K‑Citymarketin intranetin modernisointi päivittäistä operatiivista käyttöä varten

K‑Citymarketin aiempi perinteinen SharePoint‑intranet ei enää vastannut liiketoiminnan tarpeita, ja sen ylläpidosta oli tullut raskasta. Organisaatio tarvitsi selkeän ja helppokäyttöisen ratkaisun, joka toimisi sekä intranetinä että operatiivisena työkaluna non‑food‑henkilöstölle. Oli olennaista varmistaa, että sekä yhteinen että myymäläkohtainen tieto on helposti saatavilla. Myös mobiilikäytön lisääntyminen oli keskeinen vaatimus.

Projekti käynnistettiin suunnittelupalaverilla, jossa tehtiin projektisuunnitelma sekä sovittiin roolit ja vastuualueet projektitiimin kesken. Projektin ensimmäisessä vaiheessa Sulavan konsulteista ja K-Citymarketin hallinnosta ja IT-osaston edustajista koostunut projektitiimi määritteli tarpeet uudelle sivustokokonaisuudelle.  

Intranetille suunniteltiin K-Citymarketin näköinen visuaalinen ilme, sivupohjat ja laskeutumissivujen rakenne. Intranetin käyttäjien ajan tehostamiseksi sivuston rakenteen ja navigoinnin tuli olla helppokäyttöinen ja looginen. Kehitystyö tapahtui iteratiivisesti suoraan asiakkaan ympäristössä niin, että asiakas näki kaikki muutokset livenä.

Intranetin sisällöt kokonaan uusiksi alusta alkaen

Projektitiimin kanssa järjestettiin yhteensä kuusi suunnittelutyöpajaa, joissa käytiin läpi nykytilaa ja sisältöjä sekä määriteltiin tarpeita tulevalle. Työpajoissa määriteltiin intranetin rooli muihin työkaluihin, kuten kauppakohtaisiin Teamseihin nähden, dokumentinhallinta sekä käyttöoikeudet ja käytiin läpi intran uutisoinnin ja informaatiorakenteen tarpeita.  

Aiempia sisältöjä ei siirretty vanhasta intranetistä uuteen, vaan kaikki sisältö tuotettiin uusiksi alusta alkaen 300:n sisällöntuottajan voimin. Tämän takia toteutusvaiheessa oli tärkeää päästä mahdollisimman nopeasti ja ketterästi tilaan, jossa ympäristö olisi valmis sisällöntuotannolle.   

“Huomioitavaa on, että koko projekti toteutettiin onnistuneesti etänä Teamsin välityksellä ja osittain vielä kesällä loma-aikaan”, K-Citymarketin kehityspäällikkö Janne Lanu kiittelee ketterää muutosprojektia.  

Räätälöidyt ominaisuudet helpottamaan arkea

Intranettiin tehtiin kustomoituja ominaisuuksia, jotka parantavat käyttäjän käyttökokemusta. Jotta uutisvirta pysyy ajantasaisena, artikkeleille voi luoda sääntöjä helpottamaan sisällönhallintaa. Vanhenevat artikkelit häviävät intranetista automaattisesti ja uutisvirta pysyy ajantasaisena, eikä intranetiin kerry vanhentunutta tietoa. Lisäksi sisältösivujen päivitystarpeesta muistutellaan automaattisesti sivun vastuuhenkilöä. 

“Säännöt luotiin taustalle helpottamaan sisällöntuottajien työtä, jottei kenenkään henkilön taakkana ole sisällön vahtiminen”, IT Manager, End User Services Elina Miettinen K-ryhmältä kertoo.

Uutisvirtaa on myös helppo hallita henkilökohtaisesti räätälöidyllä luettu/lukematon-toiminnolla, joka helpottaa erityisesti kauppojen henkilökuntaa, joilla on käytössään yhteiskäyttöiset työasemat. Toiminnon avulla käyttäjä näkee henkilökohtaisesti mitkä uutiset hän on jo lukenut ja mitkä ei. 

Symbolit ja ikonit määrittelevät eriasteisia tiedotteita, jotta käyttäjä pystyy suodattamaan uutisvirrasta eri aiheita. Tekoäly ylikirjoittaa vanhentuneet tiedostot ja huolehtii, että esimerkiksi hinnastot ja valikoimalistaukset ovat aina ajan tasalla kauppakohtaisesti.  

Intranetin tiedon haku- ja suodatustoimintoihin kiinnitettiin erityistä huomiota, jotta käyttäjät löytävät helposti tarpeellisen tiedon. 

”Kun intranet ohjaa vahvasti kaupan toimintaa ja tekemistä, on tärkeää, että intran etusivulta käyttäjä pystyy suoraan suodattamaan esimerkiksi kiireelliset tai tehtäväksi tarkoitetut uutisvirrat”, Lanu sanoo.  

Modernisointiprojekti toteutettiin aikataulussa ja uusi intranet julkaistiin käyttöön elokuussa 2023. Alkuperäinen budjetti projektille alittui ja toteutustyön päätyttyä yhteistyö jatkuu ylläpidolla. Sulavan konsultti tukee sisällöntuottajia ja tarvittaessa opastaa pääkäyttäjiä ja sisällöntuottajia.   

Intranetin etusivulle on tehty palautelomake, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää palautetta uudesta intranetistä. Kiitosta on saanut esimerkiksi sujuva mobiilikäyttö.  

“Context&:n konsulttien ammattitaidon ansiosta projekti eteni maaliin niin ketterästi ja suoraviivaisesti kun voi vain edetä. Liiketoimintaymmärrys on myös ollut tärkeässä roolissa, että yhteistyö on ollut näin sujuvaa.”, Miettinen kiittelee.