Power BI -opas: Kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaaksesi

Power BI on Microsoftin raportointi- ja analytiikkatyökalu, jota käytetään datan yhdistämiseen ja visualisointiin erilaisista lähteistä. Tietoa voidaan tuoda sekä organisaation omista järjestelmistä että pilvipohjaisista palveluista ja tiedostoista. Power BI tukee laajasti eri tietokantoja, pilvipalveluita ja rajapintoja ja tuki uusille tietolähteille laajenee jatkuvasti tuotteen kehittyessä.

Power BI -opas julkaistiin alun perin jo 2017, mutta sitä on päivitetty säännöllisesti vastaamaan tämänhetkistä Power BI -tuotetta. Viimeisimmän päivityksen ovat tehneet asiantuntijamme Pentti Hämäläinen ja Pauliina Heikkilä toukokuussa 2026.

Power BI soveltuu sekä nopeaan ad-hoc tyyppiseen itsepalveluraportointiin että keskitetympään ja hallitumpaan liiketoiminnan ohjaamaan organisaatiotason raportointiin. Tästä syystä käyttötavat vaihtelevat merkittävästi ja raportteja tai laajempia raportointiratkaisukokonaisuuksia voivat toteuttaa hyvin erilaiset henkilöt käyttäjistä aina BI-asiantuntijoihin asti.

Raportit toteutetaan Power BI Desktop ‑ohjelmalla tai Power BI Service ‑pilvipalvelussa. Loppukäyttäjät tarkastelevat raportteja Power BI Servicessä selaimella ja mobiilisovelluksilla, tai upotettuna esimerkiksi intraan ja Microsoft 365 ‑palveluihin, kuten SharePointiin, Teamsiin ja PowerPointiin, sekä Power Platform ‑ratkaisuihin, kuten Power Apps ‑sovelluksiin.

Raportteja voidaan upottaa myös kustomoituihin liiketoimintasovelluksiin sovelluskehittäjien toimesta, ja visualisointien upotus julkisille verkkosivuille on myös mahdollista. Pilvipalvelun sijaan raportteja voidaan jakaa myös paikallisen Power BI Report Serverin avulla.

Voit tutustua julkisesti nähtävillä oleviin Power BI -raportteihin Microsoftin Data Stories Galleriassa. Sieltä saa hyviä vinkkejä myös omiin raportteihin ja visuaalien käyttöön.

Microsoft kehittää Power BI:tä edelleen aktiivisesti ja kuuntelee käyttäjien toiveita. Kehitys on avointa ja kuka tahansa voi ehdottaa ideoita, äänestää niitä ja seurata ideoiden etenemistä ideafoorumilla.

Microsoft Fabric on kaikenkattava analytiikkaratkaisu yrityksille. Fabric kattaa kaikki toiminnot dataliikenteestä reaaliaikaiseen analytiikkaan ja liiketoimintaälyyn. Se tarjoaa kattavan valikoiman palveluita, mukaan lukien datalaket, tietojenkäsittelyn ja integroinnin, kaikki samasta paikasta. On tärkeää huomata, että Fabric ei korvaa Power BI:tä vaan Power BI on osa Fabricia. 

Fabric on Microsoftin nykyinen tapa tarjota kapasiteettipohjaiset Power BI ‑ominaisuudet. Se korvaa aiemmin käytössä olleen Power BI Premium ‑kapasiteetin ja sisältää Premiumiin kuuluneet ominaisuudet (pl. Power BI Report Serveriä pienemmissä kapasiteeteissa). Osalla organisaatioista voi silti edelleen olla Power BI Premium käytössä olemassa olevien sopimusten perusteella. 

Kapasiteettia on saatavilla useissa eri kokoluokissa (F2–F2048). Tämä mahdollistaa premium‑tason ominaisuuksien hyödyntämisen myös pienemmissä ympäristöissä verrattuna aiempaan Premium‑malliin. Fabric‑kapasiteettia voi käyttää joko jatkuvana varauksena tai käytön mukaan laskutettavana, ja kapasiteetin voi tarvittaessa myös sammuttaa ja käynnistää uudelleen. 

