Modernisering af digitalt arbejdsmiljø skabte enkel kommunikation og bedre struktur

Rani Plast håndterede tidligere størstedelen af sin kommunikation via e-mail og havde ikke et intranet. Medarbejderne modtog for mange beskeder og deltog i for mange møder. Samtidig var de officielle lagringssteder, herunder K-drevet og Rani Management System, svære at navigere i. Intern kommunikation – herunder behandling af kunde­klager – foregik også via e-mail, hvilket gjorde det udfordrende at finde information og bevare overblik. Projektteamet konkluderede, at både intern kommunikation og dokumenthåndtering havde brug for en grundlæggende modernisering og strømlining. 

Context& gennemførte et omfattende modern work projekt, der omfattede opbygningen af et SharePoint‑intranet fra bunden og designet af en procesdrevet Teams‑struktur. Teams blev rullet ud til alle funktionærer, og information fra K-drevet blev migreret til den nye struktur. Gennem workshops blev det defineret, hvordan information skulle deles mellem Teams og intranettet. Samtidig blev en modern work‑playbook udviklet med klare retningslinjer for værktøjer og praksis. Der blev udvalgt cloud agents fra forskellige funktioner, som fik træning i at støtte kolleger i den daglige brug af den nye digitale platform.  

Adgangen til information og kommunikationen blev markant forbedret efter implementeringen af det nye intranet og Teams. Behandlingen af kunde­klager blev hurtigere, og beskeder blev langt lettere at finde. For IT-afdelingen blev det også nemmere at administrere tilladelser og dokumenter, fordi deling i Teams reducerede behovet for løbende justering af adgangsrettigheder. Cloud agents fortsætter med at støtte medarbejderne i den nye digitale arbejdsgang. Det næste mål for Rani Plast er at gøre information lige så tilgængelig for produktionsmedarbejderne som for funktionærerne.