Finansforbundet parantaa tietohallintonsa kypsyystasoa keskitetyn tietojärjestelmän avulla

Finansforbundet halusi optimoida sisäiset prosessinsa ja vahvistaa kykyään hyödyntää dataa strategisesti. Ennen yhteistyön aloittamista Context&:n kanssa tiedonhallinta oli siilomaisessa muodossa ja riippuvainen yhdestä ainoasta BI-resurssista. Raportointi ja data-analyysi perustuivat manuaalisiin prosesseihin, usein Excelin avulla, mikä aiheutti tehottomuutta ja rajoitti laajentumismahdollisuuksia.

"Finansforbundetissa dataa on säilytetty joko Excelissä tai erillisissä järjestelmissä ja tietokannoissa. Tämä hajanaisuus on vaikeuttanut järjestelmien välisen datan näkemistä. Järjestelmien välinen data voi kuitenkin tuottaa arvokkaita oivalluksia organisaation päätöksentekijöille, kun kokonaiskuva tulee esiin", sanoo Mikkel Lilbæk, analyytikko ja tuoteomistaja Finansforbundetissa.

Finansforbundet oli aiemmin kokeillut paikallista tietovarastoa, mutta se ei ollut onnistunut. Finansforbundet tarvitsi tulevaisuudenkestävän ratkaisun, joka tukisi liiketoiminnan kannalta kriittisiä prosesseja ja parantaisi tietojen hallintaa koko organisaatiossa. Samalla oli tärkeää, että valittu ratkaisu olisi helppokäyttöinen ja laajennettavissa uusien tarpeiden ja vaatimusten muuttuessa.

Tiiviissä yhteistyössä Finansforbundetin kanssa Context& suunnitteli ja otti käyttöön keskitetyn data-alustan, joka perustuu Microsoftin Azure Synapse -ratkaisuun. Alusta mahdollistaa useista lähteistä peräisin olevan datan keräämisen, puhdistamisen ja muokkaamisen, mikä on luonut vankan perustan automatisoidulle raportoinnille ja edistyneelle analytiikalle.

"Otimme Context&:n avuksi vanhan ratkaisun kanssa. Meille kävi nopeasti selväksi, että käytössämme ollut ratkaisu oli vanhentunut ja skaalautumisen kannalta lukittu. Yhteistyössä Context&:n kanssa laadimme etenemissuunnitelman uuden data-alustan kehittämiseksi ja tulevaa yhteistyötä varten Context&:n Data & Insights -osaston kanssa. Olemme olleet erittäin tyytyväisiä tähän yhteistyöhön", sanoo Mikkel Lilbæk.

Yhteistyö sisältää muun muassa seuraavat ratkaisut:

Jäsenraportointi

Finansforbundetilla on Power BI -ratkaisu, joka tarjoaa pääsyn ajantasaisiin tietoihin jäsenmääristä, segmentoitumisesta ja kehityksestä ajan mittaan. Näiden Power BI -raporttien avulla johto pääsee nyt nopeasti käsiksi selkeisiin avainlukuihin, kun taas yksityiskohtaisemmat raportit tukevat tiettyjen osastojen tarpeita.

Kurssien hallinta

Finansforbundet panostaa voimakkaasti kurssi- ja tapahtumatarjontaansa. Se haluaa tarjota jäsenilleen molempia relevanttia tarjontaa. Integroimalla kurssi-ilmoittautumisten ja arviointien tiedot Finansforbundet on luonut kattavan yleiskuvan kurssitoiminnasta ja osallistumismalleista. Power BI -raportti tarjoaa näkymän kaikkeen ilmoittautumisasteista kurssiarviointeihin, mikä helpottaa kurssitarjonnan ja markkinointitoimenpiteiden räätälöintiä kunkin kohderyhmän tarpeisiin.

Kyselytietojen standardointi

Finansforbundetilla on nyt automatisoitu ratkaisu, joka käsittelee kyselytietoja tehokkaasti ja varmistaa tietojenkäsittelyn johdonmukaisuuden. Tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista käsittelyä, nopeampaa prosessivirtaa ja skaalautuvampaa ratkaisua.

Tämän saavuttamiseksi Context& on kehittänyt Power App -sovelluksen, joka automatisoi kyselytietojen käsittelyn. Power App on integroitu Dataverseen, mikä varmistaa yhdenmukaisuuden ja helpottaa tietohallinnon laajentamista. Ratkaisu poistaa strukturoimattomien tietojen haasteen ja mahdollistaa uusien kyselylomakkeiden nopean integroinnin ilman manuaalisia säätöjä.

Segmentointi

Finansforbundet on rakentanut vankan segmentointimallin, joka perustuu MicrosoftAzureSynapse -palvelun dataan. Malli käyttää edistyneitä datamuunnoksia kohderyhmien määrittelemiseen, joita käytetään kohdennettuun viestintään ja analysointiin. Segmentointi tukee esimerkiksi markkinointikampanjoita ja eri jäsenryhmien koulutustarpeiden analysointia.

Tietohallinto ja tietoturva

Jäsenjärjestönä Finansforbundet panostaa vahvasti tietoturvaan ja hallintaan. Oikeuksien hallinta ja valvonta ovatkin olleet keskeisessä asemassa tietoplatformin kehitystyössä, jotta vain asianomaisilla työntekijöillä ja jäsenillä on pääsy oikeisiin tietoihin. Painopiste kasvaa entisestään, kun alusta laajenee ja tiedot tavoittavat yhä useampia loppukäyttäjiä. Mikkel Lilbæk sanoo asiasta seuraavaa:

"Tietohallinto oli Finansforbundetille uusi käsite hieman yli kolme vuotta sitten, kun aloimme tehdä yhteistyötä Context&:n kanssa. Nykyään hallinnoimme oikeuksia yksinomaan AzureAD:n turvallisuusryhmien perusteella. Tietomääritelmät lisätään tietosanakirjaamme, ja pyrimme siirtämään liiketoiminnalle kriittisten tietojen omistajuuden niille alueille, joilla on alan asiantuntemusta."

Uuden data-alustan käyttöönotto on vahvistanut Finansforbundetin kykyä hyödyntää dataa strategisesti koko organisaatiossa. Data-alustan myötä liiketoimintalogiikka on keskitetty, joten se ei enää sijaitse lähdejärjestelmissä tai yksittäisten työntekijöiden hallussa. Tämän keskittämisen ansiosta Finansforbundet on pystynyt saavuttamaan merkittäviä tehokkuusetuja automatisoimalla aiemmin manuaalisesti suoritettuja prosesseja. Samalla datan laatu on parantunut, ja datan saatavuus ja käyttö ovat tehostuneet ja helpottuneet.

"Uusi data-alusta on ollut meille todellinen käännekohta. Olemme luoneet vankan teknisen perustan, jonka avulla voimme nykyään vastata liiketoiminnan tarpeisiin eri data-alueiden oivallusten osalta. Olemme saaneet paljon paremman käsityksen jäsentemme käyttäytymisestä ja pystymme helpommin luomaan tuotteita, jotka tuottavat arvoa organisaatiolle", sanoo Mikkel Lilbæk.

Tietojärjestelmän joustavuus mahdollistaa myös uusien tietolähteiden nopean integroinnin ja uusien käyttötapausten kehittämisen. Tämä muutos asettaa Finansforbundetin asemaan datavetoisena ammattiliittona, joka pystyy vastaamaan nopeasti jäsentensä tarpeisiin ja tukemaan heidän poliittisia tavoitteitaan luotettavalla ja ajantasaisella datalla.