on nyt perusta analysoinnille ja mallien tunnistamiselle. He hyödyntävät myös erilaisia raportointinäkymiä vastaanottajan mukaan, olipa kyseessä sitten projektipäälliköt tai hallitus. Kaiken kaikkiaan tämä muutos on vahvistanut yhteistä omistajuutta ja ymmärrystä, parantanut yhteistyötä sekä parantanut paitsi strategista projektien valintaa myös portfolion toteutusta.