Raporttien tekijät tarvitsevat edelleen Power BI Pro ‑lisenssin. Raporttien katselijat sisältyvät Fabric‑kapasiteettiin F64‑tasosta alkaen, jolloin raportteja voidaan jakaa laajalle käyttäjäjoukolle ilman erillisiä käyttäjäkohtaisia Pro‑lisenssejä. Tätä pienemmissä kapasiteeteissa myös raporttien katselijoilla tarvitaan Power BI Pro. 

Karkeasti Power BI Premium P1:tä vastaava taso on Fabric F64. Sen suuntaa‑antava hinta on noin 4 500 € kuukaudessa varattuna kapasiteettina tai noin 10,40 € tunnissa käytön mukaan laskutettuna. Pienemmät Fabric‑tasot alkavat noin 140 € kuukaudessa tai tuntihinnoitteluna noin 0,33 € / h (F2). Ajantasaiset hinnoittelu‑ ja lisenssitiedot voit tarkistaa Microsoftin sivuilta.

Power BI:n avulla dataa voi esittää erilaisina mittareina sekä vuorovaikutteisina visualisointeina ja se soveltuu mainiosti itsepalveluraportointiin (Self-Service BI). Raporttien laatiminen on siis mahdollista toteuttaa entistä lähempänä loppukäyttäjiä tai heidän itsensä toimesta. Helppokäyttöisyydestään ja edullisesta hinnoittelustaan johtuen Power BI:stä on tullut tärkeä raportointi- ja analysointiväline esimerkiksi kontrollereille ja analyytikoille.

Kuka tahansa pystyy lyhyellä opastuksella tekemään esivalmistelluista tietomalleista uusia visualisoituja raportteja, sillä niiden laatiminen on helpompaa ja intuitiivisempaa kuin esimerkiksi Excelin pivot-taulukoiden luonti. Parhaimmillaan raporttisivun saa aikaan muutamissa minuuteissa ja koska visualisoinnit ovat keskenään vuorovaikutteisia, dataa voi helposti tarkastella eri näkökulmista ja siihen voi porautua eri tavoin.

On kuitenkin hyvä huomata, että itsepalveluraportointi voi tarkoittaa eri organisaatioissa eri asioita ja Power BI:n osaamistarve vaihtelee hyvin paljon mallista riippuen:

1. Liiketoiminnan ohjaama omatoiminen itsepalveluraportointi (Business Led Self-Service BI)

Pienessä organisaatiossa itsepalveluraportointi voi tarkoittaa esimerkiksi kontrollerin tai talouspäällikön täysin itse toteuttamaa raportointia ilman IT:n taustatukea. Tällöin tietolähteet saattavat olla tiedostopohjaisia, kuten Exceleitä tai esimerkiksi erilaisista järjestelmistä ”exportattuja” csv-tiedostoja, eikä raporttien laatijalla itsellään ole mahdollisuutta vaikuttaa lähdejärjestelmästä saatavan datan rakenteisiin, vaan datan muokkaus raportoitavaan muotoon tapahtuu PBI Desktopin kyselyissä.

Tällainen käyttö edellyttää monipuolista PBI Desktop -ohjelman osaamista. Erityisesti, jos raportteihin pitää yhdistellä dataa useista eri aineistoista. Kun Power BI julkistettiin vuonna 2015, käyttäjät olivat alunperin pääsääntöisesti omatoimisia itsepalvelukäyttäjiä, sillä alkujaan Power BI:n ominaisuudet eivät tarjonneet vielä mahdollisuuksia keskitetympään IT:n ohjaamaan raportointiin.

2. IT:n ohjaama itsepalveluraportointi (IT Managed Self-Service BI)

Isommassa organisaatiossa Power BI ‑itsepalveluraportointi tarkoittaa usein sitä, että käyttäjät keskittyvät raporttien ja visualisointien laatimiseen valmiiden tietomallien pohjalta. IT vastaa keskitetysti tietovarastoista, tietomalleista ja laskennasta sekä niiden ylläpidosta. Näin itsepalvelukäyttäjien ei tarvitse huolehtia tietomallinnuksesta tai laskennallisista mittareista, ja tekninen osaamistarve on selvästi pienempi.

