Määrittely ennen suunnittelua

Onko sinulla joskus vaikeuksia saada selkeää ja yhtenäistä kuvaa salkun ja projektien etenemisestä?

Kun tiimit työskentelevät eri työkaluilla, data ja tiedot hajautuvat siiloihin, ja sinulta voi puuttua tarvittavat tiedot perusteltujen päätösten tekemiseen.

Kun työskentelet xPM-paradigman mukaisesti, työn vapaus on tärkeää, ja yhtenäinen raportointi varmistaa, että et koskaan menetä yleiskuvaa hankkeiden etenemisestä ja vaikutuksista.

Vapaus ei tarkoita hajanaisuutta.

xPM-paradigman mukaisesti työskentelemällä käytät standardoituja KPI-mittareita yhtenäiseen raportointiin. Riippumatta siitä, miten osastot tai tiimit työskentelevät – olipa kyseessä sitten ketterä, vesiputous- tai hybridiympäristö – yhtenäinen raportointi tarkoittaa useista työkaluista peräisin olevien tietojen yhdistämistä yhdeksi selkeäksi näkymäksi. Tämä ei ainoastaan tarjoa parempaa perustaa päätöksenteolle, vaan johtaa myös tyytyväisempiin työntekijöihin. Kun ihmiset saavat työskennellä mieluisimmillaan työkaluilla, he voivat työskennellä tehokkaammin. Se voi jopa parantaa tietojen laatua: jos ihmiset pitävät järjestelmästä, he ovat taipuvaisempia käyttämään sitä. Yhtenäiset raportointityökalut keräävät ja kokoavat tiedot raportointia ja oivalluksia varten.

Jos sinulla olisi tekoälyagentti, joka tietäisi kaiken projektistasi, mitä se tietäisi?

Tekoälyn onnistunut käyttöönotto organisaatiossasi ei ole pelkästään teknologian kysymys – kyse on prosesseista ja tiedosta.

Tekoäly voi toimia avustajanasi ja tarjota sinulle oikotien tietoon ja oivalluksiin – jos se tuntee projektisi. Microsoft Copilot -agentin avulla voit rakentaa omia, juuri sinun tarpeisiisi sopivia agentteja. Menestyksen saavuttamiseksi sinun on kuitenkin arvioitava, mitä sen on tiedettävä.

Viisi kysymystä onnistuneeseen Copilot-agenttien käyttöönottoon

Monet yritykset tekevät virheen, kun ne pitävät tekoälyn käyttöönottoa puhtaasti teknologisena prosessina. Microsoft Copilotista saatavan arvon maksimointi ei kuitenkaan tarkoita pelkästään teknologian saataville asettamista. Sen on sovittava organisaatioon, ja tämä prosessi alkaa oikeiden kysymysten esittämisestä. Tämä tarkoittaa sen selvittämistä, kenellä on asiaankuuluvaa tietoa, ja kokeneiden ammattilaisten haastattelua heidän työtilanteensa ymmärtämiseksi.

Sinun tulisi ymmärtää työkalut, prosessit ja rytmi: mitä he tekevät, miten he tekevät sen ja kuinka usein? 

Ihmiset, jotka tietävät vastaukset näihin kysymyksiin, ovat alasi asiantuntijoita – eivät IT- tai tekoälytiimisi. Siitä sinun tulisi aloittaa.

Tämän tiedon avulla voit suunnitella virtuaaliagentin, joka sopii tähän, tuottaa arvoa ja ymmärtää oikeat asiat.

Copilot- ja Agentic AI -neuvonantajana ja kouluttajana olen oppinut, että määrittely ennen suunnittelua on ratkaisevan tärkeää agentin kehittämisen onnistumisen kannalta.

Tässä on viisi kysymystä, jotka kysyn aina käyttöönoton yhteydessä.

Mitä täydellinen tekoälyavustaja tietäisi?

Minkälaista tietoa tekoälyavustajan on oltava, jotta se voi tuottaa lisäarvoa? Tämä voi olla

• Projekti- ja tehtävienhallintatietoja 

• Organisaation nykyiset parhaat käytännöt 

• toimialakohtaista tietoa 

• alaan liittyvää tietoa 

• Vaatimustenmukaisuus ja säännökset 

• Käyttäjien mieltymykset ja tottumukset 

• Uutiset ja markkinatrendit 

• Aikaisemmat päätöksentekomallit tai trendianalyysi

Mistä täydellinen tekoälyavustaja tietäisi tämän?

