Kuinka Pohde vauhditti tekoälyn käyttöönottoa Microsoft 365 Copilotin avulla

Kun kiinnostus tekoälyä kohtaan kasvoi sosiaali- ja terveydenhuollon sektorilla, Pohde halusi selvittää, voisiko tekoäly konkreettisesti parantaa työnkulkuja, laatua ja tehokkuutta suuressa, maantieteellisesti hajautuneessa organisaatiossa. Manuaalinen tehtävien käsittely ja korkea monimutkaisuus loivat tarpeen paremmille työkaluille, jotka vapauttaisivat aikaa, parantaisivat päätöksentekoa ja vähentäisivät hallinnollista kuormaa sekä kliiniseltä että hallinnolliselta henkilöstöltä.

Samanaikaisesti organisaatiolta puuttui toimivaksi todettu menetelmä relevanttien tekoälyn käyttökohteiden tunnistamiseen sekä turvallisen ja hallitun käyttöönoton jäsentämiseen. Ideakilpailu osoitti selvästi, että työntekijät näkivät paljon mahdollisuuksia — ja että teknologian testaamiseen ja hyödyntämiseen tarvittiin systemaattinen toimintamalli.

Microsoft 365 Copilot valikoitui työkaluksi ideointikilpailussa, koska organisaatio on muutenkin Microsoft-käyttäjä. Vahvojen synergiaetujen vuoksi vaihtoehtoja ei edes ollut.

"Ideointikilpailun kautta löysimme selkeitä asiakastarpeita ja kun Microsoft 365 Copilot vastasi näihin hyvin niin aloimme testaamaan. Heti alussa huomasimme, että yleisesti tekoälyn avulla voi saada laadukkaampia tuotoksia aikaiseksi ja tämä helpottaa eri tasoisia ihmisiä heidän työssään", sanoo Pohteen palveluvastaava ja tekoälyn sanansaattaja Tenho Moilanen.

Pilottiprojektista lumipalloefekti

Context&:n kanssa yhteistyö aloitettiin syksyllä 2024 laatimalla aikataulu- ja sisältöraamit. Pilottiprojektin alkuun testikäyttäjiä haettiin joka alueelta organisaatiosta. Ajatuksena oli lähteä liikkeelle hallitusti pienellä ryhmällä ja laajentaa käyttäjämääriä projektin edetessä. Vaiheittain etenemiselle oli monia niin taloudellisia kuin laadullisiakin syitä. Vaiheistus nähtiin niin hyväksi malliksi, että se jatkui kevääseen asti, vaikka projektivaiheen piti päättyä jo vuoden lopussa.

Testausvaihe käytiin läpi neljässä vaiheessa, noin 100 testaajan ryppäissä. Innokkailta testaajilta saatu palaute kyselyissä oli erittäin kannustavaa. Tekniset vaatimukset Microsoft 365 Copilot-käyttöön olivat melko suoraviivaiset.

Copilotin käyttöönottoprojekteissa, kuten monissa muissakin projekteissa hyödynnetään usein ns. champions-verkostoja ja näin tehtiin myös Pohteen projektissa. Ensimmäisen vaiheen testaajat, jotka olivat myös monien ideoiden vanhempia, muodostivat Pohteen tekoälyyn liittyvän velho-verkoston, joka kävi käyttötapauksia läpi ja vei oppeja organisaatioon.

Lisäksi Copilot Adoption Service -paketissa oli mukana monen tason koulutuksia, käyttötapaustyöpajoja, tukiklinikoita sekä runsaasti erilaisia materiaaleja.

Pohde huomasi nopeasti, että Copilot paransi laatua, tehokkuutta ja tietotyötä. Kokousten litterointi ja automaattiset yhteenvedot nousivat suosituimpien ominaisuuksien joukkoon, vapauttaen merkittävästi aikaa. Copilot mahdollisti myös nopeamman pääsyn sisäiseen tietoon kohdennetun tiedonhaun avulla, vähensi “tyhjän sivun syndroomaa” ja toimi arvokkaana sparrauskumppanina monimutkaisissa tehtävissä. Pilottihankkeen vaiheittainen käyttöönotto loi vahvaa sisäistä momentumia, ja käyttäjien positiiviset kokemukset johtivat suureen kysyntään ja organisaation kyvykkyyden kasvuun. Palaute osoitti, että työntekijät kokivat työkuorman vähentyneen selvästi ja tuotosten laadun parantuneen.

Yhteistyö Context&:n kanssa mahdollisti Pohteelle kattavan käyttöönoton, jota olisi ollut muuten vaikea toteuttaa pelkästään sisäisin resurssein. Organisaatio jatkaa nyt työtään AI‑agenttien parissa ja laajentaa Copilotin käyttöä asteittain kehittyvien tarpeiden ja teknologisten mahdollisuuksien mukaisesti.