Työn uudistaminen turvallisen ja ihmislähtöisen tekoälyn käyttöönoton avulla

Kainuun hyvinvointialue halusi tutkia tekoälyn tarjoamia mahdollisuuksia varmistaen samalla vastuullisuuden, turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden jo alusta alkaen. Noin 4 000 ammattilaisen ja kahdeksan kunnan organisaation tavoitteena oli tehostaa työnkulkuja, varautua tuleviin resurssihaasteisiin ja tukea strategiaansa rohkeana digitaalisten palvelujen uudistajana. Generatiivisesta tekoälystä ei ollut aiempaa kokemusta, mutta halu oppia uusia toimintatapoja oli vahva.

Tekoälyn käyttöönottoprojekti käynnistyi maaliskuussa 2025. Kainuun hyvinvointialue oli tehnyt huolelliset pohjatyöt etukäteen, joten liikkeelle lähtö Copilot Adoption Servicen avulla oli hyvin ketterää. Context&:n projektisuunnitelma, tavoitteet ja mittarit täsmäsivät hyvin Kainuun omien suunnitelmien kanssa.

Ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin kyselyn avulla pilottiprojektiin osallistuvat työntekijät ja hankittiin noin 100 Copilot-lisenssiä pilottiryhmälle. Käyttöönotto toteutettiin hallitusti konsulttien ohjauksessa, ja se sidottiin osaksi DPIA-prosessia (Data Protection Impact Assessment), mikä varmisti tietosuojan huomioimisen alusta alkaen. Tämä loi turvallisen pohjan Microsoft 365 Copilotin hyödyntämiselle ja antoi henkilöstölle luottamusta kokeilla uutta.

Projektin alussa tunnelma oli uteliaan varovainen: aiempaa kokemusta generatiivisesta tekoälystä ei juuri ollut, mutta halu oppia oli poikkeuksellisen vahva. Alusta alkaen projektista viestittiin avoimesti koko organisaatiolle, jotta kaikille olisi selkeää mitä muutoksella tavoitellaan.

Kattavat ja monipuoliset koulutukset alkoivat heti, kun pilottiryhmälle oli saatu lisenssit käyttöön. Koulutuspolku eteni vaiheittain: ensin keskityttiin perusteisiin, jonka jälkeen syvennyttiin monimutkaisempiin teemoihin. Lisäksi johdolle järjestettiin oma valmennuskokonaisuus.

Pilottiryhmälle perustettiin oma Teams-ryhmä, jossa jaettiin koulutusmateriaalit ja erilaiset käyttötapauslistaukset, ideoitiin yhdessä erilaisia agentteja sekä tarjottiin matalan kynnyksen tukea. Pilottiryhmän koulutuksien lisäksi koko organisaatiolle järjestettiin kolme yhteistä koulutusta, joiden tallenteet ovat kaikkien katsottavissa intrassa.

Copilot-lisensseille olisi nyt entistä enemmän kysyntää, kun ymmärrys tekoälyn mahdollisuuksista on kasvanut koko organisaatiolla.

Kainuun hyvinvointialueen johtoryhmä oli alusta saakka vahvasti mukana tukemassa muutosta. Heille oli selkeää, että Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei ole pelkästään IT-projekti, vaan merkittävä muutos työtapoihin.

Johdon valmennuksissa keskityttiin erityisesti strategiseen näkökulmaan ja pohdittiin, miltä tekoälyn hyödyntäminen näyttää puolen vuoden, vuoden tai kolmen vuoden päästä.

Yksi suurimmista hyödyistä on ollut osaamisen kasvu, sillä koko organisaatio on oppinut uutta ja rohkaistunut kokeilemaan tekoälyä arjessa. Lisäksi Kainuussa on rakennettu oma pelikirja, joka ohjaa tekoälyn käyttöä ja päivittyy jatkuvasti nopeasti muuttuvan teknologian mukana.

ROI-laskelmat auttoivat konkretisoimaan hyötyjä. Jo muutaman minuutin päivittäinen ajansäästö käyttäjää kohden voi skaalautua merkittäväksi kokonaisuudeksi.

Tällä hetkellä suosituimmat käyttötavat ovat tiedonhaku, muistioiden teko, tekstin tuottaminen ja parantaminen sekä visualisointi. Uusia ideoita syntyy lähes päivittäin ja tällä hetkellä keskusteluissa on erilaisten automaatioiden rakentaminen, kuten valmiit raportit, joiden avulla voidaan säästää useita kymmeniä minuutteja päivässä.

Kainuussa katse on kääntynyt vahvasti agenttiaikaan. Parhaillaan rakennetaan Power Platformin hallintamallia, joka luo rakenteet Copilot-agenttien hallitulle kehittämiselle ja tietoturvalliselle käytölle. Hallintamallin avulla määritellään selkeät pelisäännöt agenttien ja automaatioiden käyttöönotolle – varmistaen, että ratkaisut ovat tietoturvallisia ja hallittuja myös silloin, kun käyttö laajenee koko organisaation tasolle.

Agenttien suunnittelussa tärkeintä on luoda ymmärrys todellisiin prosesseihin ja tarpeisiin, jotta ratkaisut aidosti palvelevat käyttäjää. Tämä vaatii tietohallinnon ja organisaation eri roolien tiivistä yhteistyötä suunnitteluvaiheessa.

Kainuussa ensimmäiset agentit ovat jo työn alla. HR-sopimusagentti rakentuu esihenkilöiden tueksi vastaamaan nopeasti yleisimpiin kysymyksiin, jotka liittyvät HR-sopimuksiin. Verkkosivujen kävijöitä palveleva asiakaspalvelubotti tulee helpottamaan palveluneuvojien työkuomaa. Agenttien avulla parannetaan tiedon löydettävyyttä ja nopeutetaan vastausaikoja yleisimpiin kysymyksiin, jotta aikaa vapautuu enemmän asiakaskohtaamisiin ja vaativampiin tehtäviin. Palvelun laatu paranee ja samalla luodaan kokonaan uusia toimintamalleja.