Mitä resurssienhallinta on?

Kuvittele, että sinulla on useita projekteja tai työhankeita: osa on parhaillaan käynnissä, osa käynnistyy kahden kuukauden, kuuden kuukauden tai vuoden kuluttua… Mistä tiedät, onko sinulla riittävästi henkilöstöä työn tekemiseen?

Vastaus on resurssienhallinta.

Resurssienhallinta on käytäntö, jossa suunnitellaan, jaetaan ja tasapainotetaan henkilöstöä, taitoja ja kapasiteettia suhteessa siihen, mitä organisaatio haluaa tuottaa. Lyhyesti sanottuna se on kysynnän ja tarjonnan soveltamista työhösi.

Tarjontapuolella on käytettävissä oleva kapasiteetti, henkilöstö, heidän työaikansa ja osaamisensa. Kysyntäpuolella ovat projektit, ideat, aloitteet ja sisäiset työt, jotka vaativat tätä kapasiteettia. Resurssienhallinnan tehtävänä on tasapainottaa nämä kaksi puolta tavalla, joka edistää strategisten tavoitteiden saavuttamista.

Mitä resurssienhallinta ei ole

Näen joskus monia aloja, joita sekoitetaan resurssienhallintaan – ja se johtuu siitä, että resurssienhallinta tulee esiin monissa yhteyksissä. Mutta jotta asia olisi selvä, resurssienhallinta ei ole:

Projektinhallinta

Projektinhallinta koskee sitä, mitä toimitetaan ja milloin, sekä laajuuden, välitavoitteiden, riippuvuuksien ja muiden seikkojen määrittelyä. [C(1] 

Työn hallinta

Työnhallinta sisältää varaukset ja tehtävien hallinnan: kuka tekee minkäkin tehtävän ja milloin, tarkemmalla tasolla. Se on resurssienhallinnan alku, mutta se pysyy yksityiskohtaisella tasolla ilman resurssienhallinnan tuomaa ylempää näkemystä.

Ajanseuranta

Ajan seurannassa kirjataan, milloin työtä tehtiin; mitä projekteja työstettiin, kuinka kauan ja kuka niitä teki? Se on historiallinen kirjanpito siitä, mitä todella tapahtui.

Resurssienhallinnan avainkäsitteet

Kolme käsitettä ovat resurssienhallinnan kulmakiviä: kysyntä, tarjonta ja kapasiteetti. Kun nämä ovat kohdallaan, malli yleensä loksahtaa paikoilleen.

Kysyntä vs. tarjonta

Kysyntä ilmaistaan yleisillä resursseilla – esimerkiksi ”kaksi vanhempaa kehittäjää” tai ”yksi suunnittelija”. Tarjonta ilmaistaan nimetyillä resursseilla – tiimisi todellisilla jäsenillä. Resurssienhallinta on näiden kahden välinen vuoropuhelu, ja viestintä on se, mikä saa vuoropuhelun toimimaan.

Kapasiteetti

Kaikilla on aluksi täysi kapasiteetti, mutta todellinen kapasiteetti vaihtelee työpäivien, lomien, sairauslomien ja muiden sitoumusten mukaan. Kapasiteetti itsessään koostuu kahdesta osasta: varatuista tunneista (jo sitoutuneet projekteihin tai työhön) ja varaamattomista tunneista (joita voi vielä käyttää suunnitteluun).

Kapasiteetti vs. tuleva kysyntä

Piirrä tulevat projektisi suhteessa käytettävissä olevaan kapasiteettiisi tuleville kuukausille. Jos kysyntäviiva ylittää kapasiteettiviivan, sinun on tehtävä päätös: palkata lisää työntekijöitä, priorisoida uudelleen tai siirtää työtä myöhemmälle ajankohdalle. Kaaviot laskevat lähes aina ajan myötä – se on normaalia, koska suunnitelmat vahvistuvat, kun ajankohta lähenee.

Milloin resurssienhallintaa tarvitaan?

Jos käytät jo projektinhallintaa, ajanseurantaa ja jonkinlaista työ- tai tehtävienhallintaa, on olemassa muutamia tekijöitä, jotka viittaavat siihen, että on aika tehostaa suunnittelua resurssienhallinnan avulla.

• Ihmiset ovat ylikuormitettuja: Liian paljon palon sammuttamista tarkoittaa, että emme koskaan näe kokonaisuutta. Jos ihmisillä on liikaa työtä ja vaikeuksia priorisoida, hyvä resurssienhallinta voi varmistaa, että työ jakautuu paremmin.

