Moderni data‑alusta vahvistaa Tieran tietoon perustuvaa johtamista

Tiera Oy on lähes 400 kuntaorganisaation ja hyvinvointialueiden omistama inhouse-yhtiö ja yhteiskunnallinen yritys. Valtakunnallisena, kuntaorganisaatioiden omistamana yhtiönä Tiera tarjoaa laadukkaita ja tuotteistettuja ICT-palveluita sekä digi- ja ICT-ratkaisuja sujuvan arjen ja toiminnan kehittämisen tueksi – asiakkaita ja asukkaita varten.

Viime vuosikymmenen vaihteessa Tieralla tehtiin vielä raportteja eri järjestelmistä ja lähteistä manuaalisesti. Silloin toimintatapa ei ollut ongelmallinen, mutta kun yhtiö kasvoi vauhdikkaasti, siitä muodostui haaste.

”Siinä vaiheessa, kun omistaja-asiakkaamme alkoivat erittäin suurella volyymillä hyödyntää ICT-palveluitamme, niin tiedolla johtamisen menetelmät korostuivat yhtiössä. Meille tuli selkeä tarve modernille, laadukkaalle ja keskitetylle raportointijärjestelmälle”, kommentoi Tieran ICT-palveluiden liiketoimintajohtaja Jyri Lehtonen. ”Se, että meillä on samat automatisoidut palvelunhallinnan tiedot käytössämme, oli todella tärkeää.”

Tieran raportoinnin uudistamisen suunnittelussa oli kaksi ulottuvuutta: asiakasmäärien lisääntyessä oli asiakkaiden raportointi saatava paremmaksi, sekä tiedon kulkeminen samanlaisena läpi koko organisaation oli taattava.

”Tiedon automatisoinnin ansiosta olemme voineet jo pidemmän aikaa saada nappia painamalla raportit vaikkapa laadusta. Nyt yhdessä Sulavan kanssa kehitetty tietovarastoratkaisu vie kokemustamme vielä entistä pidemmälle”, Lehtonen sanoo.

Yli kymmenen vuoden ajan Tieran raportointi hoidettiin manuaalisesti useissa eri järjestelmissä ja tietolähteissä. Vaikka tämä toimintatapa toimi yrityksen alkuvuosina, siitä tuli kestämätön omistaja‑asiakkaiden määrän ja palveluvolyymin kasvaessa merkittävästi.

Organisaatio tarvitsi yhtenäisen ja modernin raportointiratkaisun, joka varmistaisi korkean datan laadun, minimoisi manuaalisen työn ja tarjoaisi kaikille sidosryhmille pääsyn samaan palvelu‑ ja laatutietoon. Samalla korostui tarve vahvistaa sisäistä tiedonkulkua, jotta raportointi tukisi sekä asiakasseurantaa että tietoon perustuvaa johtamista koko liiketoiminnassa. Tiera haki siksi keskitettyä, luotettavaa ja tulevaisuuden kestävää alustaa, joka kykenee käsittelemään suuria tietomääriä ja mahdollistaa tehokkaan analytiikan sekä raporttien tuottamisen.

Uudella tietovarastolla luotettavuutta tekemiseen

Tietovaraston rakennusprojektin alkuvaiheessa Tieralla visioitiin, että datalähteitä olisi huomattavasti enemmän, mutta yrityksessä havaittiin nopeasti, että kokonaisuudesta oli tulossa liian iso.

”Rajasimme alkuperäistä visiotamme ja keskityimme ITSM-järjestelmäämme”, kuvailee kehitysasiantuntija Mervi Tiilikka. ”Tikettejä pyörii systeemissä huimat määrät. Tietovarastoratkaisun myötä kokonaisuus on selkeämpi.”

Tiilikan mukaan tietovarasto on elävä ekosysteemi.

”Dataan porautumisen mahdollisuus on tässä hyvin olennaista. Tietovarasto on tietyllä tapaa elävä kokonaisuus, joka vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja valvontaa, ja jossa virheensietokyky on tärkeässä roolissa”, Tiilikka jatkaa.

Microsoftin tuotteet ja Context& valikoituivat

Tieran tietovarastoprojekti alkoi aikoinaan sillä, että Context&:ltä tilattiin suunnitelma toteutukselle.

”Työkalujen valinnan, ekosysteemin varmistusten ja erilaisten mallinnusten jälkeen siirryttiin itse toteutukseen. Ennen tuotantoon siirtoa kokonaisuudesta tehtiin POC, josta opittiin monia asioita. Lopuksi vietiin projekti tuotantoon ja kokonaisuus nivottiin yhteen”, Tiilikka sanoo.

Context& oli mukana projektin alkuvaiheista lähtien ja oli valikoitunut asiantuntemuksensa ja asiakaslähtöisyyden ansiosta.

”Olimme Context&:n kanssa tehneet yhteistyötä aiemminkin, mutta yhteistyö alkoi tämän projektin kautta toden teolla laajenemaan”, Lehtonen sanoo.

Tiilikka kuvailee tiimin kanssa työskentelyä läheiseksi.

Vaikka tietovarastoprojekti on käytännössä valmis, tehdään projektissa edelleen aktiivista statusseurantaa ja tiimi kommunikoi puolin ja toisin.

Tiera hyötyy nyt automatisoidusta ja korkealaatuisesta raportoinnista, joka syntyy napin painalluksella. Raportointi on luotettavampaa, yhdenmukaisempaa ja helpommin hallittavaa koko organisaatiossa. Uusi tietovarasto tuo selkeyttä suuriin ITSM‑datan kokonaisuuksiin ja mahdollistaa syvällisemmän analyysin porautumistoiminnallisuuksien avulla. 

Jatkuva kehittäminen on edelleen keskeistä, sillä Tieran tarpeet laajenevat ja kehittyvät. Organisaatio selvittää myös, millainen rooli tekoälyllä voisi olla tulevaisuuden raportoinnissa ja riskianalyysissä.