Mikä on xPM?

Perinteinen projektisalkunhallinta on jäänyt kehityksestä jälkeen. PPM-ala on ollut dynaaminen jo vuosien ajan. Olemme edistyneet huomattavasti prosessien optimoinnissa ja projektien tehostamisessa, mutta monimutkaisuus ja muutosten kiihtyvä vauhti vaativat uusia toimintatapoja.

Jonkin aikaa puhuimme strategisesta salkunhallinnasta (SPM), jossa salkut liitetään strategiaan.

Mutta se ei riitä.

Nykypäivän dynaaminen toimintaympäristö vaatii enemmän kuin vain projektien yhdenmukaistamista. Se edellyttää koko organisaation työn yhdenmukaistamista, jotta voidaan edetä strategisesti samaan suuntaan. Pelkkä projektien ja salkkujen tarkastelu ei riitä. Meidän on otettava huomioon koko organisaatio.

Kyse on siitä, että teemme asiat oikein – ja teemme oikeita asioita.

PPM on jo pitkään keskittynyt projektien ja salkkujen optimointiin. Prosessit ja työkalut on optimoitu perinteistä PPM:ää varten ja hiottu täydellisyyteen. Organisaatiot eivät kuitenkaan toimi pelkästään projektien varassa.

Todellisuudessa yritys koostuu monista erilaisista työskentelytavoista, ketteristä työnkulkuista, tuotekehityksestä, operatiivisista toiminnoista, päivittäisistä liiketoiminnoista ja muista osista – jotka kaikki ovat yhteydessä toisiinsa, mutta usein erillään toisistaan.

Tämä erillinen lähestymistapa aiheuttaa joitakin keskeisiä haasteita:

• Rajoitettu läpinäkyvyys – on vaikeaa kuroa umpeen kuilua salkkujen ja laajemman liiketoiminnan välillä.

• Strateginen epäsuhta – toteutus on usein irrallaan strategiasta, mikä johtaa tehottomuuteen, kun yritykset kompuroivat tai eivät hyödynnä täysimääräisesti osastojen välisiä synergioita.

• Joustavuuden puute – perinteiset PPM-työkalut eivät tue modernien organisaatioiden koko työkenttää, vaan keskittyvät enemmän pakottamaan ihmiset toimimaan eri prosessien mukaisesti kuin saamaan oikeat työt tehtyä.

Puhuttiin jonkin aikaa strategisesta salkunhallinnasta (SPM) yrittäen korjata tätä. Sovittamalla salkut strategiaan otimme askeleen kohti projektien valintaa, jolla on tarkoitus: viedä strategiaa eteenpäin ja saada hyvä tuotto sijoituksille. xPM menee pidemmälle, koska se yhdistää kaiken työn strategiaan varmistaen, että jokainen ponnistus vie liiketoimintaa eteenpäin.

Meillä Context&:llä keskitymme xPM:ään. Meille työn monimuotoisuus tarkoittaa suurempaa innovaatiopotentiaalia – jos pystyt ylittämään kuilut ja yhdistämään potentiaalin. Se vaatii joustavampaa lähestymistapaa, joka kykenee kattamaan kaikki nämä elementit.

xPM on paradigman muutos. Se ei ole vain yksi menetelmä muiden joukossa, vaan uusi tapa tarkastella työtä. Sen sijaan, että projekteja hallinnoitaisiin erillään toisistaan, xPM varmistaa, että jokainen työyksikkö, olipa kyseessä sitten projekti, operatiivinen prosessi tai hybridi-lähestymistapa, linkittyy suoraan strategisiin tavoitteisiin.

Tämä tuo mukanaan aivan uusia vaatimuksia sille, miten suunnittelemme ja määritämme tuotteitamme. Se ei lähde liikkeelle PPM-näkökulmasta, vaan organisaationne toimintamallista, palaten perusasioihin ja tarkastelemalla organisaatiota sisältäpäin. Kyse ei ole täydellisen työkalun löytämisestä, vaan tarpeisiinne räätälöityjen prosessien suunnittelusta.

Ja tämä alkaa strategiasta. Tarkastele organisaatiosi strategiaa ja vertaa sitä sitten toimintamalliisi. Ne ovat tekijöitä, jotka vaikuttavat siihen, miten ymmärrät organisaatiotasi, ja vastaus siihen, miten luot erinomaisia prosesseja. xPM on linkki.

Riippuvuudet, resurssit, osaaminen ja olemassa olevat projektit ovat kaikki tekijöitä, jotka vaikuttavat siihen, mitkä prosessit ovat järkevimpiä – ja mikä on paras tapa seurata niitä.

Vaatii rohkeutta jättää tuttu taakse ja astua alhaalta ylöspäin rakennettujen räätälöityjen prosessien maailmaan, mutta tuloksena on prosessit, jotka todella toteuttavat strategian, sekä virtaviivainen organisaatio, jossa on juuri oikea määrä prosesseja. Ei liikaa, ei liian vähän, vaan juuri sopivasti.

Lyhyesti sanottuna xPM:n ytimessä on strategian ja toteutuksen yhdistäminen. Oikein toteutettu xPM liittää kaiken työn strategiaan ja yhdistää sen strategisiin ajureihin. Kyseessä on muutos siinä, miten ajattelemme työstä organisaatiossa.

Hanki täysi näkyvyys kaikentyyppiseen työhön

Varmista strateginen yhdenmukaisuus projekteissa, toiminnoissa ja liiketoimintayksiköissä

Paranna ketteryyttä mukauttamalla prosessit todellisiin tarpeisiin

Optimoi toteutus räätälöidyllä lähestymistavalla jäykkien viitekehysten sijaan

Tämä vaatii ajattelutavan muutosta. Sen sijaan, että muokattaisiin vanhentuneita PPM-malleja, kyse on prosessien suunnittelusta alusta alkaen siten, että ne sopivat strategiaan, henkilöstöön ja operatiivisiin tarpeisiin.