Hvad er Resource Management?

Forestil dig, at du har en række projekter eller arbejdsinitiativer. Nogle er allerede i gang, andre starter om to måneder, seks måneder eller et år. Hvordan ved du, om du har de rette mennesker til at løse opgaverne?

Svaret er resource management.

Resource management handler om at planlægge, allokere og balancere mennesker, kompetencer og kapacitet op imod det, organisationen ønsker at levere. Kort sagt er det udbud og efterspørgsel anvendt på jeres arbejde.

På udbudssiden har du den kapacitet, du råder over: medarbejdere, arbejdstimer og kompetencer. På efterspørgselssiden har du projekter, idéer, initiativer og interne opgaver, som kræver den kapacitet. Formålet med resource management er at skabe balance mellem de to, så organisationen kan eksekvere på sine strategiske mål.

Hvad resource management ikke er

Jeg oplever ofte, at flere discipliner bliver forvekslet med resource management – og det er forståeligt, fordi resource management spiller ind mange steder. Men for at være helt tydelige: Resource management er ikke:

Projektledelse

Projektledelse handler om, hvad der skal leveres og hvornår. Det omfatter scope, milepæle, afhængigheder og planlægning.

Work management

Work management dækker blandt andet booking og opgavestyring: hvem laver hvilke opgaver og hvornår – på et mere detaljeret niveau. Det er begyndelsen på resource management, men uden det overordnede overblik, som resource management giver.

Tidsregistrering

Tidsregistrering dokumenterer, hvad der allerede er sket: hvilke projekter der er arbejdet på, hvor længe og af hvem. Det er et historisk billede af det udførte arbejde.

De vigtigste begreber i resource management

Tre begreber driver størstedelen af arbejdet i resource management: efterspørgsel, udbud og kapacitet. Når de er på plads, falder resten af modellen ofte naturligt på plads.

Efterspørgsel vs. udbud

Efterspørgsel beskrives typisk gennem generiske ressourcer – eksempelvis “to seniorudviklere” eller “en designer”. Udbud beskrives gennem navngivne ressourcer – altså de konkrete personer i organisationen. Resource management er dialogen mellem de to, og god kommunikation er det, der får dialogen til at fungere.

Kapacitet

Alle starter med fuld kapacitet, men den reelle kapacitet ændrer sig løbende på grund af arbejdsdage, ferie, sygdom og andre forpligtelser. Kapacitet består af to dele:

• Allokerede timer – allerede planlagt arbejde og projekter

• Ikke-allokerede timer – kapacitet, der stadig er til rådighed

Kapacitet vs. kommende efterspørgsel

Sæt kommende projekter op mod den tilgængelige kapacitet over de næste måneder. Hvis efterspørgslen overstiger kapaciteten, skal der træffes en beslutning: Skal der ansættes flere, omprioriteres eller flyttes arbejde til et senere tidspunkt?

Kurverne vil næsten altid falde over tid – og det er helt normalt, fordi planerne bliver mere konkrete, jo tættere man kommer på udførelsen.

Hvornår har du brug for resource management?

Hvis I allerede arbejder med projektledelse, tidsregistrering og en form for work eller task management, er der flere tegn på, at det er tid til at løfte planlægningen med resource management.

• Medarbejderne er overbelastede

  For meget brandslukning betyder, at der aldrig bliver tid til det strategiske overblik. Hvis medarbejdere har for mange opgaver og svært ved at prioritere, kan resource management hjælpe med at fordele arbejdet bedre.

• Estimaterne er usikre

  Hvis estimater ofte bygger på mavefornemmelser eller uklare antagelser, kan resource management hjælpe med at tydeliggøre forudsætningerne og identificere flaskehalse og risici. Samtidig får organisationen et bedre grundlag for at evaluere og justere estimater løbende.

• Det er uklart, hvem der prioriterer ved konflikter

  Resource management hjælper med at definere eskalationsveje: Hvem træffer beslutningerne, når der opstår konflikter? Hvem ejer det samlede overblik? Det gør det lettere at prioritere projekter i tråd med strategien.

• I har brug for både detaljen og det store overblik

  Forskellige interessenter har forskellige behov og prioriteter. Resource management gør det muligt at skabe både operationelt og strategisk overblik.

  Hvis man kun har brug for et bookingsystem, vil et fuldt resource management-setup virke tungt. Men hvis man har brug for et strategisk overblik, er et bookingsystem ikke nok.

• Det er svært at planlægge ansættelser, opsigelser og sygdom

  Resource management giver et langsigtet billede af organisationens prioriteringer og gør det lettere at træffe beslutninger om bemanding. Det sikrer også, at man ikke låser sig fast på specifikke personer, men kan planlægge ud fra kompetencer og behov.

• Medarbejdere arbejder på andet end projekter

  Et resource management-system giver indsigt i, hvad medarbejdere faktisk bruger deres tid på. Interne opgaver er også arbejde, og synligheden gør det lettere at skabe balance og prioritering.

• Processerne er blevet for komplekse

  For mange komplekse eller modstridende processer gør det svært at skabe overblik over, hvem der laver hvad og hvornår. Resource management gør det muligt at visualisere arbejdet på flere niveauer og skabe klarhed og transparens.

Sådan kommer du i gang med resource management

Resource management er ikke bare et system, man implementerer. Det er en disciplin, der skal fungere sammen med organisationens eksisterende processer.

Hvis I ikke arbejder struktureret med resource management i dag, så start med fundamentet: projektledelse og work management. Derefter kan I se på, hvor resource management kan skabe størst værdi.

Er processerne for komplekse? Er medarbejdere overbelastede? Eller er der behov for en stærkere kobling mellem strategi og eksekvering?

Etabler derefter en enkel og fælles proces for, hvordan ressourceanmodninger bliver oprettet, vurderet og prioriteret. Accepter samtidig, at de første planer ikke bliver perfekte. Brug dem som et fundament til at lære, skabe synlighed og forbedre beslutninger over tid.

Resource management er fundamentet for strategisk eksekvering

Resource management er vigtigt, fordi det hjælper organisationer med at træffe bedre beslutninger, før pres bliver til problemer.

Ved at forstå efterspørgsel, udbud og reel kapacitet kan teams identificere mangler tidligere, prioritere mere sikkert og sikre, at medarbejdernes tid og kompetencer bliver brugt på det arbejde, der skaber størst værdi.

Det handler ikke om at skabe perfekte planer. Det handler om at skabe tilstrækkelig synlighed til at træffe bedre prioriteringer, reducere overbelastning og sikre, at strategien kan omsættes til reel levering.