5+1 vinkkiä johdolle Copilotin hyötyjen maksimointiin

Paras aika aloittaa tekoälyn hyödyntäminen oli eilen ja toiseksi paras on nyt. Mukaan pääsee nopeastikin, kunhan otat johtajana huomioon muutaman käytännön, joiden avulla saat Copilotista parhaat hyödyt irti niin ihmisten johtamisessa kuin käytön kehittämisessä.

Tekoälyn käyttöönotto ja hyödyntäminen on ennen kaikkea muutosmatka ja liiketoiminnan kehitystä. Hyödyt syntyvät liiketoiminnoissa - ja ne syntyvät harvoin sattumalta. Tämä ajatus, johon myös supersuosittu Copilotin käyttöönoton palvelumme perustuu, on vain vahvistunut lukuisien asiakashankkeiden myötä. Jaamme tässä nyt vinkkilistan, joka auttaa pitämään fokuksen oikeissa asioissa ja vauhdin sopivana.

Käyttötapauksia löytyy paljon toimialalta toiselle kulkevina yleisinä arkea tehostavina ideoina. Mutta kaikkein arvokkaimmat - ne, jotka osuvat teidän prosesseihin, asiakkaisiin ja kieleen - löytyvät organisaation sisältä. Kun Copilot on otettu käyttöön niin, että henkilöstö osaa käyttää sitä ja uskaltaa kokeilla, syntyy usein yllättävänkin hyviä lopputuloksia.

Muutamia esimerkkejä, joissa ennakkoluuloton ajattelu sai aikaan hienoja lopputuloksia:

• Terveydenhuoltoalalla muistioiden tekeminen mullistui Copilotin avulla. Hoitajan tehtäviin kuului tehdä tapaamisista muistio englanniksi, mikä oli aikaa vievää ja kuormittavaa. Hoitaja keksi käyttää Teamsin Copilotia: hän puhui muistiinpanot ja pyysi Copilotia tekemään niistä tiiviin ja täsmällisen kirjallisen version englanniksi. Aikaa potilastyöhön säästyi tunteja viikossa.
  

• Vähittäiskaupan alalla johtoryhmän edustaja hyödynsi OneNoten Copilottia ajaessaan autolla. Hän luonnosteli strategiaa puhumalla, OneNote litteroi puheen tekstiksi, ja Copilot auttoi muotoilemaan sisällöstä loogisen strategiadokumentin.
  

• Mediassa toimittaja valmistautui haastatteluun: hän pyysi Copilotia rakentamaan haastattelukysymyksiä viestintätoimistosta tulleen taustaviestin ja aiheesta aiemmin kirjoitettujen juttujen perusteella. Haastattelu tallennettiin, ja Copilot auttoi rakentamaan jutturungon keskustelun pohjalta. Varsinainen jutun kirjoittaminen jäi toimittajalle, mutta prosessi tehostui selvästi.

Kun käyttötapauksia kerätään, tee siitä helppoa: yksi paikka ideoille, kevyt tapa arvioida hyöty/vaiva, ja selkeä malli jakamiseen. Usein paras liikkeellelähtö on yhdistelmä “nopeat voitot” + muutama kunnianhimoisempi keissi, jossa uskalletaan miettiä tekemistä uusiksi.

Uusia käyttötapauksia ja liiketoiminnan kehityskohteita voi etsiä esimerkiksi design thinking -metodeilla liiketoiminnoista, tiimeistä tai muuten valituista ryhmistä. Tyypillinen tapa on löytää ongelmia, joita ratkotaan ja poistetaan tekoälyn avulla.

Kannattaa pitää mielessä kaksi polkua: (1) kustannussäästöt ja sujuvuus – vähemmän kitkaa ja toistoa - sekä (2) aivan uudenlaiset toimintamallit. Aina ongelmaa ei tarvita. Onnistunut Copilot-käyttötapaus syntyy usein vain ajattelemalla nyt tehtävää asiaa uudella tavalla. Periaatteessa täysin hyvin toimiva tapa tehdä asioita voi olla tekoälyn maailmassa turhan monimutkainen, mutta kukaan ei ole tullut kyseenalaistaneeksi sitä.

Hyvä nyrkkisääntö: jos työssä on paljon lukemista, tiivistämistä, luonnostelua, vaihtoehtojen punnintaa tai tiedon etsimistä useasta lähteestä, Copilot on usein vahvoilla. Jos taas kyse on selkeästä “jos X niin Y” -automatiikasta, kannattaa katsoa rinnalle myös työnkulkuja ja automaatiota (esimerkiksi Power Platform). Usein paras lopputulos syntyy yhdistelmästä: ensin prosessi järkeväksi, sitten automaatio ja tekoäly kiihdyttämään.

Esimerkillä ja edestä johtaminen on onnistuneen muutosmatkan edellytys. Muutoksesta jää paljon pois, jos johto ei ole mukana omalla esimerkillään ja tekemässä aktiivisesti linjauksia. Tämä tarkoittaa ihan konkreettisesti kalenteriaikaa: opettele tekoälyn käyttöä, löydä omia käyttötapauksia ja juurruta tapoja käyttää Copilotia omassa työarjessa. Kun kerrot omista onnistumisista (ja joskus myös kömmähdyksistä), annat muille luvan kokeilla.

Johdon kannattaa olla mukana myös ratkaisujen kehittämisessä. Rakentakaa Copilot-tekemiselle ohjausryhmä tai vähintään säännöllinen foorumi, jossa liiketoiminnot ja johto pysyvät pulssilla: mitä opittiin, mikä tuotti hyötyä, mikä jäi torsoksi, mihin panostetaan seuraavaksi.

Samalla kannattaa sopia pelisäännöt: mitä tietoa Copilotille voi syöttää, miten luottamuksellisuus huomioidaan, miten lähdeviitteet ja sisällön faktantarkistus tehdään. Kun rajat ovat selkeät, tekoälyarki on yllättävän huoleton.

Teknisen toimivuuden ja käyttöönoton teknisten vaiheiden testauksen voi tehdä hyvin tietohallinnossa. Mutta laajempi pilotointi ja Copilotin hyötyjen etsintä kannattaa tehdä mahdollisimman laajasti. IT:stä saa valtavasti hyviä näkemyksiä, mutta siellä on myös paljon “kikkojen ja oikopolkujen” mestareita. Liiketoiminnoissa ja tukifunktioissa luonnollinen kieli ja Copilotin kyky sparrata, tiivistää ja ehdottaa vaihtoehtoja voi tuoda suurimmat hyödyt.

Pilotti toimii parhaiten, kun siinä on mukana erilaisia rooleja ja työprofiileja: paljon asiakastyötä, paljon dokumentteja, paljon kokouksia, paljon analyysiä. Valitkaa mukaan myös niitä, jotka suhtautuvat varauksella – heiltä tulevat usein tärkeimmät kehitysehdotukset.

Ja muista: kaikkea ei tarvitse (eikä kannata) yrittää ratkaista Copilotilla. Joissain tapauksissa järkevämpää on automatisoida tai luoda uutta työnkulkujen avulla, tai muuttaa työn tekemisen tapoja tehokkaammiksi. Sen jälkeen Copilot voi tehostaa toimintaa merkittävästi, kun se pääsee “hyvän prosessin päälle”.

Kehitysvauhti on huimaa ja uusien ominaisuuksien ja kyvykkyyksien kanssa kannattaa olla valmis toimimaan ketterästi. Uusia kohteita Copilotin hyödyntämiselle löytyy jatkuvasti lisää. Kartalla pysyäkseen organisaation tulee tietää, mitä tuotepäivityksistä tulee ulos - mutta yhtä tärkeää on sisäinen tiedon jakaminen.

Yhdessä paikassa löydetty hyödyllinen käyttötapaus voi olla laajennettavissa ja organisaation hyödyt moninkertaistuvat. Tee siis näkyväksi: “kuukauden käyttötapaus”, lyhyet demot, sisäinen kanava, jossa jaetaan parhaat promptit ja opit, sekä paikka, josta löytyy yhteiset ohjeet.

Kun kokonaisuus kasvaa, on myös hyvä pitää mukana hallinnan näkökulma: käyttöoikeudet, tiedon suojaus, auditointi ja se, miten Copilotin mahdolliset laajennukset (kuten omat agentit) julkaistaan ja pidetään ajan tasalla. Käyttö saa olla helppoa - taustalla voi silti olla fiksu järjestys.

Copilot on liiketoiminnan tukemiseen ja kehittämiseen tarkoitettu työväline. Silti ominaisuuksia opetellessa ja käyttötapauksia testaillessa pipoa ei kannata pitää liian kireällä. Ihmisten pitää uskaltaa kokeilla ja välillä myös hassutella.

Positiivinen ja oppimiseen tukeva tunnetila on yllättävän iso menestystekijä. Kun kokeilu on sallittua ja epäonnistuminen on dataa, oivalluksia syntyy enemmän, ja ne oikeasti jäävät elämään arjessa. Tekoäly mullistaa työelämää, joten kannattaa kokeilla monenlaisia keinoja. Joskus parhaat ideat ja arkeen juurtuvat tekemisen tavat syntyvät juuri niistä hetkistä, kun kokeiluille nauretaan yhdessä.