Pilviloikka pikavauhtia – näin Retta ja Huoneistokeskus rakensivat modernin 100% pilviympäristön

Syksyllä 2024 Retta ja Huoneistokeskus päätyivät laajaan uudistusprojektiin, kun aiemmin konsernin osana toiminut Retta Isännöinti myytiin ruotsalaisyritykselle. Jäljelle jääneiden yritysten IT-ympäristöt – niin infrastruktuuri kuin sovelluksetkin – tuli rakentaa uudelleen puhtaalta pöydältä.

Projektin jälkeen Huoneistokeskuksen tulevaisuus sai uuden suunnan: vuoden 2025 alussa yritys siirtyi uuden omistuspohjan alle, kun toimiva johto ja kotimainen sijoittajaryhmä ostivat yhtiön. Moderni pilviympäristö on sittemmin tukenut Huoneistokeskuksen matkaa itsenäisenä toimijana.

"Lähtötilanne oli haastava, sillä projektin aikataulu oli todella tiukka ja halusimme samalla saattaa loppuun jo vuosia pikkuhiljaa edistämämme pilviloikan. Tarvitsimme ratkaisuja, jotka olisivat sekä toimivia että tulevaisuuden kasvua tukevia", Retta-konsernin tietohallintojohtaja Ilkka Kemppainen kertoo.

Siirtymäprojekti oli hyvä kohta hankkiutua eroon kaikista lopuista on premise -ratkaisuista, kuten paikallisesta Active Directorystä ja siihen liittyvistä palveluista, tulostuspalveluista, sekä kaikista lopuista liiketoimintajärjestelmistä, joita ei oltu vielä siirretty SaaS-palveluiksi. Vanhojen järjestelmien ylläpito oli monimutkaista, kallista ja rajoitti liiketoiminnan kehittämistä ketterämmäksi.

Projektissa Rettalle ja Huoneistokeskukselle rakennettiin kokonaan uusi IT-infrastruktuuri, joka käsitti niin verkot, työasemaympäristöt kuin liiketoimintajärjestelmätkin. Aikataulu oli tiukka, sillä yrityskauppojen vuoksi koko projekti tuli saada valmiiksi neljässä kuukaudessa.

Kokonaisprojekti toteutettiin kuudessa eri osa-alueessa. Näistä yhtenä oli Context&:n vastuulle annettu Microsoft-ympäristöjen suunnittelu, kehittäminen sekä migraatiot vanhoista järjestelmistä. Hyödynnettyjä ratkaisuja oli useita, kuten esimerkiksi Microsoft OneDrive, Teams ja SharePoint.

Context&:n tiimi loi Rettalle alustavan projektisuunnitelman sen kokemuksen perusteella, mitä heillä oli aikaisemmista vastaavanlaisista projekteista. Aikataulusyistä olemassa ollut data siirrettiin sellaisenaan pilveen, joskin siirrettävän datan määrä yllätti kaikki.

Vähemmän byrokratiaa, enemmän päätöksiä

Yksi suurimmista haasteista oli projektin laajuus ja aikataulutus – mukana oli kaikkiaan noin 175 henkilöä, joista 20 sulavalaista. Työtä tehtiin useissa rinnakkaisissa aliprojekteissa ja tiiviissä yhteistyössä eri toimittajien kesken.

Koska projekti koski laajaa joukkoa käyttäjiä ja eri IT-järjestelmiä, oli riippuvuuksien tunnistaminen avainasemassa. Uusien palveluiden käyttöönotto ja pilvimigraatiot vaativat sulavalaisilta tarkkaa koordinointia, jotta siirtymä häiritsisi loppukäyttäjiä mahdollisimman vähän.

Yllättäen siirtymän yhdeksi suurimmista haasteista osoittautuivat vanhat tiedosto- ja tulostuspalvelut. Huoneistokeskuksen osalta tiedostopalvelut pystyttiin korvaamaan Teamsilla, mutta Rettan osalta nämä rakennettiin Azure Files -pilvipalveluun.

Projektin myötä Huoneistokeskus ja Retta ovat siirtyneet kokonaan moderniin pilviympäristöön, mikä tukee joustavampaa ja tehokkaampaa työskentelyä. SharePointin ja Teamsin ansiosta tarvittavat tiedostot löytyvät jäsennellysti ja niitä voi jakaa tietoturvallisesti organisaation sisällä. Yhdessä palvelut mahdollistavat saumattoman yhteistyön eri tiimien ja työntekijöiden välillä.

SaaS-pohjainen järjestelmä pystyy joustavasti mukautumaan liiketoiminnan tarpeisiin, olipa kyseessä uusien käyttäjien lisäys tai palveluiden laajentaminen. Luonnollisesti palvelut toimivat sekä tietokoneella että mobiilissa.

"Nyt IT-infrastruktuuri tukee liiketoimintaamme. Käyttäjät ovat ottaneet uudet työkalut hyvin vastaan, ja työskentely on huomattavasti sujuvampaa kuin aiemmin", Kemppainen kertoo.

Pilveen rakennetun perustan myötä kummatkin yritykset voivat jatkaa prosessien kehittämistä ja hyödyntää entistä paremmin Microsoftin ekosysteemin työkaluja. Erityisesti tekoälyratkaisujen, kuten Copilotin, käyttömahdollisuuksia tutkitaan.