Strategisen salkunhoidon määrittely

Mitä strateginen portfolionhallinta on?

Jokaisen organisaation on tehtävä vaikeita valintoja siitä, mitkä projektit toteutetaan ja mitkä hylätään resurssien, rahoituksen ja ennustettujen tuottojen perusteella. Samalla niiden on myös otettava huomioon nykyiset ja tulevat markkinatrendit ja sovitettava toimintansa organisaation strategiaan pitkän aikavälin hyötyjen saavuttamiseksi. Strateginen salkunhallinta on termi, joka tarkoittaa projektien valintaa, priorisointia ja hallintaa sen perusteella, miten ne voivat edistää pitkän aikavälin strategiaa.

Strategisen portfoliomanageroinnin edut

Strateginen portfolionhallinta vaatii ajattelutavan muutosta, mutta tuloksena on organisaatio, jossa projektit, ohjelmat ja resurssit ovat paremmin linjassa keskenään. Kun jokainen aloite tukee laajempaa strategiaa, yritys pääsee pidemmälle lyhyemmässä ajassa. Strateginen portfoliotyöskentely tarkoittaa, että investoinnit kehitetään yhteisen strategian pohjalta eikä yksittäisten liiketoimintatapausten perusteella. Näin voit priorisoida vaikuttavat projektit ja hyödyntää niiden arvon.

SPM mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon ja resurssien paremman hyödyntämisen – koska kaikki sopii yhteen kokonaisuutena, on helpompi saada kattava yleiskuva käynnissä olevista toimista, jolloin tiimit voivat sopeutua ennakoivasti, vähentää riskejä ja mukautua muuttuviin olosuhteisiin.

Kyse on sellaisen yhtenäisyyden luomisesta, joka varmistaa, että kaikki projektit ja aloitteet edistävät organisaation kehitystä.

Strategisen portfolionhallinnan vaiheet

1. Sovita liiketoimintastrategiaan

Tehokas strateginen portfolionhallinta riippuu organisaation pitkän aikavälin tavoitteiden, vision ja mission ymmärtämisestä. Kun näiden määrittämiseen käytetään aikaa, on helpompi asettaa prioriteetteja portfoliota koskevissa päätöksissä. Määritä strategiset tavoitteet, joilla on korkein prioriteetti – ne toimivat ohjeistuksena tulevissa portfoliopäätöksissä. Näin varmistat, että tasapainotat portfoliot sen mukaan, miten ne tukevat ja edistävät strategisia tavoitteita. 

2. Tunnista ja kerää projektit ja aloitteet

Jotta voit tasapainottaa portfoliotasi ja tehdä hyviä päätöksiä, sinun on laadittava luettelo nykyisistä ja ehdotetuista aloitteista. Kerää kaikki käynnissä olevat ja potentiaaliset projektit, ohjelmat tai aloitteet ja luokittele ne. Luokittelu auttaa selkeyttämään tilannetta ja helpottaa vertailua. Voit ryhmitellä aloitteet tyypin, osaston, strategisen merkityksen tai muiden asiaankuuluvien kriteerien mukaan.

Lopuksi sinun tulee aina tunnistaa tärkeät sidosryhmät ja varmistaa, että saat palautetta kaikilta asiaankuuluvilta osastoilta, liiketoimintayksiköiltä ja keskeisiltä sidosryhmiltä. Heillä voi olla strategisia näkemyksiä, arvolupauksia tai ideoita, jotka voivat parantaa strategisen salkunhallinnan päätöksiäsi.

3. Arvioi ja priorisoi projektit

Kun sinulla on kattava yleiskuva aloitteista, ideoista, projekteista ja muista tyyppisistä töistä, on aika asettaa prioriteetit.

Arviointikriteerien määrittäminen on tapa luoda johdonmukaisuutta arviointiprosessiin. Niiden tulisi kattaa sekä välittömät hyödyt että pitkän aikavälin strateginen yhdenmukaisuus. Kriteerien yhdistelmä on ainutlaatuinen jokaiselle organisaatiolle, sillä se riippuu suuresti nykyisestä strategiasta, toimintamallista sekä tiimien ja osastojen vakiintuneista käytännöistä. 

Kriteereihin voivat kuulua:

• Strateginen yhdenmukaisuus

• Taloudellinen tuotto 

• Kustannukset

• Riski 

• Monimutkaisuus

• Resurssitarpeet

Näiden kriteerien perusteella on nyt mahdollista pisteyttää ja luokitella projektit niiden strategisten tavoitteiden saavuttamiseen antaman panoksen mukaan. Pisteytys auttaa luomaan objektiivisuutta luokitteluun, mutta se ei ole lopullinen vastaus – hienosäätöä tarvitaan aina, eikä jokainen kriteeri sovi täydellisesti kuvaamaan jokaisen projektin merkitystä. Siksi lopulliset päätökset tulisi aina jättää kokeneille henkilöille.

