Automatisoitu sijaisjärjestely vapauttaa aikaa ydintehtäviin
Tärkeimmät tulokset
Opettajankoulutuskoulut korvasivat täysin manuaalisen sijaisrekrytointiprosessinsa OpeFinder‑sovelluksella.
Automaation tarvetta ajoivat sairauspoissaolot, henkilöstön vaihtuvuus ja aikaa vievä manuaalinen koordinointi.
Varhaisten käyttökokemusten perusteella sovellus vapauttaa aikaa keskeiseen pedagogiseen työhön.
Haaste
Sijaisten hankkiminen useimmissa Suomen kouluissa on edelleen manuaalista, rutiiniluontoista tekemistä, johon opetusalan ammattilaiset käyttävät paljon aikaa. Helsingin normaalilyseossa sijaisten hankinta on perinteisesti kuulunut joko itse sairastuneen opettajan tai vararehtorin tehtäviin. Kun opettaja ilmoitti sairastumisesta, alkoi yleensä soitto- tai viestirumba. Toisinaan prosessissa törmättiin päällekkäisyyksiin ja perumisiin. Vähintään jonkinasteiselle automaatiolle oli siis selkeä tarve.
"Henkilöstövaihdosten myötä kohtasimme normaalia suuremman sairastumisaallon ja siihen kuluneen kohtuuttoman ajankäytön myötä syntyi päätös, että tähän tarvitaan jokin systeemi."
"Alusta asti ideana oli, että uusi työkalu täytyy voida integroida olemassa oleviin, käytössämme oleviin palveluihin – eli käytännössä Teamsiin. Lopullisena tavoitteena on ollut tehdä automaatioon pohjautuva systeemi, jonka kautta tavoittaa helposti suuren määrän potentiaalisia sijaisia, ja buukkaukset tapahtuvat helposti ilman päällekkäisyyksiä ja manuaalista häsellystä."
"Olen hämmästellyt sitä miksi niin monissa kouluissa tehdään sijaishakutoimintaa edelleen manuaalisesti – oma koulumme mukaan lukien. Tehdään todella paljon käsityötä, jonka sovellus tai tekoäly tekisi paljon helpommin, nopeammin ja tarkemmin. Uskon, että OpeFinderin avulla pystymme vapauttamaan rehtoreiden ja muiden aikaa olennaiseen eli pedagogiseen työhön."
Ratkaisu
Helsingin ja Viikin koulujen opettajakunta on tehnyt paljon yhteistyötä Microsoftin kanssa ja sitä kautta syntyi ajatus sovelluksesta, joka kytketään laajasti käytössä olevaan Microsoft Teamsiin. Microsoft yhdisti koulut Context&:n kanssa ja yhteistyö aloitettiin tarvekartoituksella. Kokonaisuus suunniteltiin vastaamaan spesifeihin tarpeisiin ja toteutuksen piti mahtua tiukkoihin budjettiraameihin.
Ratkaisu oli Teamsin sisälle toteutettu PowerApp, joka rakennettiin aluksi kahden henkilön eli molempien koulujen koulusihteerien käyttöön. Käyttäjien rajallisuudella haluttiin osaltaan varmistaa turhien päällekkäisyyksien syntyminen ja käyttöönoton virtaviivaisuus. Tarvemäärittelyn pohjalta rakennettiin ensimmäinen versio, jota lähdettiin muokkaamaan yhdessä.
Käytännössä OpeFinder toimii seuraavasti: Kun oppilaitokselle tulee sijaisen tarve, se kirjaa sovelluksen lomakkeeseen tiedot tarpeesta. Sovellus tarjoaa sijaisuutta haun kriteerit täyttäville henkilöille lähettämällä tarjouksen avoimesta sijaisuudesta automaattisesti heidän sähköpostiinsa. Sijaiset voivat ilmoittaa olevansa käytettävissä tai varattuina. Kun sovelluksen käyttäjä hyväksyy sijaisen, sovellus lähettää automaattisesti tiedon asiasta kyseiselle henkilölle. Tähän viestiin on voitu laittaa sijaisuutta koskevat lisätiedot, kuten ohjeet sijaisuudesta, avainten noutopaikasta sekä vaikkapa verokortin toimittamisesta.
Organisaatiosta
Helsingin yliopisto ylläpitää opettajankoulutuskouluja, joihin kuuluvat Helsingin normaalilyseo ja Viikin normaalikoulu.
Tulos
OpeFinder on ollut Normaalilyseon käytössä syksystä 2023 asti, osittain rinnakkain vanhan manuaalisen systeemin kanssa. Helsingin normaalilyseossa ja Viikin normaalikoulussa jatketaan sijaispoolin laajentamista, minkä myötä päästään hankkimaan laajempia ja syvempiä kokemuksia OpeFinderista.
Sinun kontekstisi. Meidän lähtökohtamme.
Context& ymmärtää kontekstisi ennen tarpeisiisi sopivan ratkaisun luomista. Jos sinulla on kysyttävää tai kaipaat vain uutta näkökulmaa, olemme täällä sinua varten.
Ota yhteyttä. Valmiina auttamaan, kun tarvitset apua.
Tutustu toimintaamme
Tekoäly
Business Continuity ja Advisory palvelut
CRM-markkinointi
CRM-myynti
Asiakaspalvelu ja tuki
Data & Insights
ERP
Moderni työ
Projectum xPM
Web ja verkkokauppa
Pilvi-infrastruktuuri ja ratkaisut
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Microsoft lisenssit
