Työnhallinnan yhtenäistäminen uuden PMO-ratkaisun avulla

Jotta tietää, mihin on menossa, on tiedettävä, mistä ja millaisesta tilanteesta on lähtöisin. Aalborg Forsyningin tapauksessa kulttuuriset juuret olivat hajallaan useissa pienemmissä organisaatioissa, mikä teki uuden projektinhallintatyökalun käyttöönotosta monimutkaisen haasteen. Kysymys oli, pitäisikö aloittaa tyhjästä vai rakentaa jo olemassa olevan pohjalle. Lopulta Aalborg Forsyning valitsi jälkimmäisen vaihtoehdon, mikä johti päätökseen ottaa käyttöön Projectum xPM (ent. Power PPM) sekä sen päälle Automatic Reporting (ent. Present It) ja Data & Analytics (ent. Power Hub).

Valintaan vaikutti useita syitä:

Ensinnäkin heillä on Microsoft 365 -alustaan perustuva IT-strategia, ja he olivat jo valinneet Teamsin yhteistyötyökaluksi.

Toiseksi, koska tavoitteena oli alusta alkaen saada kokonaispaketti, jossa on integroituja tuotteita, jotka tekevät työn toteutuksesta ja suunnittelusta mahdollisimman helppoa ja tehokasta. He halusivat, että intranet, projektinhallintatyökalu, tietokanta, viestintäväline ja sisällönhallintatyökalu toimivat yhdessä ja pystyvät yhteistyöhön Navisionin ja muiden taloushallintojärjestelmien kanssa.

Toinen heidän kannaltaan välttämätön vaatimus oli tuotteiden kypsyys. Projectum xPM:ssä (ent. Power PPM) he pitivät erityisesti siitä, että alusta toimi heti käyttövalmiina, mutta samalla mahdollisti räätälöinnin erityistarpeisiin sopivaksi.

Ottamalla käyttöön Projectum xPM:n (aiemmin Power PPM), Automatic Reportingin (aiemmin Present It) ja Data & Analyticsin (aiemmin Power Hub), Aalborg Forsyning pääsi askeleen lähemmäksi yleistä tavoitettaan: luoda yhtenäinen toimintatapa ja vähentää projektipäälliköiden aikaa, joka kuluu lisäarvoa tuottamattomiin toimintoihin.

Aalborg Forsyning haluaa olla edelläkävijä asioiden oikeassa tekemisessä. Keskeinen osa yrityksen tarinaa on tehdä asioita älykkäämmin kestävän kehityksen kontekstissa. Kiertotalous ja kiertotaloudellinen toiminta ovat tärkeä osa yrityksen tulevaisuuden näkymiä.

Yrityksellä on monia eri osastoja ja hyvin erilaisia projektityyppejä. Niillä on sekä vakioprojekteja, joissa hallinnoinnin tarve ei ole niin kriittinen, että suuria ja uusia aloitteita, jotka vaativat paljon hallinnointia ja viestintää.

Monenlaisten projektien parissa työskenteleminen voi olla haastavaa, jos yrityksellä ei ole yhteistä toimintatapaa. Pian yhteisen projektinhallintatyökalun käyttöönoton aloittamisen jälkeen Aalborg Forsyning tajusi, että kahdeksan erilaista projektinhallintatyökalua saattoi aiheuttaa ongelmia. Aalborg Forsyning ei pystynyt luomaan yhteistä priorisointitapaa, koska he puhuivat eri liiketoimintakieliä, ja heidän tapauksessaan priorisointi jäi pitkälti yksittäisten linjajohtajien vastuulle.

Aalborg Forsyningin nykyinen siirtymä Projectum xPM:ään (ent. Power PPM) yhteisenä projektinhallintatyökaluna vaatii sopeutumisaikaa. Yritys on luomassa työkalun avulla yhteistä kieltä ja toimintatapaa. Ja vaikka projektinhallintatyökalua ei ole vielä otettu täysimääräisesti käyttöön kaikissa projekteissa, alusta tarjoaa pohjan uusien työntekijöiden perehdyttämiselle. Tämän artikkelin kirjoittamishetkellä yli 50 käyttäjää on perehdytetty Projectum xPM:ään (ent. Power PPM), ja järjestelmässä hallinnoidaan yli 200 projektia: ”Mantramme on, että Projectum xPM:n (ent. Power PPM) tulisi olla projektipäällikön suosikkityökalu.” – Jan Bisgaard, tiimipäällikkö, Aalborg Forsyning.

