Kulttuurisen muutoksen vahvistaminen O365:n onnistuneen käyttöönoton tueksi

Organisaation suuri koko tarkoittaa käytännössä lukuisia eri kieliä ja maita sekä ennen kaikkea erilaisia johtamis- ja työkulttuureita. Näitä ei aluksi huomioitu järjestelmävetoisessa muutoksessa, vaan esimerkiksi SharePointin, OneDriven ja uuden intranetin osalta keskiössä olivat tekninen migraatio ja datan siirto pilveen. Varsinainen uuden omaksuminen jäi vähemmälle. Ihmisten oletettiin muuttavan työtapojaan uuden työvälinepaketin myötä melkeinpä automaattisesti englanninkielisten opetussessioiden voimin niin Ruotsissa, Suomessa kuin Venäjälläkin.

Vuonna 2020 havahduttiin siihen, ettei pelkkä IT-järjestelmä tai työväline, saatikka IT-projekti, muuta ihmisten käyttäytymistä halutulla tavalla. Tätä tuki statistiikka, joka paljasti uusien työkalujen käytön olevan vähäistä, mikä vaikutti luonnollisesti investoinnin kannattavuuteen. Kaivattiin muutoksen ja ihmisten johtamista.

"Kun aloitimme projektin, kukaan ei ajatellut kulttuuria", Fortumin IT-asiantuntija Vadim Dich sanoo.

"Miksi haluamme muutosta? Miten haluamme muuttua? Mitä haluamme muuttaa?" Nämä olivat uudet kysymykset, joiden pohjalta muutosta alettiin ajaa ja johtaa. Käytännön työväline muutoksen johtamiseen oli pelikirja, joka on käytännössä sisäinen ohjeistus ja dokumentaatio moderniin työskentelyyn ja jonka avulla varmistettiin tärkein: jalkautus.

Projektissa lanseerattiin Office Training Portal, tehokas ja hyvin hyödynnetty keskittymä Office 365:een liittyvälle tiedolle kuten pelikirjoille ja nauhoitetuille opetussessioille. Rinnalle pystytettiin hengeltään epävirallisempi Yammer-ryhmä Smart Work 365. Aktiivinen viestintä varmisti, että käyttäjät löysivät relevantit sisällöt: Pelikirja oli O365 Training Portal -sivuston suosituimpia sisältöjä, ja Smart Work 365 on edelleen TOP 10 – suosituimmissa ryhmissä Yammerissa.

Suunnanmuutos työvälinekeskeisyydestä viestintäkeskeisyyteen oli suuri, mutta tarpeellinen. Viestintään valjastettiin paitsi asiantuntijoita, myös Fortumin omia vapaaehtoisia työntekijöitä eri tehtävistä ja maista. Heistä muodostettiin Champions-ryhmä tukemaan loppukäyttäjiä, ja he saivat tähän myös itse räätälöityä tukea.

Koulutukset olivat valtavan suosittuja ja pidettyjä. Yli 3 100 työntekijää rekisteröityi koulutuksiin, ja nauhoitteitakin katsottiin yli 900 kertaa. Keskiarvo koulutusten Net Promoter Scoressa oli yli 80. Net Promoter Score eli NPS on suositteluindeksi, joka kertoo, kuinka todennäköisesti osallistuja suosittelisi koulutuksia muille.

Työkalujen päivittäinen aktiivinen käyttö kasvoi merkittävästi: Teamsissa 78 %, OneDrivessa yli 100 % ja Yammerissa yli 300 %. Sekä sisäisen viestinnän määrä että laatu paranivat.

Kehitystä täytyy tapahtua koko ajan. Projekteista siirrytään prosesseihin. Seuraavana kehityskohteena Fortumilla onkin laajentaa O365-mahdollisuuksien käyttöä entisestään ja rohkaista hyödyntämään niitä. Esimerkiksi Teamsin koko potentiaalia ei ole vielä päästetty valloilleen ja määrällisisten mittareiden (esimerkiksi työvälineiden käyttöaste) sijasta halutaan keskittyä laadullisiin seikkoihin: miten välineitä käytetään parhaalla mahdollisella tavalla.

Jotta myös tulevaisuudessa päästään vähintään yhtä erinomaisiin tuloksiin, kulttuuriin ja muutoksen johtamiseen aiotaan kiinnittää huomiota myös jatkossa.