Tietojen kartoittaminen edellyttää tietolähteiden tuntemusta. Missä tekoälyn tarvitsemat tiedot sijaitsevat? Miten se pääsee käsiksi tietoihin?

Tämä voi tapahtua 

• Käyttäjän antamien tietojen

• Käyttäytymisen seuranta ja kuvioiden tunnistaminen

• Pääsy kalenteriin tai tehtäviin

• Esikoulutetut mallit

• Dokumentaatio

• Asiaankuuluvat työkalut tai järjestelmäintegraatio

• Historiatietojen analysointi

• Ja paljon muuta

Milloin sitä käytetään

Kun tiedät, milloin ja miten käytät tekoälyavustajaasi, voit suunnitella sen integroinnin avainjärjestelmiin ja määrittää, mitä tietoja se tarvitsee toimiakseen tehokkaasti. Avustaako se tiettyinä aikoina päivästä, kuten päivittäisissä stand-up-kokouksissa tai päivän päätteeksi tehtävissä raporteissa? Onko se arvokkainta tiettyjen projektivaiheiden aikana, kuten suunnittelussa, toteutuksessa tai arvioinnissa? Vai liittyykö sen rooli kriittisiin virstanpylväisiin, kuten neljännesvuosittaisiin arviointeihin, sidosryhmille suunnattuihin esityksiin tai vaatimustenmukaisuuden määräaikoihin? Näiden kontekstien määrittäminen varmistaa, että tekoälyavustajasi toimittaa tarvittavat tiedot juuri silloin, kun niitä tarvitaan.

Kuka käyttäisi tekoälyavustajan tietoja?

Eri roolit hyötyvät tekoälystä eri tavoin.

• Projektipäälliköt: Käyttävät tekoälyn tuottamaa tietoa edistymisen seurantaan, riskien tunnistamiseen ja sen varmistamiseen, että tiimit pysyvät projektin tavoitteiden mukaisina.

• Tiimin jäsenet: Käyttävät tekoälyä tehtävien hallintaan, automatisoituun raportointiin ja nopeaan pääsyyn olennaisiin projektitietoihin.

• PMO (projektinhallintatoimisto): Hanki korkean tason näkyvyys projektisalkkuihin, resurssien kohdentamiseen ja suorituskykytrendeihin strategisen päätöksenteon tueksi.

• Ylimmän johdon edustajat: Käyttävät tekoälypohjaisia raportteja ja analyyseja arvioidakseen liiketoiminnan kokonaisvaikutusta, tehdäkseen tietopohjaisia päätöksiä ja valmistautuakseen tärkeisiin sidosryhmien kanssa pidettäviin kokouksiin.

Lähes jokainen rooli organisaatiossa voi hyötyä tekoälystä saamalla nopeammin tietoa, vähentämällä manuaalista työtä ja parantamalla datapohjaista päätöksentekoa. Tekoälyn avulla voit toimittaa oikean tiedon oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Missä tekoälyavustaja on käytettävissä?

AI-avustajan saatavuuden määrittäminen auttaa sinua teknologiainvestointien suunnittelussa.  

• Copilot Chat – Käy reaaliaikaisia keskusteluja, esitä kysymyksiä ja hanki välittömästi tekoälypohjaisia oivalluksia.

• Microsoft 365 -sovellukset – Käytä tekoälyavustajaa työkaluissa, kuten Teams, Outlook, Word, Excel ja PowerPoint, tuottavuuden parantamiseksi.

• Sovellusten sisäiset integraatiot – Suoraan liiketoimintasovelluksiin ja projektinhallintatyökaluihin upotettu kontekstisidonnainen tuki siellä, missä sitä eniten tarvitset.

• Mukautetut agentit: Agentit, jotka pystyvät käsittelemään työnkulkuja eivätkä vain luomaan tekstiä, vaan toimimaan puolestasi

Agenttien hyödyntäminen älykkäämmän tulevaisuuden rakentamiseksi

Tulevaisuudessa ihmiset työskentelevät tekoälyn rinnalla. Olivatpa ne sitten integroituina Microsoft 365 -sovelluksiin, Copilot Chatiin tai räätälöityihin yrityssovelluksiin, nämä tekoälypohjaiset avustajat varmistavat, että oikea tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan. Tekoälyteknologian kehittyessä räätälöityjen agenttien potentiaali vain kasvaa, mikä avaa uusia mahdollisuuksia tehokkuudelle ja innovaatioille. Tutustu uuteen digitaaliseen työkaveriisi.