Itsepalveluraportointi voi olla myös näiden kahden mallin yhdistelmä, jolloin raportoinnissa hyödynnetään sekä itse toteutettuja tietomalleja että IT:n tarjoamia keskitettyjä malleja.

Power BI:n rooli keskitetyn raportoinnin välineenä on kasvanut merkittävästi, ja viime vuosina sitä on alettu hyödyntää yhä useammin osana laajempia enterprise‑tason ratkaisuja. Microsoft Fabric on vahvistanut tätä suuntaa tarjoamalla yhtenäisen alustan, jossa raportointi, tietomallit ja muu analytiikka kytkeytyvät aiempaa tiiviimmin yhteen.

Monissa organisaatioissa Power BI:tä käytetään nyt tavalla, jossa IT vastaa datan rakenteista, tietomalleista ja yhteisistä laskennoista, ja Power BI toimii raportointi‑ ja visualisointikerroksena näiden päälle. Käytännössä raportit rakennetaan keskitetyn ja hallitun tietomallin päälle, jonka taustalla voi olla esimerkiksi tietovarasto tai muu yhteinen datalähde.

Kun raportointia käytetään laajasti koko organisaatiossa, on tärkeää sopia yhteisistä pelisäännöistä. Konkreettisia päätöksiä ovat esimerkiksi:

• tuodaanko data Power BI:hin ja päivitetäänkö se ajastetusti (Import) vai

• käytetäänkö suoraa yhteyttä taustajärjestelmiin, jolloin raportit näyttävät lähes reaaliaikaista tietoa (Direct Query, Live Connection, Direct Lake).

Valintaan vaikuttavat tyypillisesti datan määrä, raporttien suorituskykyvaatimukset (esimerkiksi kuinka nopeasti raporttien odotetaan reagoivan käyttäjän valintoihin) sekä se, kuinka tuoretta tietoa raporteissa tarvitaan.

Käytännön toteutuksissa keskitetty raportointi ei useinkaan ole yksi ja sama malli kaikkialla. Esimerkiksi talousraportointi voi perustua täysin keskitettyyn tietomalliin, kun taas operatiivisemmassa raportoinnissa hyödynnetään joustavampia ratkaisuja tai yhdistellään eri lähestymistapoja. Power BI ja Fabric mahdollistavat nämä erilaiset mallit saman ympäristön sisällä, kunhan kokonaisuutta hallitaan suunnitellusti. Teknistä lisätietoa löytyy mm. Microsoftin kattavista white paper -dokumenteista.

Power BI -käyttäjät voi jakaa neljään eri rooliin:

1. BI-kehittäjät, jotka vastaavat raportoinnin taustaratkaisuista, keskitetystä tiedon mallinnuksesta ja yhteisistä laskennoista. He rakentavat ja ylläpitävät Power BI ‑ympäristön perusrakenteita osana IT‑ tai data‑tiimiä.

2. Teknisesti orientoituneet käyttäjät, jotka toteuttavat myös Power BI -ratkaisuita eli laativat kyselyitä, toteuttavat tiedon mallinnuksen kuten taulujen yhdistämisen, laativat laskennallisia kaavoja ja mittareita DAX-kielellä. Tällaiset henkilöt työskentelevät joko liiketoiminnan puolella tai IT-tiimissä.

3. Raporttien ja koontinäyttöjen laatijat, jotka tuntevat dataa riittävän hyvin, jotta kykenevät toteuttamaan olemassa olevista malleista raportteja.

