Varmista datastrategiasi tulevaisuudenkestävyys historiatietojen avulla

Tietomatkan ensimmäinen askel on nykyisen tilanteen kartoittaminen. Useimmille tämä on erinomainen lähtökohta: yleiskatsaukset ja tilanneraportit kertovat, missä olemme juuri nyt, ja se saattaa riittää, kun lähdet tietomatkalle. Ajan myötä saatat kuitenkin kaivata lisää tietoa ja vaihtoehtoja syvällisempien oivallusten luomiseksi.

Siinä vaiheessa historialliset tiedot tulevat kuvioihin.

Historiatiedot ovat tietoja, jotka on kerätty menneistä tapahtumista, olosuhteista tai avainluvuista. Ne voivat antaa meille kontekstia ja suuntaa. Ne voivat kertoa meille: miten päädyimme tähän tilanteeseen? Kun käytät historiatietoja raporteissasi, saat käsityksen siitä, mikä oli ja mikä on, jolloin voit arvioida ja muokata prosessejasi datalähtöisesti. Historiatietojen ja nykyisten tietojen yhdistäminen raporteissa voi tarkoittaa esimerkiksi trendiviivaraportteja, jotka esittävät lukujen historiallisen kehityksen. Se voi olla myös tilannekatsausraportteja, joissa verrataan edellisen kuukauden tilannekatsausta tämän kuukauden nykyisiin tietoihin ja korostetaan muutoksia.

Näiden raporttien luomiseen tarvitset tietopohjan, joka sisältää molemmat tietokokonaisuudet – nykyiset ja historialliset tiedot. Tietoja voi yleensä hankkia kahdella tavalla: joko perinteisellä tilannekuvamenetelmällä tai muutospohjaisella tiedonkeruulla.

Historiatiedot tilannekuvamenetelmällä

Snapshot-menetelmä on aikaperusteinen tietojen keräämistapa, jossa tietyn aikavälin välein, esimerkiksi kuukausittain tai viikoittain, otetaan kopio tiedoista, eli snapshot. Tämä toimii useimmissa raportointitarpeissa, mutta sillä on myös joitakin haittoja. Ensinnäkin on määriteltävä tarkasti, mistä osajoukosta tietoja kopioidaan; kaikkea, mitä ei oteta snapshot-kopioon, on myöhemmin vaikea löytää.  Snapshot-menetelmä on myös hyvin joustamaton – jos muutat jotain tietojoukossasi, lisäät uusia lähteitä, sarakkeita tai ominaisuuksia, niitä ei sisällytetä snapshot-kuvaan, ennen kuin päivität sen. 

Menetelmä rajoittaa myös siitä saatavia oivalluksia. Tämä kaventaa raportointi- ja analysointimahdollisuuksiasi, koska et voi palata taaksepäin ja syventyä dataan ymmärtääksesi yhteyksiä tai syy-seuraussuhteita.   Toinen haittapuoli on, että et tiedä, mitä näiden tilannekuvien välillä on tapahtunut – tiedot saattavat muuttua kokonaisen kuukauden aikana, mutta et tiedä, miten ne ovat muuttuneet. Tämä vaikeuttaa jatkokäsittelyä: olet jumissa vain yhdessä ajankohdassa.  

Snapshot-toiminto on kuitenkin nopea ja helppo tapa päästä alkuun historiallisten tietojen kanssa – se ei vain ole kovin vankka ratkaisu pitkällä aikavälillä. 

Historiatiedot muutospohjaisella tallennusmenetelmällä

Nykyaikaisempi lähestymistapa on muutospohjainen tietojen kerääminen. Tällöin ei oteta tilannekuvaa tietyllä ajankohdalla, vaan tiedot tallennetaan aina, kun jokin muuttuu. Jos esimerkiksi joku päivittää KPI:n, päivitykseen lisätään aikaleima ja se tallennetaan – näin tiedät, miltä tiedot näyttivät kyseisenä ajanjaksona. Tämä on tehokkaampaa, koska et tee kopiota tiedoista, jotka eivät ole muuttuneet, vaan tallennat vain muuttuneet tiedot.

Muutospohjainen tietojen keruu tarjoaa sekä ajantasaisen kuvan tiedoistasi että niiden arkiston, joten saat aina tarkan käsityksen siitä, miltä tietosi näyttivät – milloin tahansa. Tämä avaa sinulle lisää mahdollisuuksia raportoinnissa ja analysoinnissa.

Koko tapahtuma-aikajanan avulla voit zoomata mihin tahansa ajankohtaan ja nähdä tarkalleen, miltä tiedot näyttivät. Sinun ei tarvitse huolehtia kaiken tarvitsemasi tallentamisesta, vaan voit aina palata takaisin ja tallentaa sen, jos tarvitset sitä.

Se antaa sinulle mahdollisuuden syventyä dataasi – milloin tahansa, ja määritellä myös tarkkuuden. Tarkkuudesta riippuen voit tarkastella dataa neljännesvuosittain, kuukausittain ja jopa minuuttitasolla, jos haluat!

Jos tietopohjassasi on tällaisia muutoksiin perustuvia tietoja, se avaa sinulle laajemmat mahdollisuudet.

Voit laatia auditointiraportteja, joissa voit tarkastella muutoksia laajemmasta näkökulmasta: mitä tiedoille on tapahtunut? Mitä muutoksia on tehty, kuinka usein ja kuka ne on tehnyt? Voit analysoida liiketoimintaprosesseja tarkastelemalla tapahtumien välisiä aikoja tai tapahtumien järjestystä. Tai voit korostaa muutoksia nähdäksesi, mitä projekteissasi ja salkuissasi on tapahtunut poissaolosi aikana.

Historiatiedot valmistavat sinut tekoälyyn ja edistyneeseen analytiikkaan

Historiallisista tiedoista koostuva tietopohja on tekoälyn ja edistyneiden analytiikkaratkaisujen selkäranka. Se varmistaa, että voit kouluttaa tekoälyäsi yrityksesi kannalta merkityksellisillä tiedoilla tai saada ennustavia oivalluksia ja strategista ennakointia edistyneiden analytiikkaratkaisujen avulla. Puhdas, hyvin jäsennelty historiallinen data mahdollistaa älykkäämmän ennustamisen ja skenaarioiden mallintamisen, ja sen avulla voit siirtää organisaatiosi reaktiivisesta päätöksenteosta proaktiivisempaan organisaatiosuunnitteluun. Historialliset tiedot ovat todellakin ainoa tapa varmistaa datastrategiasi tulevaisuudenkestävyys.