Työkalu on vain työkalu, kunnes sitä todella alkaa käyttää. Työkalun käyttöönoton arvo organisaatiossa on siis olematon, jos käyttäjien perehdyttämistä, muutoksenhallintaa ja sisäistä viestintää ei tueta käytännönläheisellä lähestymistavalla. Aalborg Forsyningissa ymmärrettiin tämä haaste ja alettiin tarjota käyttäjille koulutusmateriaalia jo varhaisessa vaiheessa käyttöönottoprosessia. Materiaali oli saatavilla e-oppimisen ja webinaarien kautta sekä paikan päällä järjestettävänä koulutuksena. Jan Bisgaard muistelee, että erityisesti paikan päällä järjestetty koulutus vaikutti voimakkaasti siihen, että käyttäjät omaksuivat työkalun nopeasti, ja Projectum oli erittäin hyödyllinen myös tässä vaiheessa.

Koulutuksen lisäksi viestintä on ollut keskeinen tekijä yhteisen kielen vakiinnuttamisessa. Erityisesti ylimmän johdon sitoutuminen ja osallistuminen on ollut tärkeässä roolissa työkalun jatkuvassa käyttöönotossa. Uusien raportointityökalujen avulla johto pystyy nyt seuraamaan projektien tilaa ja kehitystä tarkemmin, mikä tarkoittaa, että he voivat tehdä paremmin perusteltuja päätöksiä strategisesta suunnasta. Tämän seurauksena organisaation eri osat tekevät nyt tiiviimpää yhteistyötä ja pyrkivät samoihin tavoitteisiin, mikä lisää työntekijöiden motivaatiota, kun heidän työhönsä annetaan merkitystä.

On vielä liian aikaista arvioida, millaisia konkreettisia tuloksia Projectum xPM:n (ent. Power PPM), Automatic Reportingin (ent. Present It) ja Data & Analyticsin (ent. Power Hub) käyttöönotosta on saatu Aalborg Forsyningissa. On kuitenkin yleisesti tunnustettu, että ensimmäiset merkit ja ihmisten reaktiot ovat myönteisiä. Pelkästään se, että uusi alusta on otettu käyttöön, siitä on viestitty ja sitä jopa käytetään jo osassa organisaatiota, osoittaa konkreettisesti, että yhteinen projektimenetelmä ja siten yhteinen kieli on nyt olemassa:

”Se on kuin talon rakentamista: jotta voimme luoda oikean mallin ja toimia oikein, meidän on aloitettava oikeasta paikasta ja puhuttava samoista asioista” – Jan Bisgaard, tiimijohtaja, Aalborg Forsyning.

Aalborg Forsyning on saavuttanut projektinhallintatyökalun avulla sen, että se on luonut yhden portaalin, jossa kaikki projektit sijaitsevat ja jossa voidaan päivittää esimerkiksi kustannuksia, tarkastella aikatauluja ja määrittää eri projektien prioriteetteja. Tämä on mahdollistanut prioriteettien ja näkyvyyden viestinnän. Se, että ihmiset tietävät, mistä he saavat tietoa projektin tilasta ja millainen projekti on kyseessä, poistaa kitkaa, vähentää ajanhukkaa ja lisää siten tehokkuutta.

Projectum xPM:n (ent. Power PPM), Automatic Reportingin (ent. Present It) ja Data & Analyticsin (ent. Power Hub) tarjoaman alustan avulla he voivat nyt hyödyntää tietoa juuri omalla tasollaan. Tämä mahdollistaa tarvittavia tietoja sisältävien raporttien laatimisen ja niiden esittelemisen, mikä herättää kiinnostusta kyseistä projektia kohtaan.

Mahdollisuus integroida kaikki tuotteet Microsoft Office 365:een on Aalborg Forsyningille erittäin tärkeä. He pystyvät nyt näkemään projektien tilan ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Tässä vaiheessa työkalut nostavat projektinhallinnan uudelle tasolle, sillä ne luovat läpinäkyvyyttä, joka mahdollistaa vuoropuhelun johdon kanssa projektien priorisoinnista. Ne mahdollistavat jopa uuden sisällönhallintajärjestelmän liittämisen. Tämä tarkoittaa, että heidän maailmansa ovat vähitellen yhä enemmän yhteydessä toisiinsa.

Tulevaisuus

Jan Bisgaard myöntää, että Aalborg Forsyning on edelleen matkalla kohti entistä modernimpaa työpaikkaa. Hän on kuitenkin tyytyväinen siihen, että yritys on oikealla tiellä. Tulevaisuudessa seuraavat askeleet ovat uuden resurssienhallintatyökalun sekä ajanseurantatyökalun käyttöönotto. Koska yritys koostuu monista eri yrityksistä, sen on vielä yhtenäistettävä toimintatavat, tavat ja kulttuurit yhdeksi kokonaisuudeksi. Osastojen välinen yhteistyö on monimutkainen prosessi, koska osastoilla toimitaan usein eri tavoin. Aalborg Forsyning keskittyykin useisiin eri osa-alueisiin, ja yritys on hyvässä asemassa ja odottaa innolla uuden perustan varaan rakentamisen jatkamista.