Miten luoda toimiva datastrategia?

Teknologian kehittyessä, kuten tekoälyn myötä, laadukkaat tiedot ovat tärkeämpiä kuin koskaan. Laadukkaiden tietojen saamiseksi tarvitaan hyvä tietostrategia.

Hyvä datastrategia on tärkeä osa datakeskeisyyden lisäämistä ja tekoälyyn valmistautumista. Lopeta arvailu ja ala tietää

Hyvän datastrategian tulisi keskittyä datapohjaasi. Datapohja kattaa kaikki organisaatiosi tiedot, joita keräät raportointia, analytiikkaa ja oivalluksia varten. Se auttaa sinua saamaan yleiskuvan tilanteesta, mikä mahdollistaa paremman päätöksenteon ja strategisen kasvun.

Määritelmä: Tietopohja

Tietopohjasi on organisaatiossasi keräämäsi data, jota voit käyttää raporttien laatimiseen sekä analytiikkaan ja oivalluksiin.

Hyvän datapohjan luominen on erittäin laaja aihe – ja se riippuu aina organisaatiostasi, toimialastasi, strategisista tavoitteistasi sekä toimintaympäristöstäsi.

Seuraavassa esittelen kuusi vaihetta, jotka sinun tulee käydä läpi datapohjan luomiseksi. Nämä ovat asioita, jotka sinun tulee ottaa huomioon, ja hyviä kysymyksiä, joita sinun tulee esittää, jotta voit luoda oikeat menettelytavat ja valita oikean teknologian varmistaaksesi, että sinulla on aina käytettävissäsi tarvitsemasi data.

1. Tietojen kerääminen

Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista on tietojen kerääminen – yksinkertaisesti sen tunnistaminen, mistä tietoja on kerättävä. Mitkä järjestelmät ovat merkityksellisiä? Mitkä organisaation osat?

Suosittelen aina keräämään dataa ennen kuin sitä todella tarvitset. Otetaan esimerkiksi uuden projektin aloittaminen. Uutta projektia aloitettaessa sinun tulisi kerätä tietoa sekä ennen sen alkamista että sen jälkeen. Näin voit verrata tilannetta ennen projektia ja sen jälkeen, jotta voit arvioida, onko projekti johtanut toivottuun muutokseen.

Vinkki! Älä poista vanhoja tietojasi – ne voivat olla arvokkaita tavoilla, jotka tulevat esiin vasta myöhemmin.

2. Tietojen keräämisen menetelmä

Tapa, jolla keräät tietoja lähdejärjestelmistäsi, on tärkeä osa tietopohjaasi. Sen tulisi olla riittävän joustava, jotta se pystyy seuraamaan kaikkia mukautuksia tai muutoksia. Jos esimerkiksi lisäät uuden ominaisuuskentän, tietojen keräämisen menetelmän tulisi sopeutua tähän ja sisällyttää uusi kenttä tietojen keräämiseen, esimerkiksi jos päätät seurata uutta KPI:tä kaikissa projekteissasi. Joustava ja mukautuva tiedonkeruumenetelmä tarkoittaa, että saat raportteja, jotka sisältävät aina uusimmat tiedot.

Joustava tiedonkeruumenetelmä varmistaa, että sinulla on aina mahdollisimman paljon ja oikeaa tietoa. Näin vältät tilanteen, jossa myöhemmin saatat menettää tärkeitä historiallisia tietoja projektista tai aloitteesta.

3. Reaaliaikainen raportointi

Kuulen tämän usein: loppukäyttäjät vaativat, että raportit päivitetään reaaliajassa. Yritän kuitenkin aina kyseenalaistaa tämän. Onko reaaliaikaiselle raportoinnille perusteltua tarvetta vai onko se vain lyhenne sanalle ”päivitetään usein”?

Kokemukseni mukaan on paljon arvokkaampaa pohtia, kuinka usein raportteja on päivitettävä. Käytännössä raporttien päivittäminen tunnin välein on usein enemmän kuin tarpeeksi. Itse asiassa se voi tarjota nopeamman ja sujuvamman käyttökokemuksen.

