Parannettua tuottavuutta ja selkeyttä Microsoft 365 Copilotin avulla

Telenor halusi ymmärtää Microsoft 365 Copilotin hyödyt ja haasteet jo varhaisessa kehitysvaiheessa. Tavoitteenaan tulla tekoälylähtöiseksi organisaatioksi se selvitti, miten tekoäly voisi tukea arjen työtä samalla kun varmistetaan tietoturva ja tuetaan käyttäjiä useissa maissa. Yritys tarvitsi jäsenneltyä tukea Copilotin käyttöönottoon ja sen tuottaman arvon arviointiin.

Telenorilla kiinnostuttiin tekoälyn hyödyntämisestä jo heti alkuvaiheessa, kun hype ChatGPT:n myötä lähti liikkeelle. Pitkäaikaisena Microsoft-järjestelmien käyttäjänä yhtiö alkoi testaamaan Microsoft 365 Copilot-työkalua ensimmäisten joukossa, jo ennen kuin Microsoft virallisesti julkisti tuotteen. Tämän myötä yhtiössä saatiin heti alussa hyvä ymmärrys tuotteen mahdollisuuksista.

Tytäryhtiö DNA tilasi Copilot-lisenssit ensimmäisenä. Yhtiössä ymmärrettiin, että työkalun käyttöönottoon tarvittiin osaavaa apua, ja Context& valittiin yhteistyökumppaniksi Microsoftin tarjoamista kumppanivaihtoehdoista.

”Aluksi ajattelimme, että voimme hoitaa käyttöönoton omin voimin, mutta nopeasti huomasimme, että tarvitsemme siihen apua. Sulavalla oli hyvin jäsennelty tapa toimia ja saimme heidän avullansa konkreettista ymmärrystä investoinnin arvosta ja Copilotin mahdollisuuksista. Esimerkiksi käyttäjäprofiilien luominen sekä ROI-laskelmat auttoivat ymmärtämään todellisuutta yleisen, ja myös Microsoftin luoman, hypen takana”, kommentoi Telenorin Collaboration & SecOps -yksikön johtaja Uzair Shahid.

Pilotti oli oppimiskokemus

Telenorin Copilot-pilotin alkuvaiheessa mukana oli noin 300 työntekijää eri puolilta organisaatiota. Tällä hetkellä käyttäjämäärä on jo noussut 500:aan. DNA:lla Suomessa lisenssit on jaettu koko organisaatiolle ja Aasiassa on runsaasti käyttäjiä. Telenorin yksiköt Norjassa ja Tanskassa tekevät vielä turvallisuusarviointeja, mutta ovat pian hyppäämässä mukaan Copilot-kelkkaan.

Käyttäjäkyselyiden mukaan keskeisimmät Copilotin käyttökohteet Telenorilla liittyvät tiedon löytämiseen, etsimiseen ja tiivistämiseen esimerkiksi sähköposteista ja dokumenteista. Myös tyhjän paperin kammoon on haettu apua tekoälyltä eli Copilot auttaa alkuun. Kokousmuistiinpanojen luontia kokoustallenteen pohjalta on myös hyödynnetty paljon, ja sen ansiosta työntekijät voivat keskittyä täysin kokouksiin.

Pilotti laajeni 300 käyttäjästä 500 käyttäjään Suomessa, Ruotsissa, globaaleissa toiminnoissa sekä osissa Aasiaa. Käyttäjät hyödynsivät Copilotia pääasiassa tiedonhakuun ja ‑tiivistämiseen, sisällön luonnosteluun sekä kokousmuistiinpanojen tuottamiseen. Kyselypalautteet osoittivat erittäin myönteisen vastaanoton. Pilotin havainnot auttoivat muita yksiköitä, ja pilotin jälkeen järjestettiin lisää työpajoja ja koulutuksia.

Käyttöönotossa hyödynnettiin Community-mallia, jossa yhteisön jäsenet toimivat muutoksen aktiivisina edistäjinä ja tukivat muita käyttäjiä yhteisövalmennuksissa oppimillaan taidoilla.

Telenorilla yhteisön jäseniä kutsutaan Ninjoiksi. He ovat organisaation työntekijöitä, jotka osallistuvat kaikille käyttäjille suunnattujen koulutusten lisäksi omiin valmennuksiin tekoälytaitojen kasvattamiseksi ja kulttuurisen muutoksen aloittamiseksi. Noin 10 % aktiivisista ja erityisen innostuneista käyttäjistä valittiin tähän ryhmään.

Kevään 2024 pilottivaiheen jälkeen Telenorissa tehtiin lisää pienempiä käyttöönottoja ja toteutettiin jatkokäytön helpottamiseksi uusia koulutuksia Context&:n avustuksella. Myös tuotteisiin on tullut runsaasti päivityksiä ja yhtiössä mietitään nyt Copilot Studio -tuotteen käyttöönottoa.