Kultur og forandringsledelse løftede Office 365-adoption

Fortum indledte implementeringen af Office 365 med en teknologidrevet tilgang. Fokus var på værktøjer frem for arbejdsformer, og organisationens forskellige kulturer, sprog og samarbejdsformer blev ikke tilstrækkeligt adresseret. 

Medarbejderne forventedes at tage nye værktøjer i brug uden struktureret støtte, og træningsmaterialet var udelukkende tilgængeligt på engelsk. 

I 2020 blev det tydeligt, at teknologien i sig selv ikke skaber adfærdsændringer. Brugen af centrale funktioner var lav, og manglende forandringsledelse begrænsede værdien af investeringen. 

Fortum erkendte behovet for en mere struktureret tilgang med fokus på kultur, kommunikation og ledelsesinvolvering. 

I samarbejde med Context& udviklede Fortum en ny implementeringstilgang med fokus på kultur, kommunikation og forandringsledelse. 

En playbook blev etableret for at give medarbejderne klare retningslinjer for moderne arbejdsmetoder. Samtidig blev en Office Training Portal lanceret med adgang til playbooks, optagede træningssessioner og vejledningsmateriale. 

Fortum etablerede også Yammer-gruppen Smart Work 365 som et uformelt forum for vidensdeling og dialog. 

Et netværk af interne Champions - bestående af eksperter og frivillige medarbejdere - hjalp kolleger lokalt med at tage de nye værktøjer i brug. 

Kontinuerlig træning og løbende kommunikation blev prioriteret for at sikre, at nye arbejdsformer blev integreret i organisationens daglige arbejde. 

Initiativet skabte markant højere engagement i organisationen. Træningssessionerne fik over 3.100 registreringer og mere end 900 efterfølgende visninger. 

Den gennemsnitlige Net Promoter Score for træningen lå over 80. 

Samtidig steg brugen af centrale Office 365-værktøjer markant: 

• Daglig brug af Teams steg med 78 % 

• OneDrive-aktivitet voksede med mere end 100 % 

• Aktiviteten i Yammer steg med over 300 % 

Den interne kommunikation blev både hyppigere og mere værdiskabende. 

Fortum arbejder fortsat med at udvikle organisationens moderne arbejdspraksis og har bevæget sig fra en projektbaseret implementering til en løbende udvikling af samarbejde og digital kultur.