Pilvipohjainen tietojärjestelmä, joka hyödyntää Microsoft Power Platformia

Danish Church Aid (DCA) panostaa lahjoittajiensa ymmärtämiseen, ja organisaatiota ohjaa vahvasti joustavuus innovaatioiden ja uusien ideoiden suhteen.

Organisaationa, jolla on pitkä historia, DCA on luottanut monien vuosien ajan paikallisiin tietovarastoihin ja ratkaisuihin. Tiedot on tallennettu moniin eri lähdejärjestelmiin ilman mahdollisuutta saada niistä oivalluksia tai luoda todellista liiketoiminnallista arvoa.

Tämä haaste oli lähtökohta suurelle digitalisointiprojektille, joka siirtää DCA:n paikallisesta ympäristöstä pilvipalveluun ja varmistaa tulevaisuuden innovaatiot sekä vuorovaikutuksen organisaation monien ratkaisujen välillä.

Osana laajaa digitalisointihanketta, johon kuuluvat CRM (Dynamics 365), uusi markkinointialusta ja uusi CMS-järjestelmä, on Microsoft 365:n päälle rakennettu data-alusta, joka hyödyntää Microsoftin pilvipalveluita (Azure), Microsoft Power Platformia ja SharePointia.

Microsoft Power Platform on keskus, johon kerätään dataa markkinointialustalta, CRM:stä, CMS:stä, maksumoduulista, kyselyalustalta, telemarkkinointimoduulista, taloushallinnosta ja muualta. Lyhyesti sanottuna se on data-alusta, joka toimii perustana DCA:n oivalluksille ja tuleville innovaatioille.

Tietojärjestelmän tarkoituksena on kerätä tiedot yhteen paikkaan, jolloin ne ovat kaikkien ratkaisujen käytettävissä. Tiedot ja data jaetaan julkaisu- ja tilausmallin kautta, mikä tarkoittaa, että eri järjestelmät voivat tilata tiettyjä päivityksiä tai tapahtumia. Esimerkiksi CRM-järjestelmä voi tilata olemassa olevien asiakkaiden päivitykset taloushallintojärjestelmästä, jolloin tiedot ovat aina näkyvissä molemmissa järjestelmissä.

Keräämällä dataa ja tekemällä siitä näkyvää järjestelmässä, johon kukin käyttäjä on tottunut, DCA on luonut perustan tehokkaille työnkulkuille ja varmistanut, että tulevaisuudessa voidaan kehittää uusia aloitteita, joita datan saatavuus ei estä.

"Todellisen dataplatformin – datan etusijalle asettavan alustan – luominen on ollut suuri toive. Minulle se on kulmakivi, jolla voimme menestyä tavoitteessamme tulla datavetoiseksi. Niin kauan kuin dataa vain tallennetaan erilaisiin lähdejärjestelmiin ja jaetaan Excel-taulukoina, emme voi saavuttaa tätä tavoitetta. Siksi halusimme koota kaikki liiketoiminnalle lisäarvoa tuottavat tiedot yhteen järjestelmään. Tiedot pysyvät alkuperäisissä järjestelmissään, mutta monien erillisten järjestelmien lisäksi meillä on nyt yksi järjestelmä (tietoplatformi), joka yhdistää langat, jotta voimme poimia tietoa ja arvoa tiedoistamme kautta linjan.”

– Kenneth Andersen, digitaalinen projektipäällikkö, DCA

Oikea ratkaisu ensimmäisellä kerralla

Tietojärjestelmä on vain niin hyvä kuin siihen tallennetut tiedot. Kaikkien tietojen tallentaminen pelkästään turvallisuuden vuoksi ei ole todellinen vaihtoehto. Siksi Context&sin ensimmäisenä tehtävänä oli hankkia ymmärrystä DCA:n liiketoiminnasta sarjan työpajojen kautta. Tarkoituksena oli tunnistaa, mitkä tiedot ovat tärkeitä liiketoiminnalle, perustuen mantraan: Tiedot tulisi muokata liiketoiminnan ja liiketoimintatavoitteiden mukaan – ei IT:n. Siksi oli ratkaisevan tärkeää ymmärtää liiketoiminnan tarpeet, jotta ei vaarannettaisi tilannetta, jossa uuteen laatikkoon vain heitetään paljon dataa.

"Konsultteina yksi tärkeimmistä tehtävistämme on ymmärtää asiakkaitamme ja heidän tarpeitaan. Meidän on ymmärrettävä, mitkä tiedot ovat merkityksellisiä, jotta ne voidaan mallintaa ja tuoda liiketoiminnan käyttöön helposti ja käyttökelpoisessa muodossa."

– Poul Kjeldager Sørensen, pääkonsultti, Context&

Perusteellisen pohjatyön tuloksena on mahdollisimman yksinkertainen ratkaisu.

"Yhteistyö Context&:n kanssa on ollut ratkaisevaa tavoitteidemme saavuttamisessa. Meille tämä ei ole ollut IT-projekti, vaan liiketoimintaprojekti. Jos olisimme "vain" ottaneet käyttöön Dynamics-alustan, olisimme mielestäni voineet palkata kenet tahansa. Mutta tähän projektiin tarvitsimme kumppanin, joka voisi auttaa meitä keräämään dataa ja prosesseja. Kumppani, joka pystyi haastamaan meidät ja auttamaan meitä luomaan liiketoiminnallista arvoa datastamme. Tässä mielestäni Context&:n konsultit pystyvät tekemään jotain erityistä."

- Kenneth Andersen, digitaalinen projektipäällikkö, DCA

Azuren data-alusta ei ole erillinen kokonaisuus, vaan osa laajempaa digitalisointihanketta. Keskeisen roolinsa ansiosta dataplatformi on kuitenkin koko digitalisointihankkeen kannalta välttämätön edellytys tuleville innovaatioille ja uusien ideoiden toteuttamiselle.

DCA:n tietojen siirtäminen pilveen tarjoaa turvallisuutta ja uuden näkökulman tulevaisuuteen. Heillä on pitkäkestoinen ratkaisu, jonka avulla voidaan toteuttaa uusia ideoita alustalla, joka pystyy käsittelemään tulevia laajennuksia ja muutoksia.

"Tämä teknologian päivitys antaa meille teknisen kypsyyden, joka on ratkaisevan tärkeää muutoksessa datavetoiseksi ja digitaaliseksi organisaatioksi, joka on valmis uusiin aloitteisiin. Se antaa ymmärryksen siitä, että olemme ohjaksissa ja voimme tehdä mitä haluamme. Se itsessään on tärkeää, mutta se tarkoittaa myös, että voimme työskennellä älykkäämmin. Näkymät ovat loistavat, ja tulevaisuuden tavoitteena on saavuttaa "älykkäämpiä" tuloja, eli jos voimme käyttää vähemmän resursseja projektien varainhankintaan, se tarjoaa paremmat edellytykset avun antamiselle maailmassa. Kaiken kaikkiaan se on suuri tavoite."

- Kenneth Andersen, digitaalinen projektipäällikkö, DCA