On kuitenkin aina hyvä idea pitää tietopohja reaaliaikaisesti päivitettynä. Pidä tietovirta käynnissä, sillä se pitää sinut joustavana. Voit säätää raporttien päivitystiheyttä ja sinulla on mahdollisuus tehdä reaaliaikaisia raportteja tarvittaessa – mutta jälleen kerran, se voi tulla kalliiksi.

4. Keskitetty tietokanta

Keskitetty tietokanta tietojen keräämistä varten helpottaa tietojen käyttöä. Tiedot löytyvät yhdestä paikasta, ja sinulla on enemmän vaihtoehtoja logiikan luomiseen ja eri lähteistä peräisin olevien tietojen yhdistämiseen. Mielestäni todellinen arvo löytyy usein juuri eri lähteistä peräisin olevien tietojen yhdistämisestä.

Keskitetty tietokanta on myös turvallisuuskysymys. Käyttöoikeuksien ja tietojen saatavuuden hallinta on helpompaa, kun tiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa sen sijaan, että ne olisivat hajallaan eri tietokannoissa.

5. Tietojen saatavuus ja muotoilu

Tietojesi tulisi olla saatavilla kaikkialla, missä ne voivat tuottaa arvoa – ja kaikille, joille ne voivat tuottaa arvoa.

Esimerkiksi BI-asiantuntijalle, joka haluaa luoda uuden tietojoukon raporttia varten, tai analyyttisesti ajattelevalle projektipäällikölle, joka haluaa yhdistää Excelin tietojoukkoon saadakseen syvällisempää tietoa kuin nykyisistä raportista.

Yksi asia on tekninen näkökulma. Tietysti tarvitset tietopohjan, joka on saatavilla tarvittaville teknisille alustoille ja työkaluille turvallisella tavalla. Mutta tarvitset myös tietoja oikeissa muodoissa. Sinun on voitava työskennellä tietojen kanssa asiaankuuluvissa yhteyksissä – mitä tietoja tarvitaan mihin tehtäviin ja missä muodossa? Muodonmuutosten kitkan minimoiminen varmistaa tietojen paremman käytön ja tarkemman tiedon.

6. Hyvän datan laadun luominen

Hyvän datan laadun varmistaminen on tärkeää. Se on tärkein tekijä, joka varmistaa, että voit hyödyntää dataasi täysimääräisesti.

Hyvä tietojen laatu alkaa loppukäyttäjistä – ihmisistä, jotka käyttävät järjestelmiä ja toimittavat tietoja. Heidän tulisi ymmärtää, miten arvokkaita laadukkaat tiedot ovat raportoinnissa ja tarkemman päätöksenteon kannalta.

Vielä tärkeämpää on, että järjestelmät ja prosessit on määritettävä siten, että tietojen laatu pysyy korkeana ja auttaa loppukäyttäjiä toimittamaan oikeat tiedot oikealla tavalla.

Hyvä tietojen laatu tarkoittaa tarkkoja, luotettavia ja hyvin jäsenneltyjä tietoja. Tämä tarkoittaa: - Tiedot ovat tarkkoja: niissä ei ole virheitä ja ne vastaavat todellisuutta - Tiedot ovat täydellisiä: niissä ei ole puuttuvia arvoja tai aukkoja - Tiedot ovat johdonmukaisia: tiedot ovat yhdenmukaisia eri järjestelmissä ja raporteissa - Tiedot ovat kelvollisia: tiedot noudattavat ennalta määriteltyjä muotoja, sääntöjä tai standardeja - Tiedot ovat ainutlaatuisia – niissä ei ole päällekkäisiä tietueita tai turhia tietueita

Se on melkein itsestään selvää, mutta sinulla tulisi olla vakaa järjestelmä, johon voit luottaa, jotta et koskaan epäile, onko tiedot päivitetty raporteissasi vai ei. Luottamus ja tietojen laatu kulkevat käsi kädessä.

Tietopohja voi olla monenlaista ja -muotoista. Se voi olla tietovarasto, datamart tai raportointitietokanta. Riippumatta sen teknisestä muodosta, tietostrategia ulottuu paljon pidemmälle. Se lähtee liikkeelle yrityksesi strategiasta ja organisaatiosta. Kun otat huomioon nämä kuusi seikkaa hyvän tietopohjan rakentamisessa, olet hyvällä tiellä luomaan tietostrategian, joka täyttää kaikki tarpeesi – ja varmistaa yrityksesi tulevaisuuden.