Tekoälyn hyödyntäminen projektinhallinnassa

Tekoälyn suurin vaara on se, että sen puhumiseen käytetään liikaa aikaa, kun taas sen hyödyntämiseen arvon luomiseksi ei jää tarpeeksi aikaa.

PMO:n osalta tekoälyllä on monia tapoja hyödyntää olemassa olevaa projektien ja suunnittelun osaamista sekä viedä sitä askeleen pidemmälle data-analyysiin. Tekoäly voi auttaa kaikissa PMO:n ydintoiminnoissa.

Tekoälyn avulla luodut aikataulut

Parhaan tavan löytäminen uusien projektien aikataulujen luomiseen on taidetta. Siinä tulisi ottaa huomioon parhaat käytännöt sekä tärkeimmät määräajat ja tulokset. Perinteisesti useimmat yritykset ovat luottaneet ennalta määriteltyihin aikataulupohjiin, jotka sisältävät yleisesti tarvittavia vaiheita, välitavoitteita ja tehtäviä.

Tämä staattinen lähestymistapa aikataulun laadun hallintaan on kuitenkin menneisyyttä, sillä tekoäly pystyy luomaan erittäin monimutkaisia ja tarkkoja aikatauluja analysoimalla kaikki käytettävissä olevat tiedot. Tekoälyn avulla on mahdollista luoda aikatauluja, joissa on täydellinen työnjakorakenne (WBS), muutamassa sekunnissa.

Mitä enemmän kontekstia annat, sitä tarkempi on lopputulos.

Pelkkä kontekstin määrittely muodossa ”18 viikon kestoinen ERP-toteutusprojekti” voitaisiin parantaa lisäämällä lisää kontekstia, kuten ”uuden ERP-järjestelmän maailmanlaajuinen käyttöönotto viidellä alueella PMBOK-menetelmän mukaisesti, alkaen toukokuun toiselta viikolta 2023 ja valmistuen vuoden kuluttua”.

Projectum xPM:ään olemme lisänneet mahdollisuuden käyttää tekoälyä suunnittelussa sekä pisteytyksen, joka heijastaa tekoälyn arvioiman tehtävän keston todennäköisyyttä. Tämä ei ainoastaan säästä projektipäälliköiden aikaa aikataulujen luomisessa, vaan auttaa myös PMO:ta parantamaan prosesseja ja työnkulkuja, kun he yhdistävät kokemuksensa tekoälyn ehdotuksiin. Tuloksena voi olla tarkempia aikatauluja, parempaa resurssien kohdentamista ja onnistuneita projekteja.

Tekoälyn tuottamat riskilokit

Projektin onnistuminen riippuu usein riskien hallinnasta. Tunnistamalla potentiaaliset riskit voit lieventää niitä ja puuttua niihin suoraan. Tietenkin se on haastavaa, koska riskejä syntyy monilla eri alueilla, kuten itse liiketoimintasuunnitelmassa, resurssien saatavuudessa, aikataulussa, laadussa ja muissa asioissa.

Kokenut projektipäällikkö pystyy nopeasti luomaan luettelon mahdollisista riskeistä oman kokemuksensa perusteella. Hän voi myös ennustaa riskien todennäköisyyden ja vaikutukset sekä selittää, miten niitä voidaan lieventää, jos ne muuttuvat todellisiksi ongelmiksi.

Toinen silmäpari saattaa kuitenkin huomata jotain, mitä sinä et näe. Ja tässä tekoäly astuu kuvaan. Generatiivisen tekoälyn avulla voit luoda riskiluettelon yksinkertaisesti selittämällä projektin kontekstin ja pyytämällä tiettyä määrää riskejä. Sekunneissa tekoäly täyttää, luokittelee ja järjestää riskiluettelon kontekstin mukaan. Sitä voidaan myös pyytää kirjoittamaan yksityiskohtaisia riskikuvauksia, lieventämistoimenpiteitä ja varautumissuunnitelmia. Tekoäly on avustajasi, joka hyödyntää internetistä tai omista tiedoistasi saatavaa yhdistettyä tietoa.

Parempi viestintä tekoälypohjaisten chatbottien avulla

Viestintä ja yhteistoiminta ovat avaintekijöitä menestykselle suurissa organisaatioissa – mutta juuri organisaation koko tekee niistä sekä välttämättömiä että haastavia.

Sisäisten tekoälypohjaisten chatbottien avulla voit rakentaa oman chatbotin käyttämällä yritykselle merkityksellisiä tietoja. Nämä voivat olla esimerkiksi dokumentaatiota, menettelytapoja tai standardeja, joita on tärkeää noudattaa.

Tämä tarkoittaa, että työntekijät saavat tarvitsemansa vastaukset paljon nopeammin ja voivat olla varmoja, että vastaukset ovat oikeita.

Oman botin ohjelmointiin on monenlaisia mahdollisuuksia, aina äänensävyn valitsemisesta sen varustamiseen erilaisilla rooleilla käyttötarkoituksen mukaan.

Projectum xPM:ään olemme integroineet tekoälypohjaisen chatbotin, joka varmistaa, ettet unohda mitään, luo projekteja ja tarjoaa sinulle oivalluksia projektitiedoista. Mutta vain mielikuvitus on rajana. Jos sinulla on tiedot, voit tehdä sen.