Yhtenäinen dokumentinhallinta yhdistää nykyhetken ja tulevaisuuden
"NorShare-järjestelmän käyttöönoton myötä pystyimme poistamaan vanhat järjestelmät käytöstä. Nykyisin käytämme SharePoint Onlinea, joka tarjoaa meille uusia, älykkäitä mahdollisuuksia; voimme esimerkiksi yhdistää sen Power Platformiin, kun aiemmin käytössämme oli vanhempia asiakirjanhallintajärjestelmiä, joiden integrointi oli hankalaa. NorShare tarjoaa kiistatta lisäetuja ja mahdollisuuksia automaatioon sekä muita mielenkiintoisia ominaisuuksia."
"Uusi yhteinen asiakirjanhallintajärjestelmä kattaa koko Norlysin organisaation ja antaa samalla vapaat kädet rakentaa järjestelmän juuri sellaiseksi kuin me yksittäisissä osastoissa haluamme. Se on valtava etu, kun olemme useiden vuosien ajan käyttäneet organisaatiossamme useita erilaisia asiakirjanhallintajärjestelmiä.
Facility Managementille se on ollut pitkä "rakennusprosessi", ja se vaatii varmasti jatkuvaa sopeutumista ja uutta ajattelutapaa kollegoiden keskuudessa, mutta se on kaiken vaivan arvoista. Näemme jo useita hyötyjä, kuten yhteisen rakenteen ja pääsyn asiakirjoihin eri osastoillamme ympäri maata sekä Norlysin kollegoillemme; ratkaisu myös lisää tiedon jakamista ja virtaviivaistaa prosesseja."
"Osastoni toimipisteet sijaitsevat kolmessa eri paikassa, ja olen työskennellyt eri osastojen välillä. Aiemmin en aina päässyt käsiksi muiden asiakirjoihin, koska käytössämme oli erilaisia asiakirjanhallintajärjestelmiä. Asiakirjojen kokoaminen yhteen paikkaan on helpottanut yhteistyötä huomattavasti. NorShare on intuitiivinen, ja sen käyttö on aivan eri luokkaa verrattuna siihen, mihin olimme tottuneet. Ratkaisu tarjoaa meille siis erittäin hyvää vastinetta."
"Onnistuimme ottamaan käyttöön monimutkaisen asiakirjanhallintajärjestelmän ketterän MVP-toimitusmallin avulla, jossa painopiste oli jatkuvassa arvonluonnissa säännöllisten julkaisujen muodossa. Tavoitteenamme oli toimittaa juuri se, mikä kattaa käyttäjien tarpeet pieninä annoksina, koska se tarjoaa suurimman hyödyn Norlysille. Tämä tarkoitti myös sitä, että työntekijöiden on pitänyt tottua pieniin parannuksiin ja uusiin mahdollisuuksiin, jotka helpottavat arkeamme. Toimitusmalli auttoi meitä saamaan tuotteen suhteellisen nopeasti käyttöön ja mahdollisti projektin korjaamisen matkan varrella, oppimisen ja palautteen keräämisen."
Tärkeimmät tulokset
Yhtenäinen asiakirjojen hallinta koko Norlys-konsernissa yhdellä järjestelmällä, joka lisää läpinäkyvyyttä ja vahvistaa yhteistyötä toimipisteiden ja osastojen välillä.
30 % vähemmän järjestelmiä ja parempi pääsy tietoihin tehostavat työnkulkuja ja helpottavat asiakirjojen käyttöä, mikä säästää aikaa ja alentaa lisenssikustannuksia.
Joustava ja tulevaisuudenkestävä ratkaisu, joka on erittäin käyttäjäystävällinen, sillä NorShare mukautetaan jatkuvasti Norlysin tarpeisiin ja tukee tehokasta digitaalista työympäristöä.
Haaste
Norlys on useiden yritysten yhdistymä, joista jokaisella on oma asiakirjanhallintajärjestelmänsä. Järjestelmien on toimittava yhdessä; osa niistä on vanhempia, toiset taas vaativat enemmän joustavuutta, ja työntekijöillä on vaikeuksia saada tarvittavia asiakirjoja ja tietoja perustoimintojen suorittamista varten.
Siksi Norlys haluaa yhden, tulevaisuuden vaatimukset täyttävän asiakirjanhallintajärjestelmän.
Ratkaisu
Tiiviissä yhteistyössä Norlysin kanssa Delegate on kehittänyt räätälöidyn ja tulevaisuuden vaatimukset täyttävän ratkaisun SharePoint-asiakirjanhallintaan, mikä on luonut lukuisia synergiaetuja koko yrityksessä. Ratkaisun nimi on ”NorShare”.
Delegate ja Norlys ovat strategisten kokousten ja työpajojen kautta muotoilleet vision uudelle ratkaisulle. Tuloksena syntyi ratkaisu, joka:
Voi korvata vanhat, vanhentuneet järjestelmät, jotka voidaan siten sulkea
NorSharen odotetaan vähentävän järjestelmien määrää 30 prosentilla, mikä tuo lisenssisäästöjä
Keskittyy käyttäjien tarpeisiin
NorShare tarjoaa yleiskuvan ja tukee tehtävien suorittamista auttamalla löytämään etsimäsi nopeasti.
On käyttäjäystävällinen ja tunnistettava
NorShare on helppokäyttöinen, käyttäjäystävällinen ja tunnistettava. Siinä käytetään yhtenäistä Norlys-visuaalista identiteettiä.
Tukee digitaalista työympäristöä
NorShare tukee yhteistyötä koko Norlys-organisaatiossa parantamalla tiedon jakamista ja prosessien tehokkuutta.
On joustava ja voi kehittyä Norlysin mukana
NorShare pystyy sopeutumaan organisaation ja rakenteiden muutoksiin sekä ottamaan käyttöön uusia teknisiä mahdollisuuksia.
Luo yhtenäisyyttä muiden IT-järjestelmien kanssa
NorShare on helppokäyttöinen ja integroituu saumattomasti esimerkiksi Microsoft Teamsin ja muiden järjestelmien kanssa.
Noudattaa lakeja ja toiminnallisen erottelun vaatimuksia
NorShare tukee toiminnallista erottelua asiakirjojen käyttöoikeuksien hallinnan avulla ja varmistaa GDPR-asetuksen ja tietosuojan noudattamisen.
Ratkaisua kehitettäessä oli ratkaisevan tärkeää luoda korkea käyttäjäystävällisyys ja ottaa loppukäyttäjät mukaan prosessiin. Norlys on ollut mukana projektissa useilla tasoilla tämän varmistamiseksi.
Norlysin projektipäällikkö ja tuoteomistaja ovat toimineet vakaana linkkinä energia- ja televiestintäkonsernin ja Delegaten tiimin välillä uuden ratkaisun kehittämisen ja käyttöönoton aikana. Norlys on myös perustanut Digital Workplace -osaston, joka on auttanut siirtämään tietoja uuteen järjestelmään ja sulkemaan vanhat järjestelmät ja joka hallinnoi uutta ratkaisua tulevaisuudessa.
Organisaatiosta
Norlys on Tanskan suurin integroitu energia- ja televiestintäkonserni, jonka omistavat sen jäsenet. Yhtiö tarjoaa sähkö-, internet- ja TV-ratkaisuja sekä ilmastoystävällisiä energiaratkaisuja kotitalouksille ja yrityksille koko maassa. Norlys keskittyy vahvasti kestävään kehitykseen ja digitaaliseen infrastruktuuriin ja auttaa luomaan Tanskaan vihreää ja verkottunutta tulevaisuutta.
Tulos
Uuden, SharePointiin perustuvan yhteisen asiakirjanhallintajärjestelmän ansiosta Norlysin tiedot ja asiakirjat ovat nyt koottu yhteen paikkaan. Järjestelmien määrän vähenemisen myötä työnkulut ovat yksinkertaistuneet, ja aikaa on vapautunut muihin tehtäviin.
Projekti on koskenut IT:n teknistä puolta. Silti kyse on ollut suurelta osin myös muutoksenhallinnasta sekä uusista työskentely- ja yhteistyötavoista, sillä joillekin työntekijöille voi olla muutos miettiä tuttuja työprosesseja uudelleen.
Prosessin aikana Delegate onkin järjestänyt muutoksenhallintaan liittyviä työpajoja. Samalla Norlys on itse vastannut sisäisestä toteutuksesta ja määrittänyt, miten työntekijöiden tulisi työskennellä uuden ratkaisun kanssa ja miten se tehdään tehokkaimmin.
Sinun kontekstisi. Meidän lähtökohtamme.
Context& ymmärtää kontekstisi ennen tarpeisiisi sopivan ratkaisun luomista. Jos sinulla on kysyttävää tai kaipaat vain uutta näkökulmaa, olemme täällä sinua varten.
Ota yhteyttä. Valmiina auttamaan, kun tarvitset apua.
Tutustu toimintaamme
Tekoäly
Business Continuity ja Advisory palvelut
CRM-markkinointi
CRM-myynti
Asiakaspalvelu ja tuki
Data & Insights
ERP
Moderni työ
Projectum xPM
Web ja verkkokauppa
Pilvi-infrastruktuuri ja ratkaisut
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Microsoft lisenssit