• Arviot ovat epävarmoja, mikä vaikeuttaa päätöksentekoa: Jos huomaat usein, että arviot eivät ole selkeitä tai perustuvat vain intuitioon, resurssienhallinta voi auttaa selkeyttämään oletuksiasi ja havaitsemaan mahdolliset pullonkaulat ja riskit – sekä tarjota alustan, jolla voit arvioida ja päivittää alkuperäisiä arvioitasi.

• On epäselvää, kuka asettaa prioriteetit konfliktitilanteissa: resurssienhallinta auttaa määrittelemään eskalointipolun, kuka on yhteyshenkilösi konfliktitilanteissa ja kuka hallitsee kokonaiskuvan? Näin voit sovittaa projektit yhteen ja priorisoida ne strategian mukaisesti.

• Jos haluat keskittyä sekä yksityiskohtiin että kokonaiskuvaan: Ehkä sinulla on erilaisia sidosryhmiä, jotka tarvitsevat erilaisia prioriteetteja tai yksityiskohtaisuustasoja. Resurssienhallinnan avulla voit vastata eri sidosryhmien tarpeisiin ja niiden syihin tarkastella resurssien käyttöä. Jos haluat yleiskuvan, varausjärjestelmä ei riitä, ja jos tarvitset vain varausjärjestelmän, resurssienhallintajärjestelmä tuntuu kömpelöltä.

• Palkkaaminen, irtisanominen ja sairauslomat ovat vaikeita suunnitella: Resurssienhallinta antaa sinulle pitkän aikavälin näkymän organisaatiosi prioriteeteista ja opastaa sinua vaikeiden henkilöstöpäätösten tekemisessä. Korkean tason yleiskuva varmistaa myös, että et juutu tiettyjen henkilöiden osoittamiseen, vaan voit tarkastella asiaa kokonaisvaltaisesti työhön sopivien taitojen kannalta.

• Ihmiset tekevät muuta kuin projekteja: Resurssienhallintajärjestelmän avulla näet, mitä ihmiset todella tekevät. Sisäinen työ on myös työtä, ja sen avulla ihmiset saavat takaisin autonomian hallita omaa aikaansa.

• Prosessisi on muuttumassa liian monimutkaiseksi käytettäväksi: Liian monimutkaiset tai ristiriitaiset prosessit vaikeuttavat sen selvittämistä, kuka tekee mitäkin ja milloin. Resurssienhallinnan avulla voit esittää työn monella tasolla selkeyden ja läpinäkyvyyden luomiseksi.

Kuinka aloittaa resurssienhallinta

Resurssienhallinta ei ole vain järjestelmä, jonka otat käyttöön, vaan se on jotain, jota käytät olemassa olevien prosessiesi mukaisesti.

Jos et tällä hetkellä harjoita minkäänlaista resurssienhallintaa, aloita varmistamalla, että projektinhallinnan ja työnhallinnan perusasiat ovat kunnossa. Tämä on resurssienhallinnan perusta. Tutki sitten eri alueita, joilla resurssienhallinta voi hyödyttää sinua: ovatko prosessisi liian monimutkaisia? Ovatko ihmiset ylikuormitettuja ja hämmentyneitä? Vai haluatko varmistaa, että tekemäsi työ on tiiviisti linjassa strategian kanssa?

Tämän pohjalta luo yksinkertainen, yhteinen prosessi resurssipyyntöjen tekemiselle, tarkastelulle ja priorisoinnille, ja hyväksy, että ensimmäiset suunnitelmat ovat epätäydellisiä. Käytä niitä pohjana oppimiseen, näkyvyyden luomiseen ja päätösten parantamiseen ajan myötä.

Resurssien hallinnan ymmärtäminen on strategisen toteutuksen ydin

Resurssienhallinta on tärkeää, koska se auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä ennen kuin paine muuttuu ongelmiksi. Ymmärtämällä kysynnän, tarjonnan ja todellisen kapasiteetin tiimit voivat havaita puutteet aikaisemmin, asettaa prioriteetit varmemmin ja sovittaa ihmisten ajan ja osaamisen tärkeimpiin töihin. Kyse ei ole täydellisten suunnitelmien luomisesta, vaan riittävän näkyvyyden luomisesta, jotta voidaan tehdä älykkäämpiä kompromisseja, vähentää ylikuormitusta ja tarjota strategialle realistinen polku toteutukseen.