SBM Offshoren globaalin tehokkuuden parantaminen Projectum xPM:n avulla

SBM on suuri organisaatio, jossa on lukuisia sisäisiä menettelytapoja. Yritys käytti paljon aikaa ja rahaa erilaisiin prosesseihin ja tietojen kokoamiseen.

Osana prosessien tehostamista he ottivat käyttöön uuden stage-gate-mallin – ja tarvitsivat sen tukemiseen työkalun. Heillä oli neljä eri työkalua eri osastoilla, mutta he päättivät ottaa käyttöön saman työkalun tehokkuuden maksimoimiseksi sekä ajankäytön ja virheiden määrän minimoimiseksi.

SBM on organisaatio, jossa on monia osastoja, jotka käyttivät omia menetelmiään ja menettelyjään sisäisten projektien toteuttamiseen. Oli vaikea saada selkeää yleiskuvaa kaikkien sisäisten projektien tilasta ja hyödyistä.

Oli tarpeen virtaviivaistaa kaikki erilaiset prosessit ja menettelytavat. Uusi stage-gate-malli otettiin käyttöön kaikissa osastoissa kaikkia sisäisiä projekteja varten.

SBM Offshore valitsi Projectum xPM:n neljän ratkaisun ehdokasjoukosta. Yritys valitsi Projectum xPM:n, koska se vastasi sen tarpeita: se oli yksinkertainen, helppokäyttöinen ja toimii Microsoft Power Platform -alustalla, minkä ansiosta se oli helppo integroida nykyiseen järjestelmään.

SBM Offshore keskittyi uuden työskentelytavan nopeaan käyttöönottoon. He ottivat Projectum xPM:n käyttöön lähes sellaisenaan pienin konfiguraatioin ja saivat sen toimimaan kolmessa viikossa.

Kuuden kuukauden pilottivaiheen aikana, jolloin Projectum xPM toimi Projectumin Azure-ympäristössä, he hienosäätivät tuotetta ennen sen käyttöönottoa omassa Azure-ympäristössään.

”Projectum xPM standardisoi kaikki sisäiset projektit, raportoinnin ja työskentelytavat.”

Kun sisäiset projektit tehostuivat, yritys pystyi keräämään enemmän tietoa hallintorakenteensa parantamiseksi. Esimerkiksi se otti käyttöön hyväksymismenettelyjä vaiheissaan varmistaakseen, että projektit etenivät oikeiden tietojen pohjalta.

Kehittyessään yritys laajensi vaihe-porttimallinsa neljästä vaiheesta kuuteen.

SBM Offshore tekee jatkuvasti yhteistyötä Projectumin kanssa laajentaakseen Projectum xPM:ää sisäisten tarpeiden ja pyyntöjen sekä Projectum xPM:n tarjoamien mahdollisuuksien perusteella.

Aluksi Projectum xPM otettiin käyttöön sisäisten prosessien tehostamiseksi ja yhdenmukaisen työskentelytavan luomiseksi salkku- ja projektipäälliköille. Tämä paransi projektien ja salkkujen konsolidoitua raportointia.

Kun otettiin käyttöön kaikkien pakollisten porttidokumenttien luominen suoraan Projectum xPM:n tiedoista Present-it-työkalun avulla, Projectum xPM:n käyttö sai uuden sysäyksen projektipäälliköiden keskuudessa. Syöttämällä kaikki tiedot Projectum xPM:ään he pystyivät luomaan tarvittavat dokumentit helposti.

”Käytämme Present It -sovellusta paljon. Tiedot syötetään järjestelmään kerran, ja yhdellä painikkeen painalluksella luodaan tarvittavat asiakirjat, joissa on kaikki oikeat tiedot.”

Tekoälyn voima

SBM Offshore on tekoälyn käytön edelläkävijä.

He käyttävät tekoälyä riskien luomiseen, SWOT-analyysiin ja oppimiskokemusten keräämiseen Projectum xPM:ssä

Tekoäly käsittelee kaikkia heidän projektitietojaan. SBM Offshore käyttää sitä perustana riskien tunnistamiseen, analyysien tekemiseen ja oppimiskokemusten keräämiseen. Sisällön arvioi kuitenkin aina ihminen. Tekoäly on työkalu, joka antaa heille lähtökohdan.

Sama prosessi tapahtuu oppimisten kanssa – SBM Offshore käyttää kaikkia Projectum xPM:n tietoja luodakseen mahdollisia oppeja vastaavista projekteista lähtökohtana uudelle projektille.

Projektin elinkaaren aikana kerätyt oppimiskokemukset tallennetaan myös Projectum xPM -tietokantaan. Nämä oppimiskokemukset ja mahdolliset toimintasuositukset tallennetaan automaattisesti myös SharePoint-luetteloon, jotta niitä voivat käyttää myös muut kuin Projectum xPM -käyttäjät.

”Tekoäly yksinkertaistaa asioita.”

SBM on tehnyt kovasti töitä selvittääkseen, missä tekoäly on heille järkevää. On tärkeää edelleen olla mukana projekteissa ja käsitellä dataa.

”Tekoäly voi antaa meille yhteenvedon kaikista salkun projekteista. Se säästää meiltä paljon työtä ja antaa silti tarvitsemamme tiedot.”

SBM arvostaa Projectumin tulevaisuuteen suuntautuvaa lähestymistapaa. Uusia ominaisuuksia tulee jatkuvasti markkinoille – ja jos nämä ominaisuudet parantavat SBM:n työskentelytapoja, ne otetaan käyttöön vaivattomasti.

SBM Offshore on parhaillaan ottamassa käyttöön Power Hubia ja What If -sovellusta, jotta se voi tehdä trendianalyyseja salkkuistaan ja projekteistaan. SBM Offshore aikoo käyttää What If -sovellusta simuloimaan uusien aloitteiden vaikutusta talouteen ja resurssikapasiteettiin.

Lisäksi Power Hub sisältää paljon vakiomuotoisia raportteja, jotka tuovat lisäarvoa SBM Offshorelle.

”Power Hub tarjoaa meille erilaisia vakiomuotoisia raportteja, jotka ovat meille erittäin hyödyllisiä.”

SBM Offshore tutkii myös tekoälyn kykyä tuottaa yhteenvetoraportteja salkkutasolla perustuen taustalla oleviin projektin etenemiskertomuksiin. He haluaisivat myös yhdistää Projectum xPM:n talousjärjestelmäänsä, jotta Projectum xPM:ssä olisi käytettävissä todelliset taloudelliset tiedot.

”Olemme globaali yritys. Kaikki tapahtuu verkossa. Projectum xPM auttaa meitä pysymään ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu.”