Sopimushallinnan ja henkilöstön tehokkuuden optimointi mukautetun Canvas-sovelluksen avulla

MEEVivenzin tiimipäälliköt tarvitsevat paremman käsityksen kysynnästä ja tarjonnasta sopimusten täyttämisen kannalta. Nykyinen prosessi, jolla ”tasapainoa” seurataan, on paitsi aikaa vievää myös virhealtista. Tarjonnan ja kysynnän tasapainottamisessa huomioon otettavien järjestelmien, tietojen ja ominaisuuksien (sopimus- ja työntekijätunnit, sairauslomat, osaaminen) suuri määrä johtaa usein tiimijohtajien ylikuormittumiseen ja aikataulutusvirheisiin, mikä puolestaan johtaa sopimusten täyttämättä jäämiseen. Tunnistettuaan tämän haasteen Context& sai tehtäväkseen tarjota ratkaisun, joka keventäisi tätä taakkaa ja varmistaisi tarkemman sopimusten hallinnan Power Platformin avulla.

Context& on kehittänyt Canvas-sovelluksen, joka hyödyntää ulkoisista CRM-järjestelmistä, kuten Exact Synergystä, peräisin olevia tietoja räätälöityjen ratkaisujen rakentamiseksi. Canvas-sovellus oli paras ratkaisu sovelluksessa reaaliajassa suoritettavien lukuisten laskelmien toteuttamiseen. Mallipohjaista sovellusta harkittiin yhdessä räätälöityjen sivujen kanssa, mutta tämä vaati enemmän mukautuksia. Yksi asiakkaan pyytämä erityinen räätälöity ominaisuus oli mahdollisuus nähdä suoraan sovelluksessa tehtyjen muutosten tulokset sopimusten erittelyriveillä. Tämä vaati laajoja laskelmia sisäkkäisissä gallerioissa, jotta voitiin laskea toteutuneet tunnit vuoden alusta lähtien, suunnitellut tunnit vuoden alusta lähtien sekä ennusteet.

Yhdistämällä eri järjestelmien tietoja ja lisäämällä useita räätälöityjä taulukoita Context& loi sovelluksen, joka pystyi helposti laskemaan työntekijän projektissa työskentelemät bruttotunnit tai nettotunnit ja osoittamaan hänet sopimuksen erittelyriville. Työntekijöiden osoittaminen erittelyriveille näytti ylituotannon ja alituotannon muutokset reaaliajassa. Sovelluksen tiedot siirrettiin ulkoisesta tietovarastosta Dataverseen Dataflow-toiminnon avulla, joka suoritetaan joka yö. Power Automate -virrat varmistivat, että tietovaraston suhteet luotiin myös Dataverseen. Asiakas ja Context& tekivät yhteistyötä sovelluksen näkymien luomiseen tarvittavien tietojen muuntamiseksi ja lataamiseksi. Tietojen siirrossa harkittiin virtuaalitaulukoita, mutta Context& päätti käyttää Dataflow-työkalua, koska virtuaalitaulukoiden väliset suhteet eivät ole mahdollisia.

Context& järjesti yhteistyössä alan asiantuntijoiden kanssa käyttökokemustyöpajan. Työpaja tarjosi foorumin kattavalle keskustelulle sovelluksen ulkoasusta ja toiminnallisuudesta. Käyttäjiä kannustettiin aktiivisesti jakamaan näkemyksiään suunnittelusta ja käyttöliittymästä, jotka visualisoitiin sitten Figma-taululle kaikkien nähtäväksi. Tämä yhteistyöhön perustuva lähestymistapa varmisti, että lopullinen sovellus ei vain täyttänyt teknisiä vaatimuksia, vaan tarjosi myös miellyttävän käyttökokemuksen, ohjaamalla MEEVivenzin käyttäjiä luomaan sovelluksen, jonka he kokisivat intuitiiviseksi ja käyttäjäystävälliseksi.

Tämän uuden ja parannetun työskentelytavan avulla tiiminvetäjät pystyivät paremmin ohjaamaan sopimusten alituotantoa ja ylituotantoa, mikä johti laskutettavien tuntien lisääntymiseen. Sovellus koostui työntekijän näytöstä, sopimuksen näytöstä ja suunnittelunäytöstä. Sisäkkäisiä gallerioita käyttämällä visualisoitiin sopimusten ja erittelyrivien välinen suhde. Koko sovelluksessa käytettiin kokoelmia suorituskyvyn pitämiseksi mahdollisimman korkeana. Lisäksi käyttäjät pystyivät säätämään kaikkia päivämääriä ja vuosia dynaamisesti nähdäkseen historialliset arvot. Käyttäjät voivat nyt myös lisätä sovellukseen työntekijöiden osaamista, joka liittyy eri sopimuksiin. Tällä tavoin työntekijöiden ja sopimusten välinen sopivuus voitiin parantaa.

Canvas-sovelluksen avulla tiimien johtajat ovat saaneet huomattavasti paremman käsityksen sopimusten hallinnasta. He pystyvät nyt puuttumaan yli- ja alituotantoon asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti. Tämä vähentää tyhjäntoiminnassa olevien tai liian suureen työmäärään joutuvien työntekijöiden määrää. Tämä on MEEVivenzille olennainen askel kohti työvoiman parempaa hallintaa.

Tulevaisuuden kehitys

Koska Context& on kopioinut tietovarastossa luodut tiedot ja tietomallin Dataverseen Dataflow- ja Power Automate -virtausten avulla, ne ovat nyt käytettävissä tulevien sovellusten kehittämiseen. Lisäksi toinen Context&:n tiimi on ollut kiireinen ottamassAzure-sovelluksen API-hallintaa käyttöön, jotta ulkoisiin tietolähteisiin voidaan tehdä ”luo”, ”päivitä” ja ”poista” -toimintoja. Näin ollen MEEVivenz aikoo jo olemassa olevan tietomallin avulla luoda lisää Canvas-sovelluksia parantaakseen pitkiä ja tylsiä prosesseja ja tehdä niistä tehokkaampia ja vähemmän aikaa vieviä. Tämä mahdollistaa MEEVivenzille enemmän työtä vähemmillä tunneilla alalla, jossa työvoima vähenee nopeasti.

Context&:n neuvo muille vastaaville hoivaorganisaatioille olisi ottaa nämä uudet ja innovatiiviset teknologiat nopeasti käyttöön. Työvoima Alankomaissa on vähenemässä, ja hoiva-alan työmäärä vain kasvaa. Pyrimme vähentämään IT:n vuoksi menetettyjen hoitotuntien määrää. Toteutamme tämän tämän ja tulevien ratkaisujen avulla, joita Context& luo MEEVivenzille. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos organisaatiot ottavat askeleen eteenpäin ja omaksuvat uusia teknologioita, kuten Microsoftin low-code Power Platformin.