Automatiseret vikardækning frigiver tid til kerneopgaver
Nøgleresultater
Læreruddannelsesskolerne erstattede en fuldt manuel proces med OpeFinder‑appen, som automatiserer hele vikarrekrutteringen og reducerer administrativt arbejde.
Behovet for automatisering blev drevet af stigende sygefravær, personaleudskiftning og tidskrævende koordinering, som ofte førte til overlap og aflysninger.
De første erfaringer viser, at løsningen frigiver værdifuld tid til pædagogiske opgaver og skaber mere effektiv koordinering i hverdagen.
Udfordringen
Læreruddannelsesskolerne under Helsinkis Universitet håndterede tidligere al vikardækning manuelt. Øget sygefravær og personaleudskiftning skabte betydelig administrativ belastning, og vikarplanlægningen krævede adskillige opkald og beskeder for at få kabalen til at gå op. Dette førte til fejl, overlap og i nogle tilfælde aflysninger. Både Helsinki Normal Lyceum og Viikki Læreruddannelsesskole havde derfor brug for en løsning, der kunne automatisere dele af processen, reducere rutinearbejde og give bedre koordinering.
“Efter personaleændringer stod vi over for en usædvanlig høj bølge af sygdom, og den urimelige mængde tid brugt på at håndtere vikaraftaler førte til beslutningen om, at vi havde brug for et system,”
“Fra starten var ideen, at det nye værktøj skulle integrere med de tjenester, vi allerede bruger — i praksis Teams,”
“Jeg har været forbløffet over, at så mange skoler stadig håndterer vikarrekruttering manuelt — inklusive vores egen. Der bliver lavet enorme mængder manuelt arbejde, som en applikation eller AI langt lettere, hurtigere og mere præcist kunne håndtere. Jeg tror, at vi med OpeFinder kan frigive skolelederes og andres tid til det væsentlige: det pædagogiske arbejde.”
Løsningen
Skolerne indgik et samarbejde med Microsoft og Context& for at udvikle et værktøj integreret direkte i Microsoft Teams. Resultatet blev en PowerApp bygget i Teams og udviklet på baggrund af behovsafdækning. Context& skabte den første version, som efterfølgende blev videreudviklet i tæt dialog. Med OpeFinder indtaster sekretærerne oplysninger om en opgave, hvorefter applikationen automatisk sender tilbud til relevante vikarer. Vikaren svarer på sin tilgængelighed, og når aftalen godkendes, modtager vedkommende en automatisk bekræftelse med eventuelle instruktionsdetaljer.
Om Helsinki Universitet
University of Helsinki driver læreruddannelsesskoler, herunder Helsinki Normal Lyceum og Viikki Teacher Training School.
Resultatet
OpeFinder har været i brug på Helsinki Normal Lyceum siden efteråret, delvist parallelt med den tidligere manuelle metode. Vikarkorpset er fortsat under udvidelse, og funktionerne er løbende blevet justeret baseret på brugernes feedback. Allerede nu oplever skolen, at applikationen frigør tid til kerneopgaver og skaber en mere smidig og effektiv proces omkring vikardækning.
Din kontekst. Vores udgangspunkt.
Hos Context& tager vi altid udgangspunkt i din kontekst, før vi bygger løsningen. Uanset om du har spørgsmål eller brug for et nyt perspektiv, er vi klar til at lytte - og til at levere.
Tag kontakt. Vi er klar, når du er.
Udforsk vores løsninger
Agentic AI
Business Continuity & Advisory Services
CRM Marketing
CRM Sales
Kundeservice og support
Custom Solutions
Data & Insights
ERP
Modern Workplace
Projectum xPM
Web & E-commerce
Cloud infrastructure and solutions
