GateApp yhtenäistää projektinhallinnan ja parantaa päätöksentekoa YIT:llä

Ennen muutosta YIT:n eri liiketoiminta-alueilla ei ollut yhtenäistä prosessia hankkeiden hallinnointiin, vaan kaikilla yksiköillä oli oma tapansa toimia. Yrityksellä ei ollut kunnon näkymää siitä, mitä hankkeita on meneillään ja missä vaiheessa ne ovat. Keskustelua käytiin eri kanavissa kuten sähköpostissa, jolloin tarpeellinen tieto ei aina välittynyt kaikille sitä tarvitseville. Tietoa saattoi myös hukkua eri kanavien syövereihin.

Systemaattisen prosessin keskeinen tavoite YIT:llä on varmistaa investointien kannattavuus, lisätä taloudellisen tuloksen ennustettavuutta ja tunnistaa potentiaaliset riskit sekä mahdollisuudet riittävän aikaisin päätöksenteon kannalta. YIT:n tavoitteena oli saada tieto ja prosessit yhteen paikkaan alustalle, jossa hankkeiden löydettävyys helpottuisi ja prosessia olisi mahdollisimman helppoa noudattaa. Päätöksentekoa pyrittiin parantamaan niin, että huomio keskittyisi muodollisen hallinnoinnin sijaan substanssiin.

Projekti aloitettiin esiselvitysvaiheella, jonka tavoitteena oli saada ymmärrys eri liiketoiminta-alueiden raportoinnin prosesseista ja tarpeista. Samalla kartoitettiin ratkaisuvaihtoehtoja ja teknisiä vaatimuksia alustavalintaa varten. Sovelluskokonaisuutta lähdettiin rakentamaan yhdessä tiimien kanssa puhtaalta pöydältä.

YIT:n ydinprojektitiimi piti konsulttien kanssa useita työpajoja, joissa käytiin läpi teknologian toiminnallisuuteen sekä liiketoimintaan liittyviä tavoitteita. Työpajoissa tarkasteltiin myös YIT:n prosesseja ja tarpeita.

Teknologiaratkaisuksi valikoitui yrityksen kokonaisarkkitehtuuriin soveltuva GateApp, joka tehostaisi päätöksentekoa ja tekisi siitä läpinäkyvää. Alustaksi valikoitui Power Platform, jolla YIT on jo aikaisemmin toteuttanut ketterästi useita liiketoimintasovelluksia. YIT GateApp koostuu useamman Power Appsin ja Power Automaten kokonaisuudesta. Ratkaisussa kyettiin hyödyntämään jo aikaisemmin hyväksi todettuja käytäntöjä.

Projekteille oli aiemmin määritelty porttimalli, jossa projektin elinkaaren eri vaiheissa voidaan käsitellä projektia. Työkalu oli entuudestaan tuttu, sillä Microsoftin Power Appilla tehtiin aiemmin työmaakäyttöön kuukausiraportointisovellus ja siitä oli hyviä kokemuksia. Lisäksi PowerAppissa oli kiistattomat ylläpidolliset edut verrattuna esimerkiksi täysin kustomoituun ratkaisuun.

Ydintiimi pidettiin alusta lähtien pienenä, jotta keskustelu sujuisi ketterästi ja uusiin ajatuksiin pystyttiin reagoimaan nopeasti. Tarpeen mukaan projektiin on osallistettu henkilöstöä muun muassa YIT:n IT-osastolta sekä liiketoimintayksiköistä. Riittävä sovellustestaus tarpeeksi monen toimesta on ollut tärkeä osa projektia.

Loppukäyttäjiltä kerätään aktiivisesti palautetta ja kehitysehdotuksia. Sovelluksen ominaisuuksia ja automatisoinnin hallittavuutta on lisätty runsaasti uusiin versioihin. GateAppin käyttäjätyytyväisyyttä on tutkittu myös kyselyllä, joista ensimmäinen tehtiin puoli vuotta käytön aloittamisen jälkeen.

Kyselyn tulokset kertovat, että sovellus on saanut todella hyvän vastaanoton: NPS-arvosanaksi tuli erinomainen 50. Sovelluksen visuaalinen ja helppolukuinen käyttöliittymä on saanut paljon kehuja. Lisäksi näkyvyys omiin projekteihin ja niiden seuranta on kyselyn tulosten mukaan helpottunut merkittävästi.

Jalkautus ja käyttäjien koulutus hoidettiin yleisinfoilla ja GateAppille koostettiin intrasivut. Jatkuva tuen tarve on minimoitu niin, että sovelluksen liiketoimintaomistajat pystyvät hallinnoimaan valtaosaa ongelmatilanteista itsenäisesti erillisessä pääkäyttäjäsovelluksessa.

Uudistuksen jälkeen YIT:llä mietitään Gate Appin roolia jatkossa, esimerkiksi siinä vaiheessa, kun CRM-järjestelmää lähdetään uusimaan. Koska YIT:llä on paljon dokumenttien käsittelyä, on mietitty, kuinka dokumenttien määrää voitaisiin vähentää. Tietoa haluttaisiin siirtää enemmän järjestelmiin, jolloin se olisi olemassa myös datana eikä vain dokumentteina. Myös Microsoftin Copilotia ja tekoälyn tuomia mahdollisuuksia pohditaan, sillä jatkossa tekoäly voisi analysoida riskejä ja tunnistaa kiinnostavimpia projekteja.