Tietoon perustuva päätöksenteko
Laadukas raportointi luo pohjan tietoon perustuvalle päätöksenteolle.
Raporttien luominen ja suunnittelu ei kuitenkaan ole helppoa. Power BI:stä löytyy paljon hyviä blogeja – olipa kyse sitten tietomallin suunnittelusta, tietojen muokkaamisesta, kyselyjen rakentamisesta tai tiettyjen visuaalisten elementtien käytöstä raporteissa. Minulla on kuitenkin aina ollut vaikeuksia löytää sisältöä, joka keskittyisi nimenomaan raporttien luomiseen ja suunnitteluun – mikä on mielestäni yhtä tärkeää kuin backendin oikea toteutus.
Mielestäni yksi suurimmista syistä tähän on se, että taustatoiminnoissa on yleensä selkeät ohjeet siitä, miten asiat tehdään oikein – tai väärin. Mutta kun kyse on suunnittelusta, luovuus astuu kuvaan, ja oikeita vastauksia voi olla monia, riippuen vaatimuksistasi. Joten mitä teemme? Miten ohjaamme itseämme tällaisella hermoja raastavalla alueella?
Tässä blogissa käsittelen joitakin raportointiin liittyvän tarinankerronnan perusasioita, jotka toivottavasti auttavat sinua tuntemaan olosi mukavammaksi, kun tuijotat tyhjää sivua, jolla on valtava määrä valmiita tietoja.
Hyvän raporttisuunnittelun perusoletukset
Ennen kuin syvennymme aiheeseen, haluan tuoda esiin muutaman oletuksen.
Ensinnäkin – toiminnallisuus ennen suunnittelua on PAKOLLISTA. Tämä blogi ei käsittele tietomallinnuksen parhaita käytäntöjä tai DAX:ia – oletan, että ne ovat jo valmiina ennen kuin suunnittelu edes alkaa.
Toiseksi nämä periaatteet muuttuvat jatkuvasti, etenkin kun kulutamme tietoa sovellusten, verkkosivustojen ja television kautta alati kehittyvällä tavalla. Se, mikä näyttää upealta tänään, voi tuntua vanhentuneelta kahden vuoden kuluttua. Aloitetaanpa.
Raportointia koskevat periaatteet
Kerro tarinasi datan avulla … ja visuaalisen ilmeen avulla
Raporttien laatimisessa pidän eniten siitä, että voin kertoa tarinan datan avulla – viedä käyttäjän matkalle, joka ihannetapauksessa johtaa käytännönläheisiin oivalluksiin. Yksi tämän avaintekijöistä on se, miten raportin suunnittelua voidaan käyttää tukemaan kerrottavaa tarinaa. Yksi keskeisistä periaatteista, joita kannustan sinua noudattamaan, on Z-malli. Tämä ei ole oma keksintöni – se on ollut käytössä jo jonkin aikaa ja viittaa luonnolliseen tapaan, jolla ihmiset silmäilevät sivua. Kuten alla olevasta kuvasta näet, silmäily seuraa Z-muotoa – alkaen vasemmasta yläkulmasta ja liikkuen alas oikeaan alakulmaan.
Z-kuvio
Tämä tarkoittaa, että tärkeimmät mittarit tai KPI:t kannattaa yleensä sijoittaa raportin vasempaan yläkulmaan – haluathan, että käyttäjät näkevät keskeiset tiedot heti.
Yritän noudattaa tätä periaatetta mahdollisimman paljon vaatimusten mukaan. Raporteista puuttuu kuitenkin usein mielestäni tarkoituksellisesti sijoitettuja tukevia visuaalisia elementtejä, jotka auttaisivat kertomaan tarinan kokonaisuudessaan.
Katsotaanpa esimerkkiä.
Oletetaan, että minulla on raportti, joka perustuu salkkuuni kuuluvien kaikkien projektien taloudellisiin tietoihin. Tärkein mittarini on EAC % (arvioitu poikkeama alkuperäisestä budjetista projektin päättyessä). Luonnollisesti sijoitan sen vasempaan yläkulmaan korttiin – helppo löytää, helppo lukea. Sen jälkeen ylärivillä on muita EAC:hen läheisesti liittyviä keskeisiä taloudellisia tietoja, kuten budjetti, ennuste ja toteutumat.
Tärkeää tässä on se, että jos EAC on pääfokus, raportin muun sisällön tulisi tukea sitä. Kun käyttäjä silmäilee sivua – seuraten sitä Z-muotoista katsepolkua – hänelle esitetään visuaalisia elementtejä, jotka laajentavat tai selittävät EAC:n taustalla olevia tekijöitä. Tällä tavalla suunnittelu toimii yhdessä datan kanssa kertoakseen tarinan. Minun ei tarvitse selittää sitä lukijalle – ulkoasu opastaa häntä. Lukija näkee jotain mielenkiintoista, ja kun hän etenee raportissa, tukevat tiedot ovat heti saatavilla, valmiina tutkittaviksi – ilman kaivamista.
Tarinan löytäminen
Hyvien raporttien suunnittelu on muutakin kuin vain ulkoasun parantamista; kyse on viestinnästä. Oikealla rakenteella, visuaalisella hierarkialla ja ripauksella tarinankerronnan taikaa raporttisi voivat tehdä muutakin kuin vain tiedottaa; ne voivat innostaa toimintaan.
Joten seuraavan kerran, kun tuijotat tyhjää raporttipohjaa, älä kysy itseltäsi vain, mitä tietoja on näytettävä. Kysy itseltäsi: Minkä tarinan haluan kertoa?
Käytä sitten suunnittelua kertoaksesi sen selkeästi, luottavaisesti ja määrätietoisesti.
Tietoja Nickistä
Nickillä on vankka asiantuntemus Microsoft Power BI:stä, ja hän on Projectumin vakiomuotoisten raporttien suunnittelija. Hän luo vaikuttavia graafisia esityksiä ja varmistaa, että asiakkaat saavat irti mahdollisimman suuren hyödyn ja oivalluksia omista tiedoistaan.
