Johdanto
Miten käsittelemme valtavia määriä vanhoja tietoja? Miten varmistamme, ettemme jaa tahattomasti arkaluonteisia tietoja Copilotille?
Copilot toimii niiden tietojen kanssa, joihin käyttäjillä on pääsy SharePointissa ja OneDrivessa. Jos organisaatiossa ei ole tietohallintoa, on olemassa riski tahattomasta tietojen jakamisesta väärille henkilöille, luottamuksellisten tietojen paljastumisesta tai vanhentuneiden asiakirjojen sisällyttämisestä päätöksentekoprosesseihin.
Tähän asti ratkaisu on usein perustunut Purview Information Protection -työkaluun, joka on epäilemättä tehokas työkalu tietojen luokitteluun ja suojaamiseen. Monille yrityksille sen käyttöönotto voi kuitenkin tuntua ylivoimaiselta – se vaatii aikaa, resursseja ja perusteellista työtä, jotta se voidaan toteuttaa oikein.
Entä jos meillä olisi työkalu, joka voisi nopeasti tarjota yleiskuvan ja varmistaa, että Copilot toimii alusta alkaen vain oikeiden tietojen kanssa?
Tässä SharePoint Advanced Management (SAM) astuu kuvaan. SAM:n avulla yritykset saavat käyttöönsä joukon tehokkaita työkaluja, joilla ne voivat
Varmistamaan tietojen asianmukaisen omistajuuden, jotta on selvää, kuka on vastuussa mistäkin asiakirjoista.
Puhdistaa vanhat tiedot ja varmistaa, että vanhentuneet asiakirjat eivät vaikuta päätöksiin.
Seurata ja hallita jakamista, jotta vältetään arkaluontoisten tietojen tahaton paljastuminen.
Ja sen käyttöönotto vaatii yllättävän vähän vaivaa.
"Monille yrityksille aloittaminen voi tuntua ylivoimaiselta – se vaatii aikaa, resursseja ja perusteellista työtä, jotta se voidaan toteuttaa oikein."
Oikean omistajuuden varmistaminen
SAM:n avulla voimme nyt määrittää säännöt, jotka koskevat sivuston omistajien lukumäärää. Näin varmistetaan, että kaikilla SharePoint-sivustoilla on aina vähintään kaksi omistajaa, ja jos omistaja lähtee organisaatiosta, automaattinen työnkulku huolehtii uuden omistajan nimittämisestä.
Lisäksi voimme määrittää, että sivustot, joilla ei ole omistajia, asetetaan automaattisesti "vain luku" -tilaan, mikä estää muutokset, kunnes uusi omistaja on nimetty. Tämä takaa, että tiedot eivät jää ilman vastuuta ja että kriittinen sisältö pysyy hallittuna ja suojattuna.
Lyhyesti sanottuna SAM auttaa organisaatioita seuraamaan omistajuutta, vähentämään hylättyjen sivustojen riskiä ja varmistamaan, että tiedot ovat aina hallinnassa.
Vanhan datan siivoaminen
Aivan kuten Entra ID:n ryhmien vanhentumiskäytännöissä, SharePoint Advanced Management (SAM) mahdollistaa sääntöjen määrittämisen passiivisten sivustojen käsittelyä varten.
SAM:n avulla voimme nyt kohdistaa toimet kaikenlaisiin sivustoihin, myös niihin, joihin ei ole liitetty Microsoft 365 -ryhmää. Uuden ominaisuuden avulla voimme myös valita erilaisia toimia passiivisille sivustoille:
Asettaa ne "vain luku" -tilaan, jolloin muutokset estetään, kunnes sivusto aktivoidaan uudelleen.
Arkistoida ne SharePoint-arkistoon, jolloin ne poistetaan hakutoiminnoista ja Copilotista, mutta tiedot säilytetään, jotta ne voidaan palauttaa yhdellä napsautuksella.
Tämä tarjoaa yrityksille hallitun tavan puhdistaa vanhentuneet tiedot ja varmistaa samalla, että arvokas tieto säilytetään turvallisesti ja että siihen pääsee tarvittaessa uudelleen käsiksi.
Jakamisen seuranta ja hallinta
SharePoint Advanced Management (SAM) tarjoaa järjestelmänvalvojille paremman käsityksen siitä, miten tietoja jaetaan organisaation sisällä.
SAM-raportit tunnistavat sivustot, joilla tietojen jakaminen on laajamittaista, kuten sivustot, joilla jakaminen tapahtuu Anyone-linkkien kautta, joilla on laaja sisäinen käyttöoikeus tai joilla arkaluontoisilla tiedostoilla on avoimet käyttöoikeudet. Tekoälypohjaiset havainnot tarjoavat konkreettisia suosituksia turvallisuuden parantamiseksi, ja järjestelmänvalvojat voivat käynnistää tarkistuksen, jossa sivustojen omistajat tarkistavat ja muokkaavat jakamisasetuksia estääkseen tietojen liiallisen jakamisen.
Miten lähestymme tätä?
Ensi silmäyksellä SAM saattaa vaikuttaa laajalta hankkeelta, mutta todellisuudessa se vaatii vain vähäistä konfigurointia, joka voidaan hoitaa yhden iltapäivän aikana. Suurin urakka on viestintä työtovereiden kanssa – heidän on selitettävä, mitä muutoksia ollaan ottamassa käyttöön, mitä tämä konkreettisesti heille tarkoittaa ja mitä vastuita heidän on otettava kantaakseen toimipaikkojen tarkastusten yhteydessä.
Bo Fischer Carlsen, Johtava konsultti ja Microsoft MVP
Bo Fischer Carlsen on johtava konsultti ja Microsoft Copilot ‑alueen Microsoft MVP, jolla on laaja kokemus Microsoft 365:stä ja Modernin työn ratkaisuista. Hän tukee organisaatioita Copilotin arvon hyödyntämisessä strategisen käyttöönoton, adoptoinnin ja juurruttamisen kautta parhaisiin käytäntöihin ja käytännön kokemukseen nojaten.