4. Loppukäyttäjät, jotka hyödyntävät raportteja ja koontinäyttöjä päätöksenteon taustalla Power BI Copilotin tukemana.

Kyselyt, tiedon mallinnus, laskentalogiikka ja visualisoinnit toteutetaan pääosin Power BI Desktop ‑ohjelmalla. Samoja asioita voidaan tehdä laajasti myös Power BI Service ‑pilvipalvelussa, jossa kehitystyö onnistuu selaimen kautta, vaikkakaan kaikki Desktopin ominaisuudet eivät vielä ole käytettävissä.

Valmiit raportit julkaistaan joko Power BI Serviceen tai organisaation omassa ympäristössä käytettävälle Power BI Report Server -raportointipalvelimelle, josta ne jaetaan loppukäyttäjille.

Kyselyt ja tietomallin luo tyypillisesti henkilö, joka tuntee riittävän hyvin yrityksen tietojärjestelmät ja datan sisällön, kuten BI-asiantuntija, kontrolleri tai analyytikko.

Yksinkertaisia muutamista tauluista muodostuvia tietomalleja oppii tekemään kuka tahansa, joka ymmärtää esimerkiksi Excelin PHAKU (VLOOKUP) -funktion toimintaperiaatteen tai relaatiotietokantojen perusidean. Jos raportoitavana on vain yksi luettelo kuten tietokannasta ladattu näkymä tai yksittäinen .csv-tiedosto, ei osaamista tarvita senkään vertaa.

Laajempien kokonaisuuksien toteutus edellyttää hyvää relaatiotietokantojen ja ns. dimensionaalisen mallinnuksen perusperiaatteiden tuntemusta sekä mahdollisuutta opiskella laskennassa käytetyn DAX-kielen perusperiaatteet.

Kyselyt Power Queryssä

Kyselyt eli datan lataus ja muokkaus tehdään PBI Desktopissa olevassa Power Query -apuohjelmassa. Power Queryssä on satoja erilaisia muunnos- ja muokkausmahdollisuuksia, kuten desimaalipisteiden korvaaminen pilkuilla, sarakkeiden pilkkominen osiin, termin korvaaminen toisella, datan kääntäminen tai ryhmittely eri tavoin jne. Kyselyeditorin datan muokkausmahdollisuudet ovat todella monipuoliset. Voit tutustua aiheeseen tarkemmin Microsoftin Power Query ‑oppaassa.

Tietomallit

Tietomallin laatiminen tarkoittaa ladattujen taulujen yhdistämistä toisiinsa jonkun yksilöivän id-tiedon perusteella, kuten asiakasnumeron. Tietomallin laatimiseen liittyy myös esimerkiksi sarakkeiden muotoilu, lajittelujärjestysten määritys ja kenttien luokittelu vaikkapa maantieteellisiksi tiedoiksi, jotta tietoa voi visualisoida karttoina.

DAX

Lisäksi tietomalliin lisätään DAX-kielellä kaavoja, joita kutsutaan mittareiksi (measures) tai lasketuiksi sarakkeiksi (calculated columns). Jotta ratkaisusta tulee helposti ylläpidettävä sekä laajennettava ja se tukee mahdollisimman hyvin laskentaa, malli olisi hyvä toteuttaa ns. dimensionaalisena tähtimallina: Why data modeling is important in Power BI

Visualisointi ja raportointi

Visualisointi ja raportointi tarkoittavat raporttitiedostojen ja -sivujen luontia. Visualisointeja on helppo luoda ja raporttisivut ovat automaattisesti vuorovaikutteisia, joten esimerkiksi raporttisivulla olevan pylväskaavion yhden pylvään napsautus vaikuttaa siihen, mitä muissa saman raporttisivun visualisoinneissa näytetään.

Power BI:n sisäänrakennettujen visualisointien lisäksi raporttitiedostoihin voi ladata käyttöön mukautettuja visualisointeja (custom visuals) ja sovelluskehittäjät voivat luoda niitä lisää erilaisiin tarpeisiin.

Power BI Desktop on saanut juurensa Excelistä

Power BI Desktop tuntuu usein tutulta niille, joille Excelin Power Query, Power Pivot ja DAX‑laskenta ovat ennestään tuttuja. Power BI pohjautuu samoihin perusideoihin, mutta tuo nämä Excelissä erillisinä lisäosina olleet toiminnot yhteen yhtenäiseksi työkaluksi.

Käytännössä Power BI Desktopissa tehdään samat asiat, mutta selkeämmin ja hallitummin. Data haetaan ja muokataan Power Queryssa, joka myös Excelistä löytyy, sen päälle rakennetaan tietomalli ja DAX‑laskennat Power Pivot ‑henkisesti, ja lopuksi tieto esitetään vuorovaikutteisina raportteina ja visualisointeina.

Samaa teknistä perustaa hyödynnetään myös laajemmissa Microsoftin analytiikkaratkaisuissa. Tämän vuoksi Power BI Desktop toimii luontevana työkaluna sekä yksittäisten raporttien tekemiseen että osana keskitettyä ja hallittua raportointikokonaisuutta.

Vaikkakin PBI Desktop on saanut juurensa Excelistä, se on saanut paljon vaikutteita myös muista raportointityökaluista kuten Tableau ja Qlik. Gartner on tosin jo useita vuosia nostanut Microsoftin Tableaun ja Qlikin edelle omissa arvioissaan. 

Voit aloittaa PBI Desktopiin tutustumisen lataamalla ja asentamalla sen joko Microsofin sivuilta tai Microsoft Storen kautta. Hyödynnä samalla näitä ohjeita: Power BI Desktopin käytön aloittaminen tai katso Getting Started with the Power BI Desktop -video Microsoft Power BI:n YouTube -kanavalla.

Mikäli raporttien jakelumenetelmänä käytetään pilvipalvelua, Power BI Desktopilla toteutetut mallit ja/tai raportit julkaistaan Power BI Serviceen, jossa raportteja ja tietomalleja jaetaan ja käytetään selaimen tai mobiilisovellusten kautta. Palvelu toimii raporttien elinkaaren hallinnan ja jakelun keskuksena.

Pilvipalvelussa raportit ja niihin liittyvät tietomallit sijoitetaan työtiloihin. Työtila toimii paikkana, jossa raportointia ylläpidetään. Työtilat on yleensä tarkoitettu raporttien tekijöille ja ylläpitäjille, ei varsinaisille loppukäyttäjille. Heille voidaan jakaa työtilasta yksittäisiä raportteja tai paketoida niitä laajemmiksi kokonaisuuksiksi, eli Power BI sovelluksiksi (Power BI App). Sovellukset tarjoavat hallitun tavan jakaa raporttikokonaisuuksia eri käyttäjäryhmille ilman, että käyttäjillä on pääsyä kehitysympäristöön.

Mikäli käytetään pilvipalvelua, yksittäinen Power BI -ratkaisu voidaan halutessa erottaa kahteen osaan:

1. tekniseen osaan (shared semantic models), joka sisältää kyselyt ja tietomallin sekä 

2. erillisiin visualisointitiedostoihin, jotka on kytketty ns. live-yhteydellä teknisiin mallitiedostoihin.

Tällä tavalla ratkaisuiden toteutusvastuun voi jakaa eri henkilöille ja eri henkilöt voivat muodostaa keskitetyistä tietomalleista erilaisia raporttikokonaisuuksia esimerkiksi eri kohderyhmille.

Pilvipalvelussa voidaan ajastaa datan päivitys, hallita raporttien käyttöoikeuksia sekä käyttää raportteja selaimessa, mobiililaitteilla ja osana Microsoft 365 ‑palveluita, kuten SharePointia ja Teamsia.

Pilvipalvelu tarjoaa tämän lisäksi muun muassa:

• raporttien käyttötilastot

• hälytykset, jotka ilmoittavat tiettyjen arvojen muutoksista

• käyttäjäkohtaisen tiedon rajaamisen

• näkymän raporttien ja tietomallien välisiin riippuvuuksiin

Raportteja voidaan myös luoda ja muokata selaimessa Power BI Servicessä, mutta monimutkaisempi tietomallinnus ja laskentalogiikka toteutetaan edelleen usein Power BI Desktopissa.

Käytännössä Desktop ja Service täydentävät toisiaan, eivät korvaa.

Power BI -pilvipalvelussa on tarjolla myös erilaisia valmiita sovelluksia. Nämä ovat Microsoftin tai kolmansien osapuolien tarjoamia valmiita kokonaisuuksia, jotka pohjautuvat tiettyihin pilvipalveluihin, kuten Microsoftin omiin liiketoimintasovelluksiin . Näiden avulla raportointia voidaan ottaa käyttöön nopeasti ilman, että kaikki raportit rakennetaan itse alusta asti. Osa sovelluksista on ilmaisia ja osa vaatii erillisen lisenssin ostamisen.

Sovellukset sisältävät valmiiksi määritellyn tietopohjan, raportteja ja näkymiä, ja niiden käyttö edellyttää yleensä käyttäjätunnusta kyseiseen taustajärjestelmään. Sovellukset toimivat pääosin suoraan Power BI -pilvipalvelussa, eikä niiden rakennetta tai taustalla olevaa tietomallia voi valitettavasti aina muokata Power BI Desktopissa.

Osasta Microsoftin omiin tuotteisiin liittyvistä sovelluksista on kuitenkin saatavilla myös Power BI Desktop ‑tiedostoja. Näiden pohjalta raportointia voidaan laajentaa, muokata laskentaa ja yhdistää mukaan muita tietolähteitä. Esimerkkinä tästä ovat Dynamics 365 -ratkaisuihin liittyvät valmiit mallit, joita voidaan hyödyntää oman raportoinnin lähtökohtana. 

Lisätietoja pilvipalvelusta: Power BI -palvelun käytön aloittaminen

Power BI -pilvipalveluiden rinnalle on saatavilla Power BI Report Server, jotta Power BI -toteutuksia voi jakaa myös ilman pilvipalvelua omassa konesalissa. Report Server on ominaisuuksiltaan pilvipalvelua suppeampi, esimerkiksi koontinäytöt (dashboards) puuttuvat eikä Power BI -ratkaisua pysty jakamaan kahteen osaan (tekniikka ja visualisoinnit).

Jos käytetään raportointipalvelinta, PBI Desktopista pitää käyttää palvelimelle optimoitua versiota.

Lisätietoja: Mikä on Power BI -raporttipalvelin?

PBI Desktop on ilmainen ja sen voi asentaa mihin tahansa Windows-työasemaan. PBI Desktop ei kuitenkaan ole raporttien loppukäyttäjille tarkoitettu väline, joten hyödyntämiseen tarvitaan joko pilvipalvelu eli pilvilisenssit tai vaihtoehtoisesti PBI Report Server.

Power BI:n taustalla on vahva Excel‑perintö, kuten Desktop‑osiosta kävi ilmi. Nykyinen Power BI ‑tuote on julkaistu vuonna 2015, ja sitä edelsi Power BI for Office 365, joka perustui pitkälti Excelissä rakennettuihin malleihin ja raportteihin. Jos törmäät verkossa ohjeisiin, jotka viittaavat tähän vanhempaan Power BI for Office 365 ‑malliin, ne eivät enää vastaa nykyistä Power BI:tä.

Vaikka Excel ei enää ole Power BI:n ydin, se on edelleen tärkeä osa monia raportointiratkaisuja. Exceliä hyödynnetään Power BI:n yhteydessä esimerkiksi siten, että:

• Excel‑tiedostoja käytetään tietolähteinä,

• Excelissä rakennettuja Power Pivot ‑tietomalleja tuodaan Power BI Desktopiin,

• Excel‑tiedostoja voidaan tarkastella Power BI ‑pilvipalvelussa muiden raporttien rinnalla,

• Exceliä käytetään raportointiin Power BI:hin julkaistujen tietomallien päälle, esimerkiksi Pivot‑raporttien kautta.

Näin Power BI ja Excel täydentävät toisiaan käytännön raportointityössä, vaikka niiden roolit ovatkin selkeästi eriytyneet.