4. Resurssien kohdentaminen

Oikeiden resurssien saatavuus oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan on aina osa projektien onnistunutta toteuttamista ja siten myös strategian edistämistä.

Strategisessa salkunhallinnassa resurssit (henkilöstö, budjetti, aika jne.) kohdennetaan projekteille niiden strategisen prioriteetin perusteella

Portfoliota tasapainotettaessa on kuitenkin varmistettava, että riskit ja hyödyt ovat tasapainossa koko portfoliossa. Joillakin projekteilla voi olla suuri strateginen arvo, mutta hyödyt viivästyvät, kun taas toisilla on välitön tuotto, mutta vähemmän strategista merkitystä. Useimmille organisaatioille sopii yleensä sekä pitkä- että lyhytaikaisten projektien yhdistelmä.

5. Seuraa portfolion suorituskykyä

Edistymisen seuranta ei tarkoita pelkästään työn etenemisen ja tulosten seurantaa. Kustannukset, aikataulut, riskit jne. tulisi esittää yhdessä strategisten tavoitteiden vaikutusten kanssa. 

OKR-tyyppisten työkalujen käyttö voi joskus auttaa selvittämään, mitä sinun on seurattava varmistaaksesi, että työskentelet strategian mukaisesti.

Tätä tulisi tukea säännöllisillä katselmuksilla, joissa tarkastellaan portfolion kokonaiskehitystä, jotta voit tehdä muutoksia muuttuneiden prioriteettien, uusien mahdollisuuksien, riskien ja niin edelleen perusteella. 

6. Portfolion mukauttaminen ja optimointi

Portfolion sopeuttaminen työn edetessä voidaan tehdä kahdella tavalla: joko tarkistamalla tilannetta säännöllisesti ja tekemällä muutoksia tai tunnistamalla muutosta tai toimintaa edellyttävät laukaisijat.

Säännölliset tarkistukset ovat erinomainen tapa varmistaa, että sinulla on aikaa ja tilaa tehdä muutoksia. Ne voivat myös olla loistava tapa havaita asioita, joita et ehkä ole määritellyt etukäteen. Säännölliset tarkistukset ovat myös erinomainen tapa arvioida ja tallentaa tähänastisia oppeja, jotta voit parantaa salkun tasapainottamista ja päätöksentekoa tulevaisuudessa.

Laukaisijoiden asettaminen toimii hyvin riskianalyysin yhteydessä indikaattoreina, joiden perusteella riskienhallintasuunnitelmat tulisi ottaa käyttöön.

Portfoliota voidaan aina muokata lisäämällä tai lykkäämällä projekteja. Joskus on myös tarpeen peruuttaa projekteja, jotta linjaus säilyy strategian kehittyessä tai markkinaolosuhteiden muuttuessa. Projektien peruuttaminen ei ole koskaan helppoa, mutta strateginen portfolionhallinta helpottaa joskus projektien peruuttamista – viekö se strategiaa eteenpäin vai ei? Jos ei, se on poistettava. 

7. Varmista hallinto ja viestintä

Strateginen portfolionhallinta sisältää vahvan hallintokehyksen. Selkeän hallinnon luominen auttaa luomaan perustan organisaation päätöksenteolle. Tähän sisältyy, mitä tietoja tarvitset, miten ne hankitaan, sekä roolit ja vastuut salkun hyväksymisessä, tarkistamisessa ja muokkaamisessa.

Sidosryhmien osallistuminen on, kuten aina, olennaista. Selkeä ja säännöllinen viestintä sidosryhmien kanssa varmistaa organisaation yhtenäisyyden ja helpottaa portfolion mukauttamista ja muuttamista. 

Siirtyminen PPM:stä SPM:ään

Strateginen portfolionhallinta ei korvaa PPM:ää. Itse asiassa erinomainen projektiportfolionhallinta on strategisen portfolionhallinnan perusta. Sinun on edelleen varmistettava, että projektisi ja aloitteesi saatetaan menestyksekkäästi päätökseen: aikataulussa, budjetin rajoissa ja laajuuden mukaisesti. Strateginen portfolionhallinta rakentuu tämän päälle hyödyntäen olemassa olevia tietoja ja rakenteita ja laajentuen koko organisaatioon. 

Oikein toteutettuna strateginen portfolionhallinta tarkoittaa, että oikeat projektit rahoitetaan ja priorisoidaan tavalla, joka parantaa organisaation kykyä saavuttaa strategiset tavoitteensa.