Oikeudellisten työnkulkujen vahvistaminen tekoälyn turvallisella käyttöönotolla

Fondialla on pitkä historia uusien teknologioiden hyödyntämisessä liikejuridiikan palvelujen tukena. Kun OpenAI:n ChatGPT tuli markkinoille, yhtiö selvitti sen mahdollisuuksia, mutta sovelsi tiukkoja sääntöjä ja viitekehyksiä tietoturvahuolien vuoksi. Heti Microsoft 365 Copilotin julkistamisen jälkeen Fondia halusi ottaa sen käyttöön, mutta lisensointiin liittyvät rajoitteet viivästyttivät hanketta tammikuuhun 2024 asti.

Motivaatio oli selkeä: tehostaa juristien ja tukitiimien arjen työtä sekä auttaa henkilöstöä työskentelemään fiksummin jo laajasti käytössä olevilla työkaluilla, kuten Microsoft Teamsilla. 

Vaikka Copilot-työkalulle on markkinoilla vaihtoehtoja, oli valinta helppo Fondian Microsoft-taustan vuoksi. Yhtiössä käytetään laajasti MS:n tuotteita Teamsia myöten.

Fondian Copilotin käytön tavoite on yksinkertainen: halu tehostaa työtä. Copilotia hyödynnetään erilaisiin tehtäviin, kuten juridisten tekstien tiivistämiseen, apuna sähköpostien laatimiseen, Excelin tai PowerPointin sisältöjen toteutukseen, tiedon etsintään ja yleisesti monien asioiden vertaamiseen. Käytännössä käyttäjäryhmiä on kaksi, joiden tarpeet ovat luonnollisesti erilaiset: juristit ja tukitoiminnoissa työskentelevät.

Copilotin käyttöönotto oli Fondialla hyvin erilainen verrattuna monien muiden teknisten ratkaisujen käytön aloitukseen. Työkalun henkilökohtaisen luonteen vuoksi jalkauttamiseen tarvittiin heti apua, sillä jokaisen käyttäjän tulee oppia käyttämään Copilotia omalla tavallaan ja ymmärtää sen moninaiset mahdollisuudet.

Copilot Validators -niminen ryhmä aktiivikäyttäjiä auttoivat koko organisaatiota projektissa, kun projektissa kehitettiin koulutusohjelmat ja ryhmä valjastettiin käyttöön. Ryhmään valittiin ihmisiä jokaiselta legal-alueelta sekä tukifunktioista. Heidän tehtävänään oli edistää ja tukea Copilotin käyttöönottoa. Ryhmässä myös ratkaistiin monia konkreettisia käytännön caseja, mikä edesauttoi koko muuta organisaatiota.

Palautteen mukaan osa käyttäjistä tarvitsi enemmän tukea kuin toiset, mutta kiinnostus Copilotin käytön kehittämiseen oli vahvaa kaikissa neljässä maassa. Varhaista positiivista palautetta saatiin erityisesti Baltian maista, huolimatta alkuvaiheen epäilevästä suhtautumisesta uusiin teknologioihin.

Käyttöönoton ja peruskoulutusten valmistuttua Fondia valmistautuu nyt laajentamaan Copilotin hyödyntämistä sisäisten ohjelmien kautta. Osaamistiimit ja tukitoiminnot tarkastelevat sovelluksia syvällisemmin ja arvioivat, miten Copilotia voidaan käyttää tehokkaasti kussakin maassa.