Kuinka xPM uudistaa kapasiteetin suunnittelua eri työtehtävissä

Resurssien oikea hallinta on yksi organisaation haastavimmista tehtävistä; vaikka luulisi onnistuneensa siinä, roolit muuttuvat, projektien aikataulut viivästyvät, avainhenkilöt lähtevät lomalle tai strategiset painopisteet muuttuvat. Juuri tämän vuoksi resurssien kysynnän ja kapasiteetin hallinta on muutakin kuin pelkkää aikataulutusta. Sinulla on oltava oikeat resurssit oikeaan aikaan – nykyisten prioriteettiesi mukaisesti.

xPM ottaa tämän jakautumisen huomioon – toimimaan sen kanssa, ei sitä vastaan.

Miksi perinteinen resurssienhallinta ei riitä

Monissa organisaatioissa resurssisuunnittelu on lukittu projektiaikatauluihin ja erillisiin tiimeihin. Tämä jättää usein pois palapelistä kriittisen palan: operatiivisen toiminnan. Nykyään projektit ja toimitukset tapahtuvat eri osastojen välillä, ja usein joku täysin eri alalta oleva henkilö vie projektin maaliin. Tämä voi olla niin yksinkertaista kuin talousosaston työntekijä, joka tukee IT-hanketta, tai HR-asiantuntija, joka hoitaa sekä vaatimustenmukaisuus- että muutosprojekteja, tai yleisempää palvelu- ja tukitoimintaa, jossa annetaan erityistä huomiota projektin viemiseksi maaliin. Nykyään ihmiset osallistuvat monenlaisiin työtehtäviin, eivätkä vain useisiin projekteihin. Siinä xPM astuu kuvaan.

Yhtenäinen näkymä kaikkeen työhön

xPM tarjoaa yhtenäisen lähestymistavan resurssien ja kapasiteetin hallintaan tarjoamalla näkyvyyden kaikkiin työtyyppeihin – projekteihin, toimintoihin, aloitteisiin ja muihin. Kyse ei ole siitä, että ihmiset pakotettaisiin tiettyihin lokeroihin. Kyse on siitä, että tunnistetaan, miten he jo nyt vaikuttavat toisiinsa, ja käytetään tätä tietoa resurssien käytön optimoimiseen tavalla, joka on linjassa strategisten prioriteettien kanssa.

Kuvittele, että tunnistat projektin ja päivittäisen toiminnan yhtymäkohdat ja osoitat resurssin, joka voi tehokkaasti osallistua molempiin. Se on todellista strategista arvoa.

Toiminnan muuttaminen strategisiksi voimavaroiksi

Liian usein operatiivista toimintaa kohdellaan kuin mustaa laatikkoa, joka on välttämätön mutta irrallaan strategisista tavoitteista. xPM:ssä operatiivinen toiminta on täysin integroitu resurssienhallintamalliin. Tämä tarkoittaa, että et mittaa vain projektien tuottoa, vaan kaikkien tiimiesi toimintojen tuottoa.

Kysy itseltäsi:

- Kuinka monta resurssia on sidottu projektivaiheeseen?

- Missä näemme todellisia tuloksia?

- Missä meidän pitäisi lisätä resursseja parempien tuottojen saavuttamiseksi?

xPM:n avulla nämä eivät ole hypoteettisia kysymyksiä, vaan käytännönläheisiä oivalluksia.

Kartoittamalla kysynnän kaikissa työtehtävissä xPM auttaa projektinhallintayksiköitä (PMO) osoittamaan oikeat henkilöt, joilla on oikeat taidot, paitsi projekteihin myös tehtäviin, jotka yhdistävät päivittäisen toiminnan pitkän aikavälin tavoitteisiin. Näin organisaatiosta muuttuu reaktiivinen resurssien jakaja strategiseksi mahdollistajaksi.

Parempi resurssien kohdentaminen tarkoittaa parempaa strategian toteuttamista. xPM:n avulla saat kokonaiskuvan kaikentyyppisestä kysynnästä, mikä takaa resurssien optimaalisen kohdentamisen: voit osoittaa oikeanlaisen osaamisen omaavat henkilöt eri työtehtäviin sekä yhdistää operatiiviset tehtävät strategian toteuttamiseen. Tämä tarkoittaa, että organisaatiosta voi tulla pitkän tähtäimen strateginen toimija. Tavoitteita eivät tue pelkästään projektit, vaan koko